Com atendimento ligado a operadoras de Saúde, gestor do consultório deve otimizar seus processos para evitar perdas financeiras e, consequentemente, prejudicar o atendimento ao paciente e os resultados

No Brasil, quase 50 milhões de pessoas são beneficiárias de convênios médicos, de acordo com dados de novembro de 2017 da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS). A maioria dos atendimentos realizados em clínicas e consultórios é paga por operadoras de Saúde e está sujeita a glosas (recusa de pagamento, por parte da operadora, de procedimentos executados por prestadores de serviços, em função de divergências de conformidade). Um dos objetivos do sistema para clínica é diminuir essas ocorrências.

Inúmeros fatores podem levar a glosas:

• Erros no preenchimento de formulários e planilhas;
• Burocracia para autorização de procedimentos;
• Falta de conhecimento de datas de vencimento;
• Cláusulas de contratos e problemas no faturamento, em geral.

O sistema para clínica automatiza as rotinas e organiza as informações digitalizadas, permitindo acesso facilitado, cruzamento de dados, alerta e até mesmo aplicação de ferramentas de Business Intelligence e analytics para prever demandas.

De acordo com levantamento da Deloitte, 40% dos registros médicos contêm alguma inconsistência, o que pode levar às glosas. Uma pesquisa acadêmica realizada em 2009 mostrou que mais da metade (53%) delas ocorre por equívocos no preenchimento de prontuários, sobretudo no que se refere à prescrição de medicamentos. O sistema para clínica pode ser programado para reconhecer possíveis erros, evitando a ocorrência de anotações ilegíveis, descrição incorreta de remédios, registro de quantidades equivocadas e falta de assinaturas e carimbos.

Também é muito comum ocorrerem glosas relacionadas a materiais e medicamentos, quando há o registro de quantidade errada, por exemplo. É importante conhecer os processos envolvidos no atendimento ao paciente com detalhes, pois todos esses itens devem ser faturados. O mesmo material e/ou medicamento pode ter código, quantidade, preço e detalhamento diferente entre os convênios.

O sistema para clínica permite que todos os itens envolvidos em um determinado procedimento sejam relacionados conforme o valor pago por cada operadora, otimizando o trabalho do faturista. Um exemplo é o lançamento automático, na conta do paciente, da agulha e seringa necessárias para a aplicação de um medicamento por via endovenosa. É possível cadastrar kits e pacotes de procedimentos mais realizados, facilitando assim todo processo de faturamento e contratualização com as operadoras, minimizando erros humanos que podem levar a glosas.

A tecnologia possibilita ainda a exportação e retorno do arquivo de faturamento (.xml) no padrão da Troca de Informações na Saúde Suplementar (TISS), além de controlar a reapresentação das contas e acompanhar o recurso das glosas. Essa guia digitalizada funciona como uma garantia para a clínica médica pelos serviços prestados e pode ser facilmente cruzada com o pedido médico. Sem informatização, o documento original é enviado à operadora e nem sempre uma cópia fica com a instituição. Isso dificulta a confirmação sobre a regularidade da cobrança.

Na prática, essas funcionalidades proporcionam uma gestão inteligente do faturamento, com objetivo de evitar as perdas financeiras que comprometem a qualidade da assistência ao cliente/paciente.