Constantemente em busca pela excelência na prestação de serviços de saúde aos pacientes, a gestão hospitalar no Brasil sempre enfrentou inúmeras dificuldades. E, por incrível que pareça, o cenário parece ter piorado de uns tempos para cá.

A explosão dos custos dos insumos em função da alta do dólar, o desequilíbrio entre receitas e despesas, o aumento da procura pela saúde privada, a demanda crescente por equipamentos e tecnologias mais modernos de tratamento e a baixa qualidade da mão de obra disponível no mercado: a junção de todos esses fatores explica o colapso de muitas instituições privadas.

Diante desse contexto nada promissor, cortes pontuais já não são mais suficientes. Na verdade, é preciso promover uma mudança profunda de visão gerencial. Que tal começar entendendo o que é a metodologia Kaizen e como ela pode devolver a credibilidade e o bom faturamento da instituição hospitalar que você dirige? Confira!

A metodologia Kaizen

Kaizen é uma palavra japonesa que significa mudança para melhor. A filosofia foi criada depois da Segunda Guerra Mundial, quando o engenheiro da Toyota, Eiji Toyoda, viajou aos EUA para observar por que a Ford produzia diariamente 7 mil veículos enquanto a montadora japonesa se limitava à cota de menos de 3 mil automóveis em 13 anos!

Após estudar minuciosamente o concorrente, Eiji e seu engenheiro de produção, Taiichi Ohno, concluíram que seria trabalhoso e com custos elevados transpor o modelo de produção norte-americano para a realidade da Toyota. Era preciso desenvolver um novo método de produção, mais enxuto e eficiente, apoiado na eliminação do desperdício para a melhoria da produtividade e da qualidade. Aí estão, portanto, as bases para a criação do método Kaizen, visando a melhoria contínua dos processos institucionais.

Os gargalos de eficiência

Por mais que a metodologia Kaizen tenha sido criada a partir de uma necessidade da indústria automobilística, ela também se aplica a setores que lidam com prestação de serviços, sendo as instituições financeiras como seus maiores expoentes nessa área. Seu lema: hoje melhor que ontem, amanhã melhor que hoje, visa a melhoria contínua dos processos e superação/superação das metas individuais e organizacionais. Nesse sentido é que os hospitais se beneficiam!

Muitos pressupostos e sugestões dessa metodologia podem, sim, ser usados no setor de saúde. O que acha de controlar desperdícios e melhorar a performance individual e coletiva, dando maior dinamismo ao giro de leitos, automatizando processos diários, otimizando coleta de informações, reduzindo as filas de espera e minimizando erros médicos? Não parece ótimo?

O primeiro passo nesse redimensionamento dos processos hospitalares começa com um diagnóstico das imperfeições nas rotinas da instituição. Lembrando que os maiores problemas costumam ser comuns a todos os hospitais que enfrentam dificuldades financeiras. Veja algumas possibilidades:

• Muitos ainda trabalham com vários sistemas que não se integram, gerando assim perda de tempo, informações conflitantes entre setores e diversos erros médicos pela simples falta de dados homogêneos;
• Acesso a poucos indicadores operacionais e de gestão para embasar decisões, dificultando a identificação de quem é mais ou menos produtivo, em quais partes do fluxo de atendimento há gargalos e o que poderia ser dinamizado, por exemplo;
• Falta de um controle rígido sobre materiais e medicamentos, que representam boa parte das despesas hospitalares;
• Carência de informações clínicas de fácil acesso e visualização, prejudicando a produtividade global da instituição — já que há interdependência no fluxo de processos;
• Falta de controles precisos, preferencialmente digitais, para evitar erros de digitação ou mesmo mal-entendidos em guias médicas ilegíveis, diminuindo assim a ocorrência de glosas médicas.

O processo de mudança

A metodologia Kaizen entra nos hospitais para corrigir os erros apontados acima, enxugar rotinas repetitivas, fortalecer o envolvimento dos profissionais e melhorar o desempenho geral. Nesse método, o combate ao desperdício se apoia em uma técnica de identificação de erros chamada 7 Muda, que pode ser transposta à realidade hospitalar assim:

1. Transporte de papelada: Fim do transporte desnecessário de fichas de um lugar para o outro, de forma física, adotando um sistema de gestão para digitalizar toda a carga de informações;
2. Compra de materiais: Para acabar com os materiais e medicamentos parados, o ideal é implementar uma solução tecnológica que calcule o ponto de pedido e o giro dos estoques, fazendo com que o start da compra seja dado na hora certa e na quantidade exata;
3. Duplicação de informações: Os dias de duplicação de informações clínicas estão contados com a migração de dados para um único ambiente — o digital;
4. Movimentação de pessoal: Também podem ter fim os constantes deslocamentos de funcionários em busca de salas para atendimento por meio de um planejamento prévio do uso dos espaços, com direcionamento automático via sistemas de informação;
5. Diminuição da espera: Por meio de sistemas automatizados de classificação de risco, é possível combater o alto tempo de espera dos pacientes na instituição;
6. Processos complicados e retrabalhos: Para lidar com a remarcação, uma boa pedida é investir no disparo automático de SMSs avisando os pacientes com 24 horas de antecedência sobre a consulta ou o exame, reduzindo assim as faltas;
7. Repetição de erros: Diga adeus à troca de fichas e aos direcionamentos de pacientes para salas ou consultas erradas com um sistema que organize o fluxo, deixando os assistentes encarregados de apenas prestar auxílio e sanar dúvidas.

Esse fluxograma também pode ser feito empregando técnicas de mapeamento de fluxo de valor. Trata-se de uma representação visual dos fluxos de materiais e informações, analisando o funcionamento dos processos. Com isso, fica mais fácil ter insights para propor melhorias. É, portanto, uma técnica essencial na implantação da metodologia Kaizen.

Compreendidos os pontos de vulnerabilidade nas operações do hospital, a incorporação de um sistema de gestão de saúde é o próximo passo para sua correção. Afinal, soluções como essa liberam mão de obra, reduzem o tempo de espera e enxugam incorreções ou divergências de informações.

Indo além dos pontos já citados, ainda vale mencionar algumas iniciativas fundamentais para que esse sucesso da reestruturação dê certo. Veja:

• Formação de grupos multidisciplinares para análise e reflexão das ineficiências operacionais do hospital, com ou sem a ajuda de metodologias comuns em gestão de processos — com o ciclo PDCA e 5W2H;
• Redução de custos com ações simples, seja usando rascunhos para economizar gastos com papel ou trocando as toneladas de impressões de fichas médicas e relatórios de anamneses por prontuários eletrônicos;
• Participação dos colaboradores em todos os níveis da instituição, do diretor do hospital aos recepcionistas, já que o sucesso da metodologia Kaizen tem relação direta com o grau de envolvimento dos agentes da unidade de saúde;
• Foco nas pessoas, com os projetos centralizando o estímulo à melhoria do desempenho individual;
• Mensuração precisa e justa das variações de performance com o auxílio de um sistema de gestão de saúde que disponha de painel de indicadores, trazendo informações em tempo real sobre a velocidade de registro dos recepcionistas, os procedimentos clínicos realizados pelo corpo médico, a rapidez na classificação de risco feita pelos enfermeiros e assim por diante.
• Melhoria na tomada de decisão, através da integração dos sistemas de gestão e sinergia de trabalho, com informações mais precisas e reais, com reflexo direto nos assuntos de alto teor financeiro, como investimentos de longo prazo (comprar ou não aquela máquina de tomografia? Aumentar a capacidade do meu centro diagnostico com RX ou investir em USG?
• Mensuração das obrigações assessorias em uma única base ou com visualização conjunta, podendo assim, prestar contas ao governo municipal, estadual e federal de forma rápida, até mesmo on-line, com as suas obrigações perante os órgãos competentes. Sejam elas: DMED/SPED Contábil / Sped Fiscal /Livro de Registro de Inventário / Balancetes e Balanços Patrimoniais.