O agendamento online de consultas e exames em hospitais, centros de diagnóstico e laboratórios não é mais uma completa novidade, não é mesmo?

Criado para dar mais praticidade aos pacientes e também reduzir custos, esse recurso é caminho certeiro para qualquer empresa do setor de saúde que queira melhorar sua margem de lucro, os níveis de satisfação dos pacientes e sua credibilidade no mercado. Então como alguns hospitais têm apresentado resultados irregulares? Pois as diferenças de performance entre uma instituição e outra se explica tanto pela qualidade do sistema implementado quanto pela forma de integração dessa nova dinâmica na rotina das organizações da área de saúde.

Sabia que a maioria das reclamações contra instituições de saúde de modo geral se dá por mau atendimento, por informações prestadas equivocadamente ou pelo extenso tempo de espera no telefone para poder agendar uma consulta, ou um exame? Por tudo isso (e muito mais), é até curioso perceber que, em plena era da informação, muitos hospitais, centros de diagnóstico e laboratórios ainda insistem em realizar as marcações manualmente.

Exatamente observando que muitas instituições de saúde ainda não dispõem de um software de gestão e agendamento de consultas online ou inseriram a ferramenta por meio de soluções de baixa qualidade, é que resolvemos produzir este post. Aqui mostraremos por que implementar esse tipo de sistema, quais são suas vantagens e, sobretudo, quais erros devem ser evitados para a instituição notar a diferença de resultados dessa iniciativa diretamente em seus balanços e demonstrativos financeiros mensais. Acompanhe e saiba mais:

O que esses sistemas costumam trazer

Podemos já começar adiantando o que um sistema de marcação online oferece. Veja:

• Fim dos longos tempos de espera para agendamentos;
• Flexibilidade dada ao paciente para ele marcar consultas e exames durante as 24 horas do dia, pelos 7 dias da semana;
• Melhora na experiência global do paciente;
• Redução de custos com o pagamento de empresas terceirizadas de atendimento (contact center) ou com a folha de pagamento de atendentes de telemarketing quando diretamente suportada pela instituição;
• Eliminação de erros de agendamento — como a marcação de 2 consultas para o mesmo médico, no mesmo horário, por falha de comunicação entre os funcionários;
• Redução das taxas de absenteísmo com a facilitação do fluxo de agendamento e disponibilização de módulos de alerta aos pacientes;
• Credibilidade e profissionalismo conferidos à instituição.

Na prática, estamos falando de algo muito maior que o simples agendamento eletrônico das consultas médicas. Isso porque, em geral, essa funcionalidade é apenas parte integrante de um completo sistema de gestão de saúde que muitas instituições de ponta já utilizam. No panorama amplo, tem-se um software de gestão de alto desempenho que se constitui, dessa forma, em uma solução global de TI em saúde, cujo agendamento de consultas e exames on-line é só uma de suas frações.

Módulos de resultados de exames on-line eliminam boa parte das filas na recepção das instituições, garantem funcionamento 24 hora por dia, bem como um melhor gerenciamento do fluxo e das variações na demanda e disparo de SMS para lembrar os pacientes sobre os procedimentos agendados. São diversas as nuances que justificam o uso desses sistemas. Tudo isso sem falar no dashboard desenvolvido com base em Business Intelligence, que apresenta indicadores, cruzamento de dados e emissão de relatórios e gráficos de extrema utilidade na tomada de decisão estratégica.

Os erros mais comuns na implementação

Os problemas causados pela insistência em marcar consultas por meio de instrumentos rudimentares todos já conhecem, certo? O que muitos gestores hospitalares não sabem é como implementar uma solução eficiente em agendamento de consultas e exames online. Os equívocos mais comuns costumam ir de módulos sem integração com o ERP da empresa até erros conceituais (sobre como usar a ferramenta). Quer entender tudo isso melhor? Confira:

Confundir formulário de contato com agendamento online

Basta uma rápida olhada no Google para você se deparar com uma profusão de sites de hospitais, centros de diagnóstico e laboratórios cujos menus para o suposto agendamento online direcionam a um formulário que, depois de preenchido, será levado à análise de um funcionário. Só então é que o paciente receberá um e-mail confirmando a consulta ou o exame, mas, convenhamos, isso não tem nada a ver com agendamento eletrônico.

Aliás, pode ser até mais irritante ter que esperar horas ou dias para confirmar um procedimento do que realizar uma simples ligação telefônica. Não é difícil perceber, assim, que muitos gestores hospitalares ainda não entenderam o conceito de agendamento pela internet.

Separar a grade online do agendamento presencial ou telefônico

A falta de integração tira completamente a motivação para a existência de uma solução de marcação online de consultas e procedimentos. Isso porque tal metodologia não só limita as opções de horário do paciente como confunde ainda mais os funcionários do setor de agendamento, obrigados a harmonizar mais de um sistema de marcação.

Por essas e outras é que o agendamento online deve ser integrado, contando com um único sistema que dialogue com os atendentes da central de agendamentos, com os recepcionistas da instituição e com o que o paciente vê no site.

Optar por um sistema de gestão pensando apenas em valores

São muitas as soluções eletrônicas de agendamento de consultas e exames disponíveis no mercado hoje em dia. O problema é que muitas delas não dialogam com os sistemas das instituições, outras vêm desacompanhadas de módulos de alertas de consultas via SMS ou não possuem integração com funcionalidades de gestão de indicadores. Ao optar por uma ferramenta desse tipo, com os olhos apenas nos valores de contratação, pode tornar a iniciativa inócua.

O agendamento online via smartphone

Acompanhando uma tendência mundial, alguns hospitais pioneiros em consultas agendadas pela internet já começam a projetar a disponibilização desse serviço para dispositivos móveis. O agendamento online por aplicativo móvel atualmente é o ápice da comodidade oferecida aos pacientes, mas essa presença global na web exige das instituições de saúde integração plena entre todos os canais — telefone, atendimento presencial, agendamento online e agendamento via app móvel.

É esse desafio ainda mais árduo que explica a necessidade de se contar com soluções de ponta no mercado de TI em saúde. É o caso do SOUL MV, que ajudou a impulsionar os resultados de hospitais como 9 de Julho e rede São Camilo, ambos em São Paulo. É fato: o setor hospitalar já percebeu que não pode mais deixar de dialogar com as novas tecnologias em saúde digital.

Além do agendamento de consultas e exames online, há ainda muitas outras facilidades proporcionadas pelos sistemas de gerenciamento em saúde! Aproveite para conferir agora mesmo 10 vantagens de adotar um software de gestão hospitalar!