Saiba o que é necessário analisar para que a ferramenta escolhida corresponda ao que a organização de Saúde precisa

Gerenciamento de leitos, distribuição de profissionais segundo a demanda, previsão de fluxo de atendimento no pronto-socorro. Quando opta por um sistema de gestão hospitalar, esses são um dos principais desafios que a organização pretende. Mas antes de adotar uma solução, é importante escolher um modelo que ofereça funcionalidades condizentes com as demandas específicas da entidade.

É preciso considerar que um ambiente hospitalar eficiente passa pelo planejamento dos processos internos e a automatização da infraestrutura de tecnologia da informação (TI), que une diferentes departamentos que precisam trabalhar juntos para fazer a instituição funcionar.

Para tanto, recepção, emergência, centro cirúrgico, enfermaria, setor de diagnóstico por imagem e radiologia devem estar plenamente integrados, municiados de sistemas inteligentes, que absorvam tarefas administrativas, deixando o capital humano com as tarefas técnicas. Não adianta investir em softwares diferentes para cada departamento, com funcionamento autônomo, já que o potencial integrativo do modelo de gestão informatizado se perde.

Ao mesmo tempo, em que precisa integrar todas as áreas, o sistema de gestão hospitalar também deve ser modular — ou seja, não é necessário que seja implementado em sua totalidade no hospital. Por essa ótica, é possível instalar "pedaços" da solução faseadamente, em etapas específicas para cada um dos setores de um hospital.

Sem a determinação da responsabilidade de cada colaborador em relação ao uso da tecnologia, abastecer o software com as informações necessárias se torna tarefa difícil. O principal valor de um sistema é que ter os dados corretos e acessíveis se torna munição necessária para que se tomem decisões e se coloque em prática a gestão estratégica.

Necessidades setoriais

A administração individual das áreas também pode ser beneficiada com a integração. No financeiro e contábil, o sistema de gestão hospitalar deve unificar todos os departamentos em uma única fonte de informações, para os lançamentos serem mais rápidos, as exportações de informação ocorram de forma automática, e se reduzam as inconformidades e se fortaleça o controle de faturamento e fluxos de pagamentos, para que se reduzam as taxas de inadimplência e a perda de receita por erros contábeis.

Para a parte clínica, é importante observar se o sistema de gestão hospitalar controla todos os registros do paciente, desde o cadastro no serviço de saúde até a alta, garantindo informações que podem gerar estudos e relatórios estatísticos de processos endêmicos, especialidades mais requisitadas, períodos de aumento de demanda, indicativos de epidemia, entre outros.

Aqui, vale um adendo: nesse contexto, a adoção do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), integrado ao sistema de gestão hospitalar, ampara, além da gestão de processos, a contenção de desperdícios e, principalmente, a qualidade do atendimento ao paciente. Ao reorganizar e armazenar os dados de registros de diferentes sistemas em um único local, o PEP permite uma avaliação mais apurada das informações, o que acaba por incentivar hospitais a reinterpretar seus processos e métodos de trabalho. O PEP, portanto, apoia o processo de atenção à saúde, permite o registro seguro de ações médicas, apoia pesquisas, promove o ensino e organiza rotinas de trabalho.

No departamento operacional, é preciso que o sistema de gestão hospitalar abarque marcação de consultas online, o que tende a reduzir filas e melhorar o atendimento presencial; bem como priorizar atendimentos de urgência e emergência de acordo com grau de complexidade e risco à saúde. O sistema deve, ainda, reduzir o fluxo burocrático durante os processos de atendimento ao paciente, para permitir menor tempo de permanência no hospital e aumento do nível de satisfação.

Indicadores

Outra funcionalidade importante que deve ser considerada no momento da escolha do sistema é a que permite a gestão de indicadores hospitalares. Utilizados para avaliar o desempenho hospitalar, com base na sua organização, nos recursos envolvidos e na metodologia de trabalho, os indicadores são imprescindíveis para traçar uma boa gestão.

Os dados coletados nas diversas áreas do hospital, quando relacionados entre si, transformam-se em instrumentos úteis para a avaliação da assistência prestada, quantidade e tipo de recursos envolvidos, controle dos custos gerados na produção dos serviços e grau de resolutividade dos mesmos. Há cinco indicadores mais conhecidos e importantes na hora de gerir com segurança e precisão:

• Taxa de ocupação;
• Intervalo de substituição;
• Tempo médio de permanência;
• Indicadores de rentabilidade;
• Faturamento.

Informatização total

Não há hoje como pensar em qualidade em saúde e eficiência na gestão hospitalar mantendo fichas de papel, receituários anotados à mão e sistema de senhas baseado em pedaços numerados de papel. A tecnologia avançou e, com ela, as práticas dos hospitais de ponta. A nova realidade é de gestão integrada, que entrega produtividade e gera maior faturamento. Um maior faturamento fortalece o caixa da instituição para investir em capacitação e melhoria na infraestrutura do hospital.

A gestão hospitalar está atrelada à alta complexidade, com uma infinidade de regulamentações que limita mudanças no setor, custos crescentes e a formação de um paciente cada vez mais exigente. Nesse cenário, as organizações de saúde que conseguirem desenvolver a habilidade de mensurar sua performance e mudar sua trajetória conforme as mudanças no ambiente, em tempo real, tendem a ganhar em eficiência e a estarem na frente.