Digitalização das tarefas repetitivas abre espaço para que as áreas administrativas e assistenciais tenham mais tempo de tomar decisões cruciais que só o ser humano é capaz

A automatização das rotinas na gestão hospitalar e de clínicas pressupõe o uso da tecnologia na transformação de alguns processos que, até então, eram feitos manualmente. Essa transição para a digitalização de todo fluxo da instituição vem visando torná-lo automático do ponto de vista digital, amadurecendo a estratégia das instituições para uma gestão mais sistêmica.

Esse processo de transformação digital se mostra eficaz principalmente quando aplicado em tarefas repetitivas, que, muitas vezes, por serem manuais, geram conflitos nos dados, enfraquecendo o acesso a informações confiáveis e importantes para a tomada de decisões mais assertivas.   

Os processos assistenciais e de backoffice podem ser beneficiados com essa mudança por meio do aumento da agilidade e da segurança dos dados do paciente. A informatização permite, portanto, que as instituições potencializem o desenvolvimento dos seus recursos para atividades mais analíticas e estratégicas, projetando uma atuação mais preventiva com foco no planejamento para o crescimento a médio e longo prazo.  

Por todas essas vantagens a gestão hospitalar busca cada vez mais automatizar e agilizar seus processos, mas é sempre bom lembrar que a tecnologia não substitui, e nem substituirá, a atividade humana em hospitais e clínicas. Ao contrário, a automação de processos possibilitará que o gestor foque naquilo que requer raciocínio humano e use softwares e sistemas de gestão em tudo o que for repetitivo e de fácil reprodução.

Leandro Costa Miranda, CMIO da DASA / Hospital 9 de Julho, relembra a origem da palavra “informática” para explicar a tecnologia:

“Eu gosto de contar que o termo vem da junção de ‘informação’ e ‘automática’, pois isso significa que cada vez que um processo é automatizado, mais informações são disponibilizadas, gerando um ciclo de conhecimento. Assim, os dados se transformam em informações e estas em ações que melhoram o dia a dia das equipes.”  

Só que para tudo funcionar, algumas mudanças precisam acontecer, tanto para a própria gestão dos hospitais e clínicas quanto para as equipes assistenciais que estão em contato direto com os pacientes. Acompanhe agora as principais delas, na visão do CMIO

O que muda na gestão: 

1. Mudança na cultura organizacional 

Esta talvez seja a principal mudança que a automatização traz para as organizações de Saúde.

“Com a adoção desse tipo de tecnologia, é preciso que todos parem de pensar no trabalho que realizam apenas de forma manual e ‘mecânica’”, revela Miranda.

Ao invés disso, o gestor precisa ajudar sua equipe a encontrar outras formas de resolver problemas, usando sempre a expertise humana para tal. Claro, com isso todo o organograma das instituições deve mudar, já que alguns cargos podem deixar de existir, bem como outros poderão ser criados.

 2. Agilidade na tomada de decisão 

A automatização de processos afeta diretamente a maneira como pensamos neles. Se antes era preciso criar mecanismos dupla checagem por questão de segurança, agora a premissa é que todos fiquem mais transparentes, rápidos e fluidos, como acontece na metodologia Lean, mas também sejam monitorados. Dessa forma, a gestão hospitalar pode construir centrais de comando para a tomada de decisão em tempo real.

“E já existem vários exemplos de como isso funciona na prática, como a otimização do fluxo de atendimento, melhor controle de ocupação dos leitos, identificação de pacientes mais ágil, além da otimização da dispensação de medicamentos na farmácia”, lista o especialista.

3. Possibilidade de maior escalabilidade 

Esse é o maior ganho da automação de processos para a instituição: conseguir fazer mais — e com mais eficiência — com menos recursos.

“Um exemplo importante é na hora de checar um percentual do prontuário eletrônico do hospital para a checagem da qualidade do registro feito, seja por conta das acreditações ou mesmo por questões legais. A automatização hoje permite que essa avaliação de prontuários, que antes era feita manualmente, esteja inserida no sistema e, assim, atinja 100% deles”, conta Miranda.

4. Redução de custos operacionais 

Muitos gestores já compreendem os benefícios que o uso da automatização de processos traz para suas instituições em termos de agilidade, mas a redução de custos operacionais também não passa despercebida.

“A Saúde hoje atingiu custos inviáveis para a manutenção do sistema e a gestão hospitalar precisa encontrar novas formas de escalonar a assistência oferecida sempre que possível. Aqui no hospital onde trabalho, por exemplo, fizemos isso com o uso de uma inteligência artificial que automatiza a ressonância magnética e diminui o tempo de realização desse exame. Isso significa que, pelo mesmo custo, dá para realizar mais exames, beneficiar mais pacientes e, claro, gerar mais receita para manter a manutenção da máquina”, sintetiza Miranda.

5. Mais controle das informações de backoffice 

Outras áreas nas quais há processos muito repetitivos e manuais em hospitais e clínicas têm potencial para se beneficiar dessa tecnologia, especialmente na automatização do backoffice, garante o CMIO:

“Auditoria, faturamento, gestão de estoque e distribuição de medicamentos e OPMEs são áreas com algumas funções muito repetitivas e com alto volume de ações. Portanto, automatizar esses departamentos ajuda a controlar melhor essa grande quantidade de informação, não apenas reduzindo seu custo operacional, mas também trazendo mais valor à instituição, já que entre os resultados mais percebidos estão a diminuição do tempo que uma tarefa fica em sistema.”

E o que muda para o paciente 

1. Redução do tempo de resposta das equipes assistenciais 

Pense na redução de tempo que a automatização pode trazer entre a prescrição do médico até o recebimento do medicamento pelo paciente à beira-leito. Se ao invés de papéis e coletas de assinaturas, as equipes puderem carregar tablets e fazer toda a checagem de forma digital o tempo de resposta, seja de tratamento ou para o diagnóstico, pode ser muito impactado e reduzido.

“Além disso, a automatização dá mais suporte à tomada de decisão, já que deixa todo o processo mais padronizado”, enfatiza Miranda, lembrando também do ganho de tempo nos agendamentos de consultas e exames que a automatização também traz.

2. Ganhos na segurança e na qualidade da assistência 

Algumas automatizações, como a inclusão de protocolo de sepse nos sistemas de gestão hospitalar, podem até salvar vidas. Isso porque esse tipo de decisão passa a ser uma sugestão do próprio sistema sempre que os indicadores levantarem a suspeita do quadro no paciente.

“Claro que cabe ao médico aceitar ou não a sugestão que o sistema traz, mas o benefício da informação automática disponível é inegável”, constata o especialista.

Além disso, com o monitoramento dos processos é possível até mesmo adiantar desfechos e ter uma resposta mais rápida daquilo que a instituição entende como um atendimento de maior qualidade.

3. Mais atenção às suas necessidades 

O fato de a equipe assistencial ter mais rapidez nos processos deixa a prescrição mais ágil e a análise das informações do prontuário também. Com isso, sobra tempo para uma anamnese mais detalhada, onde a conversa entre médico e paciente seja priorizada.

O especialista alerta que ainda existem muitos mitos e dificuldades da automação na gestão em saúde que precisam ser solucionados para que seu uso seja mais largamente difundido. Uma delas é o receio por parte das equipes com a própria automatização.

“Muitas pessoas relatam que começam a desconfiar do sistema quando não entendem os mecanismos que resultam nesta ou naquela recomendação — especialmente na área assistencial. Por isso, a minha recomendação é apenas uma: tenha transparência nesse processo dentro da sua instituição. Só conhecendo mais a fundo a tecnologia os colaboradores passam a confiar nela, reconhecendo que não perderão a autonomia das decisões médicas e, só assim, vão passar a utilizá-la de forma adequada.”, finaliza Miranda.