A constante troca de informações pode melhorar o desempenho assistencial e administrativo da organização, trazendo mais agilidade para a tomada de decisão da gestão em saúde

Com o avanço das tecnologias digitais, as organizações precisam lidar com uma quantidade crescente de dados, processos e ferramentas que, muitas vezes, funcionam de maneira isolada. A integração de sistemas permite a unificação desses elementos, criando um ambiente digital coeso, que facilita a comunicação entre diferentes departamentos, melhora a eficiência operacional e oferece uma visão holística do negócio.

Benefícios da integração de sistemas

Muitos são os desafios da gestão em saúde no Brasil, principalmente a respeito da adoção de novas tecnologias para aumentar o padrão de eficiência oferecido pelas instituições. Por isso, antes de surfar na onda das inovações, a recomendação é mapear os processos do formato analógico, pois apenas com sua perfeita compreensão é possível identificar espaços para melhorias.  

Mas aqui vale um alerta: para haver uma visibilidade real, os diferentes sistemas da instituição devem funcionar de maneira integrada. Caso contrário, os gaps de informação e a necessidade de atividades manuais ainda atrasarão o bom desempenho assistencial e administrativo da instituição.  

Segundo Arlindo Batista, docente da área de Tecnologia da Informação do Senac São Paulo, a integração de sistemas é de vital importância para uma boa gestão em saúde, uma vez que dinamiza a assistência, trazendo benefícios como:  

• Informações do paciente unificada;
• Agilidade na busca das informações;
• Digitalização de imagens;
• Prontuário eletrônico completo e acessível;
• Maior independência para a equipe operacional e de assistência.  

A integração de sistemas oferece uma série de benefícios tangíveis que podem transformar a maneira como as empresas operam. Entre os principais, destacam-se:

• Eficiência operacional: A automatização de processos repetitivos e a eliminação de redundâncias permitem que as equipes se concentrem em atividades mais estratégicas, aumentando a produtividade e reduzindo custos para a instituição.

• Melhoria na tomada de decisões: Com sistemas integrados, as informações fluem de maneira mais rápida e precisa, oferecendo uma visão completa e atualizada do negócio, o que facilita a análise de dados e a tomada de decisões mais assertivas.

• Aumento da agilidade: A integração possibilita uma resposta mais rápida às mudanças do mercado, uma vez que as empresas conseguem adaptar seus processos e sistemas de forma mais eficiente.

• Experiência do cliente aprimorada: A integração de sistemas permite que as instituições de saúde ofereçam uma experiência mais consistente e personalizada aos clientes, pois todos os pontos de contato estão conectados e compartilham informações.

• Redução de erros: A comunicação automática entre sistemas minimiza a possibilidade de erros manuais, o que melhora a qualidade dos dados e dos processos.

Principais desafios na integração

Integrar diferentes sistemas dentro de uma organização pode ser um processo complexo e desafiador. Embora os benefícios sejam claros, é importante estar ciente dos obstáculos que podem surgir durante a implementação. Aqui estão os principais desafios que as empresas costumam enfrentar ao integrar seus sistemas:

Complexidade técnica: Um dos maiores desafios na integração de sistemas é a complexidade técnica envolvida. Muitas organizações possuem uma variedade de sistemas legados, aplicações personalizadas e plataformas de diferentes fornecedores, cada uma com suas próprias linguagens, protocolos e arquiteturas. Fazer com que esses sistemas conversem entre si de maneira eficiente exige um conhecimento técnico profundo e, muitas vezes, o desenvolvimento de soluções sob medida para garantir sua compatibilidade e a interoperabilidade.

Integração de dados: Outro desafio significativo é a integração de dados. As informações podem estar armazenadas em diferentes formatos, localizações e estruturas dentro dos sistemas da empresa. Unificar esses dados para que sejam consistentes e utilizáveis em toda a organização pode ser um processo complicado, podendo exigir a transformação desses dados, a limpeza de inconsistências e a garantia de que as informações sejam acessíveis em tempo real.

Custos iniciais e alocação de recursos: A integração de sistemas requer um investimento inicial significativo. Isso inclui custos financeiros para aquisição de novas tecnologias, licenciamento de software, e possivelmente a contratação de consultores especializados. Além disso, a alocação de recursos humanos, como a dedicação de uma equipe de TI ao projeto de integração, pode desviar a atenção de outras iniciativas importantes. Sem um planejamento cuidadoso, esses custos podem exceder o orçamento inicial e impactar o retorno sobre o investimento.

Segurança da informação: A segurança dos dados é um dos maiores riscos na integração de sistemas. Quando diferentes sistemas são conectados, as superfícies de ataque podem aumentar, criando novos pontos de vulnerabilidade. Garantir que todos os dados transmitidos entre sistemas estejam devidamente criptografados e que as políticas de segurança sejam consistentes em toda a rede é essencial para proteger informações sensíveis e cumprir com regulamentações como o GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).

Resistência à mudança: A resistência interna por parte dos colaboradores é um desafio comum na integração de sistemas. Mudanças em processos e a introdução de novas tecnologias podem gerar incerteza e desconforto. Alguns funcionários podem resistir a essas mudanças por medo de que suas funções sejam impactadas ou simplesmente por preferirem as práticas antigas. Essa resistência pode atrasar a adoção das novas ferramentas e comprometer a eficácia da integração.

Gestão de dependências: Em um ambiente corporativo, diferentes sistemas e departamentos são frequentemente interdependentes. A integração de sistemas pode ser complexa quando há múltiplas dependências que precisam ser gerenciadas de forma coordenada. Isso requer uma visão abrangente do impacto que a integração terá em todos os processos e departamentos envolvidos, além de uma gestão cuidadosa das mudanças para evitar interrupções nas operações.

Manutenção e suporte contínuos: Após a implementação, a integração de sistemas exige manutenção contínua para garantir que os sistemas permaneçam sincronizados, seguros e eficientes. Isso inclui a atualização de softwares, a correção de bugs e a adaptação a novas necessidades de negócios. Sem um plano de manutenção adequado, a integração pode se deteriorar com o tempo, levando a problemas de desempenho e segurança.

Como planejar corretamente

Uma vez mapeados os processos da instituição, é hora de verificar se as bases de dados estão seguras com a criptografia dos dados sensíveis e o acesso aos sistemas providos de perfis. 

“Os equipamentos que permitirão o acesso ao sistema devem ter segurança básica atualizada (antivírus, atualização do sistema operacional, atualização dos softwares aplicativos, firewall), assim como a segurança avançada (mecanismo seguro de acesso a base de dados e sistemas de detecção de intrusão)”, diz Arlindo Batista, lembrando que os mesmos cuidados devem ser tomados para sistemas não integrados.

Atenção à capacitação

Durante a integração de sistemas, a capacitação de usuários deve ser prioridade, afinal, são eles os principais responsáveis pela utilização da informação. Para isso, além de adquirir as ferramentas corretas, é preciso treinar a equipe, orientando principalmente sobre o melhor uso da tecnologia na comunicação para a construção de uma relação de confiança com o paciente. 

“A tecnologia apoia e traz toda uma infraestrutura para a coleta dos dados de forma precisa e em tempo real, de maneira que o líder do processo possa ter as informações na mão para tomada de decisão imediata ou futura. Mas, para que ela dê resultado, deve ser usada de forma correta e agregadora”, destaca Gilvane Lolato, gerente de educação da Organização Nacional de Acreditação (ONA).

Ou seja, é indicado à gestão em saúde acompanhar esses dados em tempo real e criar alertas que permitam a correção dos desvios. 

Cuide da segurança 

Outro desafio, segundo o professor, é manter o ambiente operacional seguro, visto que não se trata mais apenas do sistema de gestão hospitalar, mas de tudo que está instalado na máquina, como software, aplicativos, antivírus e outras tecnologias, que podem ter brechas de segurança importantes.

“Todos esses programas e aplicativos devem ser catalogados e atualizados, assim como ter um acompanhamento de um profissional de cibersegurança para, constantemente, verificar possíveis problemas de segurança que possam passar a existir. Um exemplo clássico é o Java, software que é utilizado por muitas empresas e que pode ter diversas vulnerabilidades”, finaliza. 

Conclusão

A integração de sistemas é um passo essencial para qualquer organização que deseja prosperar no ambiente digital. Embora apresente desafios, os benefícios de uma operação mais eficiente, decisões mais informadas e uma experiência do cliente aprimorada superam as dificuldades iniciais. Com um planejamento cuidadoso e a escolha das ferramentas certas, as empresas podem alcançar uma integração bem-sucedida que trará resultados positivos a longo prazo.

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