Hospital Digital "esconde" processos ainda analógicos

Enquanto a área assistencial implementa a jornada digital do paciente, do lado de cá — onde está o pessoal do administrativo — a operação ainda segue rodeada de muito papel. E isso precisa mudar

1646142022070762c73806d6220.jpeg

A jornada digital do paciente é uma realidade. Hoje, ele começa o relacionamento com a instituição de Saúde através de uma central bem equipada, onde pode agendar exames e consultas sem precisar imprimir guias, conectando suas informações diretamente ao prontuário eletrônico.

Depois, quando finalmente o paciente chega ao hospital em si e abre sua ficha na recepção, assinando documentos diretamente em um tablet, o caminho eletrônico o acompanha, seja para realizar exames, receber medicamentos prescritos ou fazer um procedimento cirúrgico.

Só que, enquanto isso acontece na área assistencial, do lado de cá da gestão hospitalar, todas as informações necessárias à gestão de faturamento, de suprimentos e materiais, entre outras importantes questões administrativas, ainda não estão acompanhando essa trilha digital. Ao contrário, a falta de uma governança digital bem estruturada em processos impede a integração dos sistemas administrativos com as demais áreas assistenciais, tornando o uso de papel não só recorrente, como predominante.

Para resolver essa questão, a interoperabilidade de sistemas dentro e fora do hospital, entre prestadores e fontes pagadoras é fundamental. Só dessa forma é possível ter uma simplificação dos processos que compense todo o investimento em TI em Saúde que o Hospital Digital fez nos últimos anos. E com sistemas interoperáveis em funcionamento, toda a questão cultural que ainda faz do backoffice um repositório de papel deve mudar, já que o benefício da tecnologia deve superar resistências antigas a processos e à tecnologia em si.

O que precisa mudar

Durante o Meeting “Debaixo do tapete do hospital digital: por que o backoffice ainda é tão analógico?” realizado em parceria entre Informa Markets e MV, e que reuniu gestores da Saúde de diversas instituições nacionais em um encontro privado acontecido em abril, foram listados os processos analógicos que precisam urgentemente ser revistos.

Além disso, algumas soluções adotadas por diferentes instituições de Saúde foram reveladas e podem servir de modelo para inspirar colegas de outras organizações. Acompanhe:

Digitalização inadequada de processos - A gestão em Saúde concorda que tudo precisa começar com a consolidação e a implementação de processos bem estabelecidos nas áreas administrativas, especialmente em áreas-chave, como a gestão de faturamento, a gestão de suprimentos e a redução de glosas, por exemplo. Quando isso não acontece, a implementação da tecnologia fatalmente resultará em uma informatização de processos inadequados, onde faltarão informações estruturadas para qualquer tomada de decisão estratégica.

Operação e uso de materiais - Esta é uma área em que a digitalização já está implementada — por exemplo com o uso de bipagem de medicamentos e materiais — mas que, sabidamente, ainda usa muito papel para anotar os insumos usados durante o procedimento. Os circulantes de sala que fornecem esses materiais operatórios costumam relatar o processo doloroso por não poderem usar o sistema enquanto atendem os profissionais de Saúde, pela pressa com que são chamados a atender os cirurgiões.

Resistência ao preenchimento no sistema - Enquanto alguns profissionais sofrem por não poder usar o sistema, muitas vezes o problema está naqueles que simplesmente se recusam a preencher as informações do planejamento cirúrgico e perioperatório diretamente no sistema de gestão, ou ainda permanecem seguindo processos antigos de uso de papel. Para esses casos, algumas ações pontuais da gestão hospitalar podem contornar a dificuldade. Um exemplo, é só autorizar o uso de centro cirúrgico aos médicos que preencherem o prontuário eletrônico devidamente para facilitar o fechamento das contas e o faturamento.

Operadoras de Saúde não digitalizadas - Mais um exemplo de questão cultural referente ao órgão pagador. Muitos hospitais digitais relatam enfrentar uma situação desafiadora quando precisam usar papel para o envio de contas médicas às operadoras de Saúde que não aceitam essas informações via processo eletrônico.

Integração entre diferentes sistemas - Esse ponto é bastante complexo e costuma ser um entrave para instituições que agregam diferentes clínicas e unidades, cada uma com seu próprio sistema de gestão. A dificuldade é ler todos os dados fornecidos ao backoffice de uma maneira unificada para que a gestão de faturamento e outros processos administrativos também sejam únicos.

Relacionamento com múltiplos fornecedores e fontes pagadoras - Uma das características do backoffice hospitalar é a de sempre se relacionar com o exterior do hospital, onde encontra diversos parceiros e fontes pagadoras, cada uma com seus fluxos, processos, exigências, rotinas e sistemas de gestão. Isso faz com que as áreas administrativas, muitas vezes, precisem voltar a usar papel ou até sistemas mais engessados, que permanecem como legado do setor. Para dar um passo à frente na solução desses desafios a interoperabilidade entre sistemas é fundamental.

Descompasso entre investimentos na área assistencial e financeira - Por fim, listamos um ponto no qual a discussão sobre a cultura organizacional do hospital se faz necessária. Do contrário, os investimentos tendem a sempre seguir rumo a inovações assistenciais, ao invés de também trazerem soluções para as áreas administrativas — como o uso de automatização (RPA, por exemplo). Para tentar equalizar essa relação, já existem instituições propondo duas filas distintas para tais investimentos, justamente para o backoffice deixar de “competir” com a assistência e poder seguir sua própria trilha digital.

;