Com muita frequência nos deparamos com erros que oneram equipes, aumentam o tempo dos atendimentos e ampliam os custos operacionais dessas instituições

Por Moisés da Costa Maciel, diretor de Unidade de Negócios da MV 

O poder da automatização na área da Saúde já é amplamente divulgado. Integração de sistemas, dispositivos e dados é fator-chave para a sustentabilidade dos negócios, proporcionando eficiência, agilidade, economia de recursos e melhoria da lucratividade. E não podemos nos esquecer da nossa maior razão de existir: o paciente. Para o mais importante elo da cadeia da Saúde, o trânsito por áreas e procedimentos interligados de forma inteligente representa a garantia de qualidade, segurança e boa experiência na assistência.  

Já é possível, hoje, automatizar todos os processos de uma instituição de Saúde. No caso das  clínicas médicas, por exemplo, pode ir desde a marcação da consulta e seguir pelas demais etapas da jornada do paciente, a partir da sua chegada ao estabelecimento — cujo check-in ocorre de forma automática via geolocalização. É possível, até mesmo, notificar o paciente sobre o melhor horário para ele sair de casa com base nas condições do trânsito.  

O quão automatizado será o processo depende do quanto a clínica deseja investir, do serviço que deseja prestar e do seu posicionamento estratégico. Fato é que a automatização assegura a redução de custo por atendimento, amplia a capacidade de procedimentos diários e reduz de forma considerável as glosas, assim como erros em diagnóstico e prescrições.  

Apesar dos benefícios, trago o necessário alerta de que identificamos muitas falhas em projetos de automatização de clínicas por todo o Brasil — infelizmente com muito mais frequência do que gostaríamos e do que consideramos normal. Afinal, a Saúde Digital é a nossa bandeira, mas, mais importante do que a sua adoção é a sua correta implementação e execução.  

O grande erro das clínicas  

A principal falha em projetos de automatização de clínicas médicas está na adoção de diferentes soluções provenientes de múltiplos fornecedores. Muito frequentemente, esses sistemas não se conversam e dão origem a uma "colcha de retalhos”. De forma preponderante, as lideranças das clínicas são formadas por profissionais de saúde que não necessariamente possuem experiência tecnológica. Este cenário ajuda a fomentar essa problemática. 

No momento em que a clínica não tem o parceiro mais completo, será preciso fazer integrações entre os diferentes sistemas para que se ganhe tempo nos processos. O resultado? Gasta-se mais tempo e dinheiro com integrações do que com a própria compra dos sistemas. Afinal, há muitas etapas envolvidas, como análises, desenvolvimento da integração, testes e treinamentos.  

Uma alternativa a esse custo extra para integração seria o retrabalho: um novo registro a cada etapa pela qual passam os pacientes e com as inevitáveis transferências de arquivos — sempre com intervenção humana. Assim, um atendimento que poderia levar 30 minutos, facilmente pode se estender perto de duas horas.  

Economia na prática  

Para um de nossos clientes, realizamos um estudo que comprovou a vantagem em se adotar uma solução completa e, ao mesmo tempo, o ônus em seguir pelo caminho contrário. Importante pontuar que esse levantamento foi feito com informações da própria clínica, baseadas em seus processos e tempo de atendimento.   

Como conclusão, a análise evidenciou que a integração sistêmica conseguia contemplar o objetivo da instituição em atender os pacientes com a máxima agilidade, com média de 30 minutos, entre recepção, realização de exame e medicação. Num outro cenário, sem a automatização envolvida, um atendimento poderia levar até três horas. Esse estudo foi baseado numa clínica de imagem que usava um fornecedor terceiro para RIS/PACS; com a integração o atendimento se estendeu por três horas. Quando ele seguiu o fluxo dentro do nosso sistema usando nosso RIS/PACS o mesmo tipo de atendimento demorou apenas 38 minutos, ou seja, uma economia de 142 minutos. 

Além da diferença de tempo, também impressiona o fator custo da assistência, afinal, quanto mais demorado for o processo, mais caro ele é. Na jornada integrada de meia hora, a média é de R$ 400 por paciente. Já no atendimento com as etapas desconectadas, chegamos a um valor próximo de R$ 2 mil, ou seja, quase cinco vezes maior. Tirando o atendimento particular, onde se consegue compensar a diferença, pelo plano de saúde ou SUS não se consegue, porque são tabelas fechadas. Logo, a automatização impacta, diretamente, na margem da clínica.  

Por isso, ao desenvolver ou rever um projeto de automatização da sua clínica, tenha em mente o que deseja entregar para o seu paciente. Qual o grau de proximidade que você quer ter com ele? Você deseja que o seu paciente seja um usuário ou um cliente? As respostas a essas questões são fundamentais para se definir um bom projeto de automatização.