A preocupação dos administradores de hospitais, centros de diagnóstico e setores de diagnóstico por imagem com relação à qualidade e à celeridade na prestação de serviços de saúde é crescente.

Afinal, o acesso à informação, as inovações tecnológicas, a grande concorrência no setor e a pressão dos órgãos reguladores transformaram por completo o perfil do paciente moderno, que foi mais exigente em suas escolhas e dotado de uma maior quantidade de ferramentas para externalizar sua satisfação (ou mesmo insatisfação).

Diante desse novo contexto, a área de saúde empregou largamente os sistemas de informação para acelerar processos, reduzindo procedimentos manuais e garantindo assim a otimização das rotinas. Com isso, a qualidade dos serviços aumenta e as chances de erros são minimizadas, proporcionando um cenário dinâmico e repleto de atividades simultâneas.

Sistemas de informação e criação de cenários de trabalho

Em relação aos serviços de radiodiagnóstico, podemos destacar que os sistemas para gerenciamento de imagens e informações clínicas (que surgiram entre o fim da década de 1980 e o começo dos anos 1990) modificaram totalmente sua estrutura de trabalho. Atualmente, mesmo com o crescimento na demanda de atendimentos diários, a ajuda de sistemas de arquivamento e comunicação de imagens, além de bancos de dados como o Sistema de Informação em Radiologia (RIS) e o Sistema de Informação Hospitalar (HIS) oferecem a possibilidade de dinamizar as rotinas de um setor de diagnóstico por imagem significativamente.

Mas atenção! Isso só é possível se os sistemas estiverem interligados a aplicações que criem cenários de trabalho inteligentes, organizando automaticamente as múltiplas filas de tarefas (worklists). Aí estão incluídos a organização logística de atendimento, a administração de contrastes, o armazenamento e a impressão de imagens e assim por diante.

A criação de cenários de trabalho é uma consequência das novas exigências de organização interna trazidas pela informática no setor de saúde. Hoje é possível otimizar a produtividade ao organizar diversas filas de trabalho, atendendo, simultaneamente, às necessidades do centro de diagnóstico e às particularidades da rotina de cada radiologista. O método funciona como uma caixa de entrada, com as filas de trabalho exibindo os itens ordenados por prioridades, contendo apenas aqueles que realmente estão prontos para darem prosseguimento.

Assim se tem uma visão em tempo real do que deve ser feito naquele momento. Além disso, com a criação de cenários é muito fácil configurar novas filas e atribuí-las aos respectivos profissionais.

Principais vantagens da criação de cenários de trabalho

Esse modelo de organização é extremamente vantajoso para a instituição, pois consegue dividir as tarefas considerando não só a disponibilidade como também a especialidade do profissional. De fato, o aumento da produtividade da equipe e a melhoria na qualidade dos serviços prestados estão diretamente ligados à automatização e à padronização de processos.

Assim, a implementação de um sistema de gestão que organize eletronicamente as rotinas de trabalho e distribua as tarefas adequadamente permite ao radiologista produzir mais laudos, com mais qualidade e menos tempo. Esse ganho de performance se dá pelo fato de que esses sistemas reduzem a demanda por manipulações operacionais (automatizando, por exemplo, todo o processo de geração de laudos).

Além disso, a criação de cenários de trabalho por meio de sistemas que gerenciem a multiplicidade de ações diárias facilita a fixação e o controle de indicadores de performance, à medida que todas as ações realizadas no setor de diagnóstico por imagem são descritas, divididas e armazenadas. Esses registros analíticos do fluxo de trabalho também evitam desequilíbrios de atribuições, com alguns profissionais ficando sobrecarregados enquanto outros são subaproveitados.

Desorganização e baixa produtividade nas instituições

Processos longos, manuais e repetitivos impactam bastante a produtividade dos profissionais. A verdade é que tanto em um centro de diagnóstico como em um hospital ou em setores de diagnóstico por imagem, a melhoria de performance se apresenta como sendo um dos pontos mais críticos e difíceis de serem corrigidos. Para se gerar um laudo, por exemplo, o especialista depende de diversas ferramentas que nem sempre dialogam adequadamente. Assim, a integração de sistemas e a definição de processos simples, além de organização dos fluxos de trabalho de forma flexível e automatizada são pontos-chave para alcançar um serviço de excelência.

Não é possível reduzir custos e melhorar resultados sem o auxílio das soluções de TI em saúde (sobretudo na área de medicina diagnóstica). Além da normatização dos fluxos de trabalho, a fim de que possam ser moldados conforme as necessidades específicas da instituição, a estruturação de rotinas e processos deve ser gerenciada automaticamente por sistemas, por meio de uma engenharia de workflow. Dessa maneira, o radiologista não precisará ocupar tanto tempo da sua jornada com filas de trabalho e prioridade de exames. Aliás, as melhores soluções do mercado já oferecem a possibilidade de se trabalhar com filas de trabalho inteligentes, baseadas em SLAs (Service Level Agreements) de atendimento.

Fluxo automatizado em um centro de diagnósticos

O centro de diagnóstico que dispõe de soluções automatizadas em gerenciamento do workflow permite que, ao finalizar o laudo de um exame, o médico já visualize prontamente em sua tela o próximo exame da fila. Essa organização assegura que o fluxo de trabalho seja seguido à risca, em linha com os casos emergenciais e as prioridades previamente estabelecidas.

Vale lembrar que a automatização corrige pequenos percalços que, em conjunto, podem resultar em perda de tempo e de força de trabalho. Pura e simplesmente visualizar o laudo em uma única tela, sem a necessidade de abrir várias janelas para encontrar os dados de que precisa, já é um detalhe que faz toda a diferença no final do dia. Poucos cliques e atuação num único ambiente são peculiaridades que mostram como algumas mudanças no fluxo de processos internos já resultam em grandes diferenças de produtividade para toda a equipe.