Contar com ferramentas tecnológicas é essencial, mas mudança dos processos representa a verdadeira transformação digital

Quando se pensa em clínica médica, logo vem à mente a visão da recepcionista que atende ao telefone e marca horários a caneta na agenda de papel do médico. A cada dia, porém, essa cena se torna ultrapassada. Hoje os consultórios contam com diversas ferramentas tecnológicas que podem otimizar os processos, reduzir custos e melhorar o relacionamento e atendimento assistencial ao paciente.

Em geral, clínicas analógicas apoiam todos os seus processos em papel. O agendamento das consultas ou exames é feito via telefone, ou presencial. No momento em que o paciente chega para realizar o procedimento, é necessário encontrar seu prontuário em meio aos arquivos da organização — o que, dependendo do tamanho da clínica, pode levar algum tempo. Caso não seja localizado, o documento é duplicado e as informações anteriores, perdidas.

Analógico

O consultório analógico também precisa que recepcionistas, enfermeiros ou outro profissional disponibilizem a ficha do paciente aos médicos, geralmente em pequenas caixinhas de madeira ou acrílico instaladas na parte da frente da porta do consultório. Muitas vezes o próprio paciente acaba levando sua documentação até lá, dificultando o controle da ordem de atendimento. O médico precisa recolher a papelada e chamar cada um pelo nome.

As receitas, pedidos de exames ou encaminhamentos também são feitos na base da caneta e do papel. O paciente arrisca sair do consultório e perder a guia que precisa para realizar o procedimento ou comprar o remédio, o que a obriga a retornar e solicitar outra, ocasionando retrabalho para o profissional.

O faturamento via operadoras de Saúde costuma ser mais demorado quando não há sistema informatizado, já que é preciso comprovar os procedimentos através de documentação e faturas. Sendo assim, não é possível saber o valor faturado no mesmo dia, somente após executar o processo de faturamento que, por não ser integrado, leva muito tempo e gera alto índice de retrabalho.

Digital

Informatizar o consultório não é a única etapa necessária para ultrapassar a barreira do analógico. É preciso uma mudança dos processos, da recepção ao faturamento, que devem ser digitalizados de modo a alcançar a transformação digital.

Uma das primeiras etapas é adotar o agendamento online de procedimentos, que permite ao paciente marcar consultas e exames pela internet, de qualquer dispositivo móvel, 24 horas por dia. O sistema pode estar interligado ao Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), que pode ser acessado pela recepção no momento em que o paciente chega para o atendimento. Outro recurso é a biometria, que proporciona, com um simples toque, que o paciente seja identificado pela digital.

É possível usar também sistema de totens, painéis e uso de voz para chamada do paciente por meio da senha, que o acompanha da chegada à saída da clínica médica. O sistema permite que todo o processo de receituário e solicitações de pedidos e encaminhamentos seja informatizado. Os resultados de exames podem ser acessados via web, facilitando o acesso e o diagnóstico.

No faturamento, a informatização traz agilidade ao processo, pois permite que se saiba o valor gerado no mesmo dia. A papelada é deixada de lado, o que traz economia, além de ser ambientalmente correto.

Engajamento

Para utilizar todas as funcionalidades oferecidas pelas tecnologias voltadas à clínica médica, é preciso treinar a equipe e ter visão estratégica do negócio. O médico que, em geral, também é gestor da clínica precisa estar ciente que mudar do analógico para o digital é um projeto que demanda engajamento de toda a equipe.

Para obter retorno por meio do uso da ferramenta, demanda o preenchimento dos dados seja realizado corretamente e sistemático, possibilitando assim, uma fonte de informações importantes não apenas do paciente, mas de toda a organização de Saúde, do backoffice ao assistencial.

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