Uma pesquisa da Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC) apontou números interessantes.

Uma pesquisa da Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC) apontou números interessantes. Uma primeira parte da pesquisa, que teve a participação de 70 empresas, mostrou que mais de 90% delas utilizam e-mail para fazer a gestão de contratos.

A segunda parte, onde 54 empresas foram entrevistadas, indicou que mais de 34% não controlavam os níveis de serviço dos contratos e mais de 75% sequer tinham uma metodologia de gestão de contratos.

Esses números mostram uma triste realidade nas empresas brasileiras, evidenciando a total falta de controle com essa importante área para os negócios.

Em se tratando do mercado de operadoras de planos de saúde, não é diferente. Afinal, ele está cada vez mais competitivo e com beneficiários e fornecedores mais exigentes. E no caso das operadoras, os contratos possuem públicos bem distintos: de um lado os beneficiários e empresas, que são os “clientes” da operadora (e cujos contratos devem seguir o que preconiza a lei 9656/98 e as normativas da ANS) e do outro lado a rede credenciada cuja missão é atender os seus beneficiários, mas, ao mesmo tempo, quer se cercar de garantias de atendimento e recebimento dos serviços prestados. Cuidar da relação com esses públicos é essencial para o sucesso de um empreendimento.

Às vezes, os gestores colocam como prioridades o atendimento aos clientes, o serviço a ser oferecido, os preços que vão ser praticados e a infraestrutura da empresa. Sim, são fatores cruciais. Mas fazer uma gestão de contratos eficiente minimiza problemas e permite concentrar esforços no crescimento do negócio.

A MV fez este artigo para ajudar você, que pode estar nas estatísticas da ANGC. Vamos apresentar alguns conceitos e dar dicas básicas para a sua empresa melhorar esse serviço internamente. Boa leitura!

O que é a gestão de contratos?

Praticamente todas as relações comerciais se estabelecem a partir de contratos. Assim, gerir bem essa área é extremamente importante para uma operadora de planos de saúde.

O principal objetivo da gestão de contratos é o acompanhamento de todo o ciclo de vida do documento: da sua criação, passando pela execução até o seu encerramento.

A performance financeira e operacional de uma empresa depende muito disso, uma vez que, ao realizar uma boa gestão com processos bem definidos, é possível minimizar riscos, analisar e identificar tendências ou problemas futuros.

A gestão de contratos permite que, ao final do período estabelecido pelo acordo, tudo ocorra bem, conforme redigido. É um benefício tanto para quem contrata, como os beneficiários, quanto para quem oferece o produto ou serviço que, no caso, são as operadoras de plano de saúde através da sua rede credenciada, rede esta também regida por contratos.

Um bom Gestor de Contratos deve acompanhar continuamente a realização do contrato, comparando o previsto com o que foi feito. Ele deve detectar toda e qualquer ocorrência, tendência ou possibilidade de desvio: se negativo, providenciar a correção ou solução; se positivo, capitalizar o ganho.

O que faz a gestão de contratos?

Uma boa gestão de contratos faz parte da rotina de toda operadora de planos de saúde que deseja aumentar o nível de organização e automação da sua relação com beneficiários e hospitais rede credenciada.

É uma ferramenta importante para acompanhar e controlar o fluxo entre departamentos da empresa, além dos fornecedores e clientes.

Todo contrato tem um ciclo de vida, passando pelo pedido mapeamento, análises internas e o seu encerramento. Ele estabelece tarefas associadas ou delegadas, e geri-lo permite mensurar o retorno e a execução de cada uma delas.

A gestão de contratos tem características e funções como:

• Cuidar do fluxo de trabalho do ciclo de vida de um contrato;
• Acompanhar o histórico do contrato, junto aos executores, prevendo gargalos e renegociações;
• Controlar os prazos de renovações conforme o perfil de cada parte envolvida;
• Identificar a necessidade de aditivos contratuais, realizando o controle de indicadores do ciclo dos documentos;
• Especificamente no caso de operadoras, verificar constantemente se os contratos estão de acordos com as normas em vigor da Agencia Nacional de Saúde;
• Realizar a comunicação entre as partes, utilizando, por exemplo, alertas com e-mails personalizados.

O que uma má gestão de contratos pode ocasionar?

O principal problema gerado por uma má gestão de contratos é a falta de cultura de uma operadora de saúde em realizar uma análise de risco interna.

Todo contrato deve passar por esse tipo de análise, uma vez que seus valores são de extrema importância para o funcionamento do negócio. A aprovação do documento deve avaliá-los, apresentando aos gestores não só os benefícios, mas o impacto do contrato, por uma metodologia consistente.

Entenda através deste caso: o término de um contrato com uma empresa prestadora de um serviço significa a possibilidade de uma nova escolha. Ou seja, é um processo que determina a substituição de empresas.

Se houver a necessidade da realização de licitação, por exemplo, é justamente essa mudança que implica um risco de continuidade dos serviços. É preciso avaliar esse impacto nos contratos, para assegurar a continuidade das atividades.

Outra questão a se pontuar é que contratos em desacordo a legislação que rege as operadoras podem sujeitá-las a sanções administrativas dos órgãos reguladores.

Como fazer uma boa gestão de contratos?

Fazer uma boa gestão de contratos exige tempo e dedicação. Existem algumas ações simples que podem gerar ótimos resultados para toda operadora de planos de saúde.

Padronize processos

Boa parte das despesas de operadores de planos de saúde vêm de custos assistenciais, desde o atendimento ao beneficiário até o credenciamento de médicos. Por isso, estabelecer padrões para a gestão de contrato permite tornar o processo mais eficiente, otimizando custos e comportando todas as demandas administrativas do setor.

Planeje custos

Estabeleça cláusulas contratuais que estipulem limites para os acordos. Isso faz parte de um planejamento realista e que impede custos extras nas negociações com hospitais, laboratórios, clínicas e médicos. Um bom exemplo é usar o tipo fee-for-service, um modelo de pagamento onde os serviços são discriminados e pagos separadamente. Ações desse tipo fazem parte de um bom planejamento estratégico para operadoras.

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Comunique-se com cada público

Faça ações específicas para cada tipo de público da sua operadora de planos de saúde, considerando os grupos conforme o tipo de contrato a que eles pertencem, tanto para beneficiários quanto para prestadores. Agir dessa forma permite estabelecer um relacionamento mais próximo, esclarecendo e informando os públicos em todos os momentos, de modo que o ciclo do contrato ocorra bem, do início ao fim.

Automatize sua gestão

É comum ver empresários que perdem seus contratos e têm que entrar em contato com um fornecedor para pedir uma cópia. Essa situação enfraquece a relação e evidência a desorganização. Por isso, opte por utilizar um software que realize a gestão de contratos automatizadamente, visando tornar seus processos mais eficientes e otimizados.

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