Como você provavelmente já está cansado de saber, é fundamental que os processos administrativos de uma instituição de saúde estejam sempre sob controle.

A complexidade da administração desse tipo de instituição é marcada pelo envolvimento de inúmeros fatores. E o próprio sistema fee for service acaba por contribuir. Em meio a tudo isso, é a boa gestão que determinará a performance da instituição de saúde, que, por sua vez, tem mais credibilidade perante seus pacientes.

Para isso, é necessário garantir que os recursos financeiros sejam corretamente empregados, revendo e reajustando processos em busca de caminhos que tragam bons resultados e não prejudiquem a eficiência já conquistada. Quer saber como conseguir tudo isso? Então continue acompanhando o post de hoje, que traz algumas das principais alternativas para uma instituição de saúde reduzir custos hospitalares!

Definir e implementar protocolos assistenciais

O desperdício é um dos grandes obstáculos que as instituições de saúde precisam superar. O modelo de pagamento baseado no sistema fee for service dá margem para práticas abusivas, fazendo com que os pacientes acabem estimulados a consumir serviços muitas vezes desnecessários. Nesse contexto, o desenvolvimento e a implementação de protocolos assistenciais são medidas extremamente úteis para inibir não só a excessiva realização de exames, mas também a permanência prolongada do paciente no hospital, a recorrência de internações desnecessárias, o uso indiscriminado de material hospitalar e o consumo pouco racional de medicamentos.

É preciso compreender que os protocolos assistenciais têm caráter essencial de orientação da conduta profissional, poupando o paciente do desgaste de se submeter a exames ou procedimentos desnecessários, ao mesmo tempo, em que evitam a geração de custos extras para a instituição. Por isso é que a adoção de protocolos se mostra determinante na postura médica, fazendo com que a assistência seja conduzida de maneira a evitar procedimentos redundantes e fazer com que tratamentos mais efetivos sejam prescritos.

Os protocolos são confiáveis porque configuram um resultado de estudos clínicos aliados a um poderoso respaldo teórico. É, portanto, uma forma de conduta prática definida a partir de evidências. Também por isso, o ideal é que os protocolos assistenciais sejam formulados conforme as peculiaridades da rotina de cada da instituição, com base em seus dados específicos.

Determinar padrões para processos administrativos

Parte da complexidade inerente à administração hospitalar está relacionada ao fato de a instituição ser obrigada a lidar com diversas fontes pagadoras. Ainda que o hospital consiga ser bem articulado nesse sentido, a relação com as fontes nunca é fácil. É preciso, assim, simplificar os processos administrativos. O caminho mais eficaz para chegar a esse resultado é a padronização.

Adotar padrões apoiados em soluções tecnológicas é uma maneira de alcançar processos mais fluidos e otimizar a dinâmica da instituição. A implementação de tecnologia configura um investimento à medida que contribui para a conquista de padrões de funcionamento e automatização de processos. Tudo isso, por sua vez, diminui o tempo de realização das tarefas e favorece a redução dos custos hospitalares, permitindo que os recursos aplicados na instituição sejam reaproveitados.

Reorganizar a utilização da infraestrutura

Embora seja fácil perceber que o desperdício não é bem-vindo, definir o custo dessa perda para as instituições de saúde não é assim tão simples. Quando o assunto é desperdício, a questão principal não é apenas o uso descontrolado de materiais, mas também o mau uso dos próprios espaços hospitalares. Administrar a infraestrutura é uma forma eficaz de minimizar custos e economizar recursos, além de ser uma boa oportunidade para elevar o potencial de atendimento.

A ideia é fazer com que salas e áreas hospitalares configurem ambientes produtivos. Para isso, é importante, por exemplo, diminuir o tempo de espera do paciente por um leito, agilizando os processos de desocupação (envolvendo a burocracia da alta) e de higienização do lugar, deixando-o apto a receber um novo paciente o mais brevemente possível. Uma maneira de administrar melhor a utilização de leitos e salas de cirurgia é por meio do uso de indicadores.

Armazenar na nuvem

Ao mesmo tempo, em que lidar com o grande volume de dados diariamente gerado em um hospital é um desafio, é simplesmente impossível prescindir desse conteúdo. Afinal, as informações sobre os processos institucionais devem ser conhecidas e devidamente analisadas para se obter respostas que orientem a tomada de decisão. Na prática, armazenar um volume exorbitante de dados em equipamentos físicos há muito tempo deixou de ser uma alternativa viável, considerando aí tanto o ponto de vista financeiro como a perspectiva da segurança.

Com os dados armazenados na nuvem, fica bem mais fácil e rápido consultar quaisquer dados no sistema, além de deixar todo o processo mais seguro. A verdade é que acessibilidade e segurança são itens de primeira necessidade para o andamento de uma gestão eficiente. Afinal, as informações precisam estar ao alcance em apenas alguns cliques para que se tenha uma visão gerencial da instituição e sem riscos de perda em função de danos nos equipamentos físicos.

Dados disponíveis em nuvem também permitem que os usuários os acessem a partir de qualquer lugar e por meio de qualquer dispositivo, bastando que se esteja conectado à internet. Essa garantia de mobilidade traz ainda mais rapidez para a realização de planejamentos e a definição de estratégias, beneficiando o processo decisório de forma geral.

Otimizar o sistema de agendamento

Se o agendamento de uma consulta, um exame ou um procedimento puder ser percebido pelo paciente como uma ação simples, acessível e rápida, sua relação com o hospital é automaticamente reforçada. Afinal, o vínculo criado por meio de experiências positivas ajuda a construir a credibilidade da instituição. Mas não se trata só disso. Um sistema de agendamento eficiente permite a realização de mais consultas, exames e procedimentos.

Na prática, existem formas diferentes de aprimorar o sistema de agendamento. A simples orientação dos profissionais de atendimento já consegue promover melhorias. A confirmação da presença do paciente, por exemplo, evita horários vagos e permite um número maior de encaixes, mas é a tecnologia o principal meio capaz de proporcionar uma verdadeira transformação no sistema de marcação.

Com a rotina corrida dos tempos modernos, agendar uma consulta médica pode ser algo possível apenas em horários pouco convencionais. Portanto, disponibilizar uma central de atendimento que funcione condicionada ao horário comercial não é uma alternativa que atende satisfatoriamente às necessidades de todos os pacientes. O melhor, nesse sentido, é implementar um sistema de agendamento online.

Com um sistema de marcação online, um universo de possibilidades automaticamente se abre para o paciente, que passa a ter a liberdade de agendar ou verificar a marcação de uma consulta em qualquer horário do dia que lhe seja mais conveniente. Afinal, a central on-line estará disponível 24 horas por dia. Isso sem contar que o paciente ainda pode receber lembretes, por SMS ou e-mail, avisando sobre o compromisso de comparecimento ao hospital no dia e horário marcados. Os médicos também se beneficiam desse sistema de agendamento, pois conseguem controlar com mais eficiência seu quadro de horários.

Tudo isso é, sem dúvida, significativamente impactante no desempenho da instituição, além de ser uma solução eficaz para minimizar o não comparecimento dos pacientes. Outra economia constatada diz respeito aos custos com ligações feitas pelo setor de call center, que passam por uma drástica redução. Por mais que existam métodos mais tradicionais para promover a redução de custos, eles nem sempre se aplicam a uma instituição de saúde. Um exemplo disso é a demissão de funcionários, que, além de reduzir o número de profissionais, gera um déficit que pode comprometer não só a qualidade do atendimento como a eficiência da instituição de modo geral.

É crucial reduzir os custos hospitalares com sabedoria, sendo que para isso é preciso ampliar as perspectivas. Promover ajustes baseados em soluções tecnológicas ou mesmo realizar pequenas mudanças na rotina operacional do hospital são alguns dos caminhos que levam a transformações positivas, sem que a prestação dos serviços de saúde aos pacientes seja negativamente afetada. Para que isso aconteça, basta que as propostas de ajuste se tornem estratégias bem planejadas e executadas com sucesso.

Notou a quantidade de aspectos envolvidos na redução de custos hospitalares? Caso tenha restado alguma dúvida sobre como economizar na utilização dos recursos sem afetar a eficiência do hospital, dê uma olhada neste post sobre o bom uso da Tecnologia da Informação na área da saúde!