Implantar o serviço ajuda a tornar a espera no telefone para marcar consultas e exames coisa do passado

Agendar consultas e exames 24 horas por dia, sete dias por semana, sem perder tempo e escutar musiquinha de espera no telefone. É o que possibilitam os softwares de agendamento online, ferramentas para informatização de clínica médica, que permitem acesso a agendar procedimentos pelo site corporativo da instituição, proporcionando mais rapidez, comodidade e praticidade aos usuários.

O agendamento online como etapa fundamental da informatização de clínica se propõe a facilitar o procedimento de marcação de consultas e exames: com a realização do procedimento sendo finalizada com alguns cliques. Primeiro é preciso que o cliente efetue um cadastro, que fica armazenado no sistema, e, em seguida, acesse a agenda, com a opção de pesquisar por especialidade, unidade ou plano de Saúde. Ele escolhe suas preferências, confere os dados e pronto: a consulta está marcada. As informações sobre horários disponíveis e indisponíveis são centralizadas, e tanto paciente quanto funcionário da clínica conseguem visualizar e acompanhar esse ambiente online em tempo real.

O uso contínuo da ferramenta faz com que ela se torne uma espécie de banco de dados do paciente, que armazena consultas e exames solicitados e mantêm as preferências por determinado especialista. Trata-se de um sistema centralizado de informações sobre a saúde do indivíduo, que pode ser acessado a qualquer momento, inclusive via smartphone.

Além de deixar o agendamento mais prático, a tecnologia também torna o processo mais seguro para o usuário porque tem a opção de oferecer e-mails e SMSs automáticos de confirmação dos procedimentos, além de informações que detalham o que é necessário para a realização de exames como, por exemplo, a necessidade de jejum de 12 horas antes da coleta de material. Tudo isso sem utilizar papel, que pode ser esquecido ou perdido pelo beneficiário. O fim da papelada também pode ajudar a reduzir os gastos da clínica médica.

A informatização de clínica vem ao encontro de atual cenário da Saúde, com pacientes cada vez mais empoderados que participam ativamente do processo de cuidado com sua saúde, em busca da almejada qualidade de vida. Além disso, a agilidade trazida pela informatização se torna um fator a mais para fidelizar beneficiários diante de um mercado cada vez mais competitivo.

Mudanças internas

A marcação de consultas online também pode ser eficaz na gestão da clínica médica porque tende a promover uma redução de custos com o serviço de call center e de atendimento como um todo. A implantação do sistema diminui a necessidade de preparação e capacitação de pessoal. A agenda é gerenciada pelo sistema e a equipe se encarrega apenas de manusear as datas e informações junto aos beneficiários.

O armazenamento das informações ainda possibilita aos gestores visualizar a produtividade da instituição, identificar ociosidade e outras informações estratégicas necessárias para tomar decisões.

Na alta gerência, a ferramenta pode ainda se tornar peça importante na tomada de decisões, por permitir a implementação, de modo mais assertivo, de renovações ou ampliações de equipes de colaboradores conforme a demanda atendida pela organização de Saúde.

Com horários organizados, a agenda online também pode ajudar a reduzir as filas nas recepções e levar a um fluxo maior de pacientes na clínica. Com uma maior rapidez na marcação da consulta pode estimular pacientes com quadros menos graves a aguardarem o contato com o médico especialista em vez de procurar o pronto-socorro. Além disso, o modelo auxilia na redução das taxas de absenteísmo em consultas e exames e, assim, permitir mais agilidade e eficiência no atendimento como um todo.

A ferramenta, portanto, facilita a criação de novas formas de relacionamento entre a equipe de colaboradores e o paciente. O gerenciamento digital de marcação de consultas já é utilizado em diversas clínicas de alta performance e o retorno é a modernização do atendimento e aproximação do beneficiário à clínica médica.