Otimize custos em clínicas médicas: estratégias eficazes para pequeno e médio porte. Gerencie finanças com eficiência e promova sustentabilidade.

O controle de custos é um desafio para qualquer clínica médica que deseja evitar desperdícios, identificar áreas de investimento, equilibrar margens de lucro e detectar oportunidades de melhorias na infraestrutura da clínica.  

Apesar disso, muitos profissionais e equipes têm dificuldade em reduzir custos nas clínicas médicas. A tecnologia, neste sentido, entra como instrumento essencial para implementar estratégias que auxiliam diretamente na economia de recursos.

A seguir, mostramos os principais pontos envolvidos na redução de custos em clínicas médicas e o papel da automatização neste processo. 

Pilares que envolvem a redução de custos em clínicas de pequeno e médio porte

São diversos os pilares que dão ação a estratégias de redução de custos em clínicas médicas de pequeno e médio porte. Elencamos-as a seguir: 

Automatização de processos para mais agilidade

Com a automação, a equipe é poupada de realizar tarefas repetitivas e os funcionários da clínica podem ser direcionados a funções mais relevantes ao dia a dia clínico.

Integração de áreas

Com áreas integradas, o trabalho de toda a equipe é otimizado por padronização de processos que melhoram a produtividade das equipes. 

Controle de materiais 

É essencial realizar práticas como gestão de estoque e negociação com fornecedores para evitar desperdícios e reduzir custos à clínica médica. 

Otimização do faturamento 

Avalie os custos da sua clínica e procure reduzir gastos eventualmente desnecessários ou excessivos. Também é recomendável fazer a avaliação periódica de fornecedores.

Segurança de dados 

É fundamental que os dados dos pacientes fiquem centralizados em sistemas unificados, por exemplo, o Prontuário Eletrônico que pode facilitar a consulta a profissionais e que eles estejam seguros em sistemas criptográficos. 

Além disso, os backups devem ser regulares e as equipes bem treinadas para usarem tais sistemas. 

Fluxos estruturados 

Otimizar equipes ajuda na redução de custos de clínicas médicas. Quando possível, terceirizar atividades de apoio não relacionadas a sua atividade, como serviços de limpeza e gestão financeira. 

Redução de erros financeiros 

A criação de relatórios para controle de custos com dados como o desempenho de colaboradores, fluxo de caixa, e outros ajudam na compreensão da situação financeira da clínica e oportunidades de economia. 

Controle assistencial

A definição de protocolos assistenciais ajuda a padronizar processos e evitar desperdícios, por meio da adoção de protocolos clínicos padronizados e avaliação dos serviços prestados pela clínica médica.

Falta de monitoramento e análise

A falta de análise de indicadores contribui diretamente para o aumento de custos, inclusive de supérfluos. Por isso, é essencial padronizar processos, analisar despesas e investir na automatização para baixar despesas. 

A tecnologia como aliada na redução de custos: Automatização e eficiência

Não é demais ressaltar o papel da tecnologia na redução de custos de clínicas médicas de pequeno e médio porte.

Quando usada com planejamento, ela, além de otimizar processos, aumenta a qualidade dos serviços prestados em uma clínica médica. Ademais, ela auxilia que a mão de obra seja melhor aproveitada e os valores investidos em cada setor do estabelecimento deem os resultados esperados.

Trazemos alguns exemplos de práticas de tecnologia em clínicas médicas: 

Agendamento

Agendas digitais possuem custo benefício maior que métodos analógicos ou planilhas que não foram planejadas para a função. Um bom software organiza datas e horários dos pacientes, histórico de atendimento e envia lembretes a eles de consultas e exames marcados.

Atendimento

O atendimento também pode ser automatizado por meio do gerenciamento de chamadas. Diminui-se a necessidade de vários atendentes para lidar com demandas dos pacientes ao telefone, o que causa a redução de filas de espera.

Ademais, ficam disponíveis informações quanto à data e horário de consultas e o atendimento por vários canais. 

Registros

O prontuário eletrônico do paciente registra informações do paciente e também anexa exames ao histórico médico, que ficam acessíveis a todos os profissionais que atendem aquela pessoa. Tudo isso em um só lugar e sem risco de desencontro de informações. 

Conheça o Hospidata e seus benefícios que reduzem custos

O Hospidata é uma solução da MV, ele é um software de gestão para clínicas médicas que oferece diversos benefícios, como a segurança de dados, integração de áreas, fluxos estruturados, processos mais ágeis e, claro, a esperada redução de custos de processos hospitalares. 

O Hospidata permite que os dados referentes aos pacientes, por exemplo, fiquem na nuvem, evitando perdas e invasões. 

Ademais, áreas da clínica se integram, com maior equilíbrio entre as tarefas, já que o software trabalha de modo a melhorar a produtividade entre diferentes times. 

Ferramentas de gestão integrada também possuem o potencial de otimizar fluxos de dados entre setores e, assim, gerenciar em tempo real informações clínicas, assistenciais, administrativas, financeiras e estratégicas, com aumento de produtividade e redução de erros nas clínicas médicas. 

Softwares como o Hospidata reduzem custos, pois permitem que profissionais terminem tarefas mais rapidamente, colaborem com colegas, além de facilitar a inspeção de materiais por parte dos gestores da clínica. Na prática, o auxílio da tecnologia possibilita uma gestão eficiente de estoque, o que evita gastos desnecessários.

O controle de informações que o Hospidata proporciona, reduz erros como as glosas, pois processos antes feitos à mão (nos quais as glosas eram recorrentes) são automatizados, e o software consegue identificar suas causas, facilitando o controle das mesmas. 

Cases de sucesso: Redução de custos com a tecnologia

Apesar de não ser uma clínica, a trouxemos a Santa Casa da cidade de Barra Mansa como grande exemplo no Rio de Janeiro, que apostou na automatização por meio de software de gestão de saúde e teve alguns de seus principais problemas resolvidos com rapidez.

Procedimentos como o acompanhamento da validade de produtos, definição de ponto de pedido ideal, níveis de estoque da segurança e taxa de rotatividade de estoques passaram a  ser automatizados com algoritmos avançados que preveem o timing exato para que uma nova compra seja feita e quantidades de remédios a serem providos à farmácia sem sobras.

Por falar em farmácia, ela foi integrada ao setor de compras e baixas passaram a ser feitas no momento da dispensação, com informações atualizadas em tempo real e disponíveis a todos.

Como resultado, produtos vencidos foram detectados e recolhidos e a descoberta de medicamentos possivelmente extraviados em um valor de 50 mil reais.

Com o uso do software, o índice de compras efetuadas diminuiu 21% e o custo do estoque caiu 40%, somente no primeiro mês de implementação.

Como mostramos, a tecnologia é uma aliada essencial na automatização de processos em clínicas médicas, graças à combinação de tecnologias que possibilitam a centralização de informações e a identificação de oportunidades de melhorias e redução de custos.

A sua clínica médica também pode experimentar esta realidade, com a adoção de ferramentas de gestão integrada, como o Hospidata. Conte com a MV!