Informatização auxilia na implantação e monitoramento da ferramenta de gestão, facilita a localização de intercorrências e possibilita revisão constante dos processos das organizações de Saúde

O gerenciamento de processos hospitalares amplia a visão dos gestores sobre o funcionamento das organizações de saúde. Por meio dele é possível mapear todas as atividades desenvolvidas por cada funcionário da instituição, do assistencial ao backoffice, além de monitorar se esse trabalho está sendo realizado conforme os padrões estabelecidos. Trata-se de enxergar o todo sem esquecer da responsabilidade de cada um no desempenho de suas funções.

A tecnologia pode facilitar a implantação do gerenciamento de processos, desde que tanto a metodologia quanto seu objetivo sejam compreendidos. O conceito direciona as práticas de gestão por meio de ações de controle e planejamento, além de avaliação e revisão, com foco no cumprimento de metas e também na redução de erros que podem afetar o funcionamento do hospital e impactar no atendimento ao paciente.

A implantação do gerenciamento de processos promove diversas mudanças na organização de saúde, desde a identificação de oportunidades, definição de investimentos em determinadas áreas até a redução de custos e do estoque, aumento da capacidade de produção e diminuição no tempo de resposta.

Ter acesso a essa visão global dos processos hospitalares possibilita ao gestor identificar o que precisa de mais atenção naquele momento e, assim, otimizar a execução do trabalho, refletindo diretamente na satisfação dos pacientes. Para tanto, porém, é preciso que os funcionários entendam seu papel em cada processo e compreendam de que forma os erros e intercorrências podem afetar o funcionamento da organização. Portanto, é necessário que o processo envolva toda a equipe hospitalar, que deve ser capacitada e engajada no cumprimento das atividades conforme as metas estabelecidas.

Tecnologias essenciais

A tecnologia pode ser vista como aliada na implantação do gerenciamento de processos hospitalares, já que tem potencial para agilizar e otimizar o acesso aos dados, organizando-os de forma sistemática em uma mesma plataforma. Em especial, quatro sistemas informatizados são essenciais para organizações que planejam informatizar a prática da metodologia.

O primeiro deles é o Enterprise Resource Planning (ERP), sistema que concentra todas as informações necessárias para o monitoramento dos processos do hospital em um só lugar, possibilitando o acesso rápido e fácil aos dados.

Já o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) compila o histórico de atendimento de cada indivíduo, incluindo os especialistas com os quais passou por consultas, os exames realizados, medicamentos receitados, entre outros. Também tem potencial para otimizar a checagem de dados em processos assistenciais, facilitando a identificação de intercorrências e a correção dos rumos.

Os sistemas de finanças e faturamento, que podem integrar o ERP, também são ferramentas tecnológicas que podem ser utilizadas como apoio ao gerenciamento de processos. Elas auxiliam diretamente no controle das atividades realizadas no hospital e, por concentrar os dados no mesmo lugar, ajudam a localizar erros que podem comprometer o equilíbrio financeiro da organização de Saúde.

Por fim, a quarta e última tecnologia essencial para o gerenciamento de processos são os sistemas de gestão de suprimentos, que atuam diretamente no controle da dispensação de medicamentos e outros materiais, evitando desabastecimentos ou vencimento de medicamentos.

É importante lembrar que, para o pleno uso das tecnologias, é essencial, mais uma vez, envolver e capacitar todos os funcionários da instituição. Sem o correto preenchimento dos dados digitalizados nos sistemas por médicos, enfermeiros e demais envolvidos tanto na assistência quanto nas demais atividades do hospital, perde-se a capacidade que eles têm de otimizar o gerenciamento de processos.

Independentemente das tecnologias escolhidas, o gerenciamento de processos tem potencial para organizar rotinas e auxiliar o hospital a equilibrar a qualidade do atendimento aos recursos finitos das organizações de saúde.