Sistemas de gestão hospitalar requerem mudanças na rotina, mas auxiliam na tomada de decisões e trazem vantagem competitiva

O fluxo de trabalho diário de um hospital gera uma infinidade de dados que, se corretamente organizados, transformam-se em informações sobre o funcionamento da organização e ajudam a tornar a gestão muito mais eficiente.  Quando se opta pela visualização e pelo controle desses dados a partir de um sistema de gestão hospitalar, ou Enterprise Resource Planning — ERP, é preciso, contudo, preparar a organização para receber a ferramenta.

Primeiramente, é necessário avaliar o tamanho do hospital para, então, escolher a quantidade de módulos da solução que melhor atenda às suas necessidades específicas. Normalmente, é possível implantar o software de gestão hospitalar em um servidor local instalado na própria unidade de Saúde, utilizando um data center externo ou pelo modelo de cloud computing.

O uso do ERP requer mudanças na rotina de trabalho dos funcionários, portanto, se faz necessário capacitá-los para lidar com os novos fluxos. Toda a unidade hospitalar é impactada, já que é preciso haver organização para o sistema funcionar.

Um exemplo de área que mais requer mudanças com a adoção de um sistema de gestão hospitalar é o setor de faturamento. É comum que erros comprometam o pagamento de procedimentos pelos convênios, resultando em glosas. Tal falha acontece, geralmente, em situações como a seguinte: o hospital solicita uma cirurgia à operadora de Saúde, que estabelece um preço pela intervenção.

O valor, porém, cobre apenas uma quantidade fixa de materiais e dias de internação (pacote) — e o que for utilizado a mais pode não ser pago, caso não seja bem fundamentado pela equipe de faturamento. Com a introdução do ERP, todo esse processo é eletronizado, e os gestores administrativos e clínicos ficam cientes da cobertura total, evitam desperdício de materiais com acessos a todos os dados do fluxo financeiro.

Outra área muito impactada pela adoção do ERP é a contábil, já que o profissional responsável deixa de ser um classificador e é um analisador de todos os dados referentes à contabilidade da instituição, lançados por diversos departamentos. Nesse caso, há um maior controle dos custos de áreas que trabalham em conjunto.

Fases de implantação

Para garantir a mudança de cultura por parte dos funcionários, é necessária uma atuação engajada da gestão e treinamento das áreas envolvidas para o manejo da ferramenta.

O ideal é que na implantação do ERP o gestor considere que todas as áreas de um hospital são complementares — não adianta o médico fazer uma prescrição via software se esse mesmo medicamento não está cadastrado, assim como de nada vale registro no estoque que não tenha sido lançado na contabilidade.

Em geral, as tabelas cadastrais são as primeiras a serem configuradas no ERP. Em seguida, é necessário elaborar as tabelas de movimentações e de rotinas. O tempo de implantação depende do número de pessoas envolvidas e do tamanho do hospital.

É necessário que todos os funcionários passem por treinamentos específicos dentro de sua área de atuação. Em torno de 15 dias antes do início da operação do sistema, é feita simulação dos processos que serão executados. O objetivo é que, quando o software entrar em operação, todos estejam plenamente cientes do que deve ser feito e da forma como devem fazê-lo.

Tomada de decisões

As informações obtidas por meio do ERP permitem a criação de Indicadores Chave de Desempenho (Key Performance Indicators — KPI, na sigla em inglês), gerenciados por meio do Business Intelligence (BI). Em conjunto, essas ferramentas fomentam informações que podem ser utilizadas por praticamente todos os setores da instituição e, sobretudo, para a alta gestão, que pode se reunir mensalmente para analisá-las e utilizá-las na tomada de decisões.

Um exemplo muito comum que pode ser aprimorado com o sistema de gestão hospitalar é o melhor uso dos leitos, que são grandes gargalos das organizações de Saúde. Por meio do software, é possível determinar se há áreas e horários ociosos, que podem ser preenchidos para garantir o uso total da infraestrutura hospitalar e as devidas receitas que mantém a unidade de Saúde em funcionamento.

Para o projeto ter sucesso, portanto, é imprescindível que a preparação seja feita de forma cuidadosa e atenciosa e que os indicadores e dados sejam utilizados constantemente e consistentemente pela gestão.