Descubra como a digitalização de documentos hospitalares melhora eficiência, segurança e conformidade na saúde. Saiba mais sobre as soluções da MV.

A digitalização de documentos tem se tornado uma necessidade urgente no setor da saúde, especialmente em hospitais e clínicas, onde a gestão de prontuários médicos e outros documentos é fundamental para o atendimento eficiente e seguro dos pacientes. 

O uso excessivo de papel ainda é um grande desafio para a gestão hospitalar, comprometendo não apenas a agilidade no atendimento, mas também a segurança e a conformidade com as normas regulatórias.

Os prontuários médicos, por exemplo, são ferramentas essenciais para o diagnóstico e acompanhamento das condições clínicas dos pacientes. No entanto, a manutenção desses documentos em formato físico pode levar a problemas como perda de dados, dificuldade de acesso e até mesmo a deterioração dos arquivos. 

A digitalização de documentos surge como uma solução eficaz para esses desafios, permitindo que as instituições de saúde armazenem e acessem informações de forma rápida, segura e em conformidade com as leis vigentes.

 

Os principais desafios da gestão documental em hospitais

A gestão documental em hospitais enfrenta diversos desafios, especialmente quando se trata de documentos físicos. Um dos principais problemas é o armazenamento. 

Prontuários médicos, exames e outros documentos precisam ser guardados por, no mínimo, 20 anos, conforme determina a legislação brasileira. Isso exige um espaço físico considerável, que muitas vezes é limitado em instituições de saúde. 

Ainda, a manutenção desses documentos em papel pode levar a danos, como rasuras, perda de legibilidade e até mesmo extravio.

Outro desafio é a acessibilidade. Em um ambiente hospitalar, onde a agilidade no atendimento pode ser crucial, a dificuldade em localizar prontuários físicos pode atrasar procedimentos e comprometer a qualidade do cuidado ao paciente. 

A segurança dos dados também é uma preocupação constante, já que documentos físicos estão mais suscetíveis a acessos não autorizados e perdas.

Por fim, a conformidade com as normas regulatórias é um ponto crítico. A legislação exige que os prontuários sejam armazenados de forma segura e acessível, o que pode ser difícil de garantir com documentos físicos. 

A digitalização surge como uma solução para todos esses desafios, oferecendo uma maneira mais eficiente e segura de gerenciar documentos hospitalares.

 

Benefícios da digitalização para instituições de saúde e pacientes

A digitalização de documentos hospitalares traz uma série de benefícios tanto para as instituições de saúde quanto para os pacientes. 

Um dos principais ganhos é a redução de custos operacionais. Com a eliminação da necessidade de armazenamento físico, os hospitais podem liberar espaço para outras atividades, como a expansão de leitos ou a instalação de novos equipamentos médicos. 

Também, a digitalização reduz os custos com impressão, papel e gerenciamento de documentos físicos. Para os pacientes, a digitalização significa um atendimento mais ágil e seguro. 

Com os prontuários eletrônicos, os profissionais de saúde podem acessar as informações do paciente de forma rápida e precisa, o que é essencial em situações de emergência. 

Ainda, a digitalização permite que os pacientes tenham acesso aos seus próprios dados de forma remota, facilitando o acompanhamento de tratamentos e exames.

Outro benefício importante é a sustentabilidade. A redução do uso de papel contribui para práticas mais ecológicas nas instituições de saúde, alinhando-se às demandas por um setor mais sustentável.

 

Como a digitalização melhora a segurança e a conformidade regulatória

A segurança dos dados é uma das principais preocupações no setor da saúde, especialmente quando se trata de informações sensíveis dos pacientes. 

A digitalização de documentos hospitalares oferece uma solução robusta para esse desafio, garantindo que os dados sejam armazenados e acessados de forma segura. 

Sistemas digitais, como o SAME Digital da Green Paperless, utilizam infraestruturas de nuvem com altos padrões de segurança, seguindo normas internacionais e nacionais. Também, a digitalização facilita a conformidade com as normas regulatórias. 

A legislação brasileira, por exemplo, exige que os prontuários sejam armazenados por, no mínimo, 20 anos. Com a digitalização, as instituições de saúde podem garantir que esses documentos estejam sempre disponíveis e em boas condições, sem o risco de deterioração ou perda. 

A assinatura digital, exigida pelo Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2), também garante a autenticidade e a integridade dos documentos, atendendo às exigências da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

 

O impacto da digitalização de documentos na eficiência operacional dos hospitais

A eficiência operacional é um dos principais benefícios da digitalização de documentos hospitalares. Com a eliminação de processos manuais e a automação de tarefas, os hospitais podem otimizar suas rotinas e reduzir o tempo gasto com atividades burocráticas. 

Por exemplo, a digitalização permite que os prontuários sejam indexados e armazenados de forma organizada, facilitando a busca e o acesso às informações.

Ainda, a integração de sistemas digitais com outras ferramentas de gestão hospitalar, como o Soul MV, permite que os setores de faturamento e arquivo médico trabalhem de forma mais eficiente. O processo de fechamento de contas, por exemplo, deixa de ser físico e se torna digital, facilitando a auditoria e reduzindo erros.

A acessibilidade também é um ponto importante. Com os prontuários eletrônicos, os profissionais de saúde podem acessar informações de pacientes de até 15 anos atrás com apenas alguns cliques, o que é essencial para um atendimento rápido e eficiente.

 

Como garantir a segurança e a privacidade dos dados digitalizados

A segurança e a privacidade dos dados são preocupações fundamentais quando se trata da digitalização de documentos hospitalares. Para garantir que as informações dos pacientes estejam protegidas, é essencial adotar soluções que sigam os mais altos padrões de segurança. 

O SAME Digital da Green, por exemplo, utiliza a infraestrutura de nuvem da Oracle, que oferece um nível elevado de proteção contra acessos não autorizados e perda de dados.

Também, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige que as instituições de saúde adotem medidas para garantir a confidencialidade dos dados dos pacientes. 

A digitalização, quando feita corretamente, atende a essas exigências, oferecendo um ambiente seguro para o armazenamento e o acesso às informações.

A assinatura digital também desempenha um papel crucial na segurança dos dados. Ela garante a autenticidade dos documentos e a integridade das informações, evitando fraudes e acessos não autorizados.

 

O papel da MV na transformação digital da gestão documental hospitalar

A MV tem um papel fundamental na transformação digital da gestão documental hospitalar. Por meio de soluções como o SAME Digital da Green, a MV auxilia as instituições de saúde a adotarem práticas mais eficientes e seguras para o gerenciamento de documentos. 

A integração do SAME Digital com sistemas de gestão hospitalar, como o Soul MV, permite que os hospitais otimizem seus processos e reduzam custos operacionais.

Ainda, a MV oferece suporte para a implementação dessas soluções, garantindo que as instituições de saúde estejam em conformidade com as normas regulatórias e possam oferecer um atendimento mais ágil e seguro aos pacientes. 

A digitalização de documentos hospitalares é um passo essencial para a modernização do setor da saúde. A MV está pronta para auxiliar nessa transformação, oferecendo as ferramentas e o suporte necessários para uma gestão documental eficiente e segura.

Se sua instituição ainda enfrenta desafios com a gestão de documentos físicos, é hora de considerar a digitalização. Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar a transformar sua gestão hospitalar.