Adoção das soluções MV possibilita ao Hospital Dr. Miguel Soeiro transformar atuação do departamento, reduzindo custos de operação e tornando-o estratégico para o negócio.

O tempo de fechamento das contas médicas impacta diretamente nas finanças hospitalares. No Hospital Dr. Miguel Soeiro, da Unimed Sorocaba, interior de São Paulo, esse prazo foi reduzido em quase 70% — de 12 para quatro dias — a partir da implementação das soluções MV, que, inclusive, ajudaram a levar a unidade ao alcance do status de Hospital Digital, nível mais alto nos critérios da maior associação de informática em Saúde do mundo, a Healthcare Information and Management Systems Society (HIMSS). 

Maria José de Paula, coordenadora de Contas Médicas da organização, explica que antes o fechamento das contas dependia integralmente do prontuário físico do paciente.

“Tínhamos 12 colaboradores nos postos de internação para garantir que o prontuário viesse completo, com todos os documentos e assinaturas. Aguardávamos o recebimento desses prontuários em papel para iniciar a cobrança e o tempo de fechamento das contas ficava em torno de dez a doze dias.”

À época, o hospital possuía um departamento responsável pelo arquivamento dos prontuários físicos, o Serviço de Arquivo Médico e Estatística (SAME). 

A transformação digital do faturamento hospitalar, proporcionada pelas soluções MV, ocorreu em etapas. Entre abril de 2017 e março de 2018, o hospital implementou um modelo misto que utilizava o prontuário físico e o prontuário eletrônico da MV, o que já possibilitava a otimização do fechamento das contas, conforme Maria José de Paula.

Em março de 2018, o papel foi eliminado de todas as etapas do faturamento e, com o prontuário totalmente eletrônico, o SAME se transformou em Núcleo de Informação Estratégica (NIE). Esse acesso dinâmico à informação do prontuário reduziu o prazo de fechamento para quatro dias e também possibilitou ao hospital redução de custos, rastreabilidade de cobranças, compartilhamento online de informações com setores envolvidos no processo e transparência. 

Fernanda Trevisan, coordenadora do novo NIE, destaca que as soluções MV foram fundamentais para o hospital se tornar paperless.

“A organização transformou toda documentação física em eletrônica e, atualmente, os poucos documentos em papel ainda existentes são digitalizados no prontuário eletrônico em menos de 24 horas, disponibilizando a informação rapidamente para todos os departamentos que necessitam.” 

Com a transformação digital e a aprovação da Lei 13.787/2018, que autoriza a digitalização do prontuário e a utilização de sistemas informatizados para guarda, manuseio e armazenamento do prontuário do paciente, deixou de ser necessária a guarda do documento físico por 20 anos, reduzindo a estrutura para arquivamento.

“Assim, diminuímos o custo de R$ 40 mil mensais em 2017 para R$ 10 mil em 2018”, comemora Fernanda Trevisan.

A redução não foi apenas com espaço para arquivo, mas também com materiais gerais de escritório, impressões, pastas, etc. A certificação digital foi outro ponto crucial para a transformação digital do hospital da Unimed Sorocaba. Com ela, não se faz necessária as impressões dos documentos e todas as informações do prontuário são realizadas e assinadas em tempo real — garantindo o acesso às informações online.

“Realizar a gestão das informações no prontuário eletrônico com certificação digital reduz erros, otimiza recursos, amplia segurança e aperfeiçoa atendimentos e práticas médicas. A ferramenta é a mais importante na gestão clínica e na transformação da Saúde”, diz Fernanda Trevisan. 

Edson Paulossi, diretor administrativo do Hospital Dr. Miguel Soeiro, resume os impactos de todas as mudanças proporcionadas pelas soluções MV para a gestão hospitalar:

“Garantimos segurança do paciente, redução de custos para o hospital e ampliamos a sustentabilidade ambiental. Em suma, nos tornamos referência para outros hospitais do País”.

Realizar a gestão das informações no prontuário eletrônico com certificação digital reduz erros, otimiza recursos, amplia segurança e aperfeiçoa atendimentos e práticas médicas. A ferramenta é a mais importante na gestão clínica e na transformação da saúde.

Fernanda Trevisan - Coordenadora do Núcleo de Informação Estratégica