O não aproveitamento da capacidade máxima dos recursos, tanto na rede pública de saúde ou privada como hospitais, centros de diagnósticos e ambulatórios, acaba sendo responsável pela baixa produtividade gerando perdas financeiras assim como a insatisfação por parte dos usuários do sistema de saúde pública ou privada.

Esse descompasso muitas vezes está ligado, direta ou indiretamente, à falta de um sistema de gestão hospitalar eficiente que integre as áreas de agendamento, faturamento, autorizações, farmácia e demais áreas envolvidas na cadeia de produção.

Um levantamento feito pela Prefeitura de Canoas, no Rio Grande do Sul, indicou que as faltas dos munícipes às consultas marcadas na rede de saúde da região geravam prejuízos de 500 mil reais por trimestre aos cofres públicos. Já outro estudo feito pelo Ambulatório de Especialidades Médicas de Votorantim, em São Paulo, apontou que 20% das consultas agendadas nas UBSs da cidade deixavam de ser realizadas porque o paciente simplesmente não comparecia no dia e no horário marcados. Na rede estadual da Grande Vitória, no Espírito Santo, o percentual de ausências nos procedimentos é ainda mais assustador, chegando a 46%.

Mas não se engane ao pensar que só a rede pública sofre com a ociosidade dos recursos. Também na rede privada, mesmo com a imposição de multas em caso de ausências, os percentuais de não comparecimento são muito próximos. Tudo isso resulta em baixa produtividade, equipe ociosa, perda de faturamento e maior tempo de espera aos demais usuários. Mas sabia que, tanto para o centro de diagnóstico, ambulatório e hospitais, um software de gestão integrado pode ser um divisor de águas, colocando fim a essa lacuna de eficiência? Confira como:

 

Prejuízos da ociosidade

O grande lapso de tempo existente entre o agendamento e a consulta é um dos fatores que explicam índices tão elevados de ausências, seja na rede pública ou na particular. Para resolver um problema tão simples há também uma solução modesta: um controle automatizado, que dispare lembretes (mensagens de texto) na véspera dos procedimentos. Só isso certamente já contribui bastante para a redução do absenteísmo e produção dos consultórios, equipamentos e salas.

Mas a verdade é que, muitas vezes, a ausência parte também dos próprios profissionais de saúde! Por isso, eles também devem ser contemplados com um recurso de apoio, como a facilidade no acesso à agenda, por exemplo. Afinal de contas, especialmente quando se trata de recursos médicos alugados ou adquiridos por meio de financiamentos mais extensos, seu uso em potencialidade máxima ajuda a diluir os custos de aquisição, consequentemente melhorando os resultados financeiros de centros de diagnóstico, ambulatórios e hospitais.

Atualmente existem no mercado poderosos softwares de gestão hospitalar, capazes de otimizar o agendamento de consultas e exames, além de distribuir salas e equipamentos adequadamente. Esses sistemas de gestão em saúde de alta tecnologia oferecem também recursos para determinar a taxa de ocupação da agenda, no intuito de delimitar o nível de ocupação ou ociosidade da equipe. A implantação de um sistema como esse proporciona à instituição:

• Redução das taxas de cancelamentos e transferências de cirurgia com a automação dos processos e das áreas envolvidas, resultando em uma gestão de excelência no centro cirúrgico e na administração dos recursos;
• Possibilidade de o profissional de saúde visualizar sua agenda remotamente, por meio de um dispositivo móvel como um smartphone ou um tablet;
• Envio de mensagens (e-mail ou SMS) aos beneficiários com consultas e exames marcados, facilitando o controle e evitando esquecimentos;
• Agendamento integrado ao fluxo de assistência à saúde do beneficiário, com prontuário eletrônico e controles financeiro e contábeis, por exemplo;
• Otimização do fluxo de atendimento, reduzindo as filas nas urgências e emergências, de modo a descongestionar o serviço e humanizar o atendimento;
• Ampliação da produtividade da equipe médica todo.

 

Atualização com integração

A integração precária ou às vezes até inexistente do processo de agendamento junto aos meios eletrônicos é apenas um sintoma de um problema bem maior: a ausência de informatização completa dos hospitais e dos centros de diagnóstico no Brasil. Só para você ter uma ideia mais concreta, em 2012 eram apenas 15%. Como comparação, podemos citar o exemplo de Portugal, cuja proporção de hospitais com processos clínicos eletrônicos chegava a 83%, de acordo com um levantamento realizado no ano passado.

Há até pouco mais de uma década, as iniciativas de informatização de hospitais e centros de diagnóstico brasileiras estavam ligadas exclusivamente à adoção de sistemas administrativos isolados, sem integração com os demais processos internos e sem qualquer impacto na área clínica. O resultado desse atraso se vê no baixo índice de certificações e no colapso na infraestrutura da rede de saúde nacional, tanto pública como privada.

Para ilustrar melhor a questão, vale a pena lembrar que o Brasil tem menos de 200 hospitais com certificação da Organização Nacional de Acreditação (ONA) e menos de 50 com certificação Healthcare Information and Management Systems Society (HIMSS), a mais importante na área de saúde digital do mundo. Na prática, essa desatualização equivale e um precário gerenciamento no fluxo de atendimentos, prontuários em papel de difícil acesso e fácil extravio, decisões médicas tomadas sem visão global da saúde do beneficiário, administração financeira sem integração com as demais áreas da instituição, além de baixa avaliação no Índice de Desempenho da Saúde Suplementar (IDSS), sendo divulgado anualmente pela Agência Nacional de Saúde e se baseia em dados informados por meio das guias do padrão TISS.

A utilização máxima da capacidade de salas, consultórios e equipamentos em um hospital ou centro de diagnóstico nada mais é que o reflexo de um estabelecimento dotado de sistemas de informação de excelência, capazes de integrar processos, fluxos e procedimentos automatizadamente e com racionalização inteligente de recursos e mão de obra.

 

Retorno como prova

O grande desafio dos gestores de TI da área de saúde é, portanto, mostrar aos diretores de hospitais e centros de diagnóstico que a saída para o ajuste no descompasso entre aumento de demanda, elevação de custos e descontrole operacional da rede hospitalar pública e privada no país passa, inevitavelmente, pela informatização total dos estabelecimentos. O retorno desse investimento não os deixará mentir.

Um sistema de gestão em saúde que integre processos administrativos, organização logística de consultas e registros eletrônicos referentes aos beneficiários consegue melhorar significativamente o controle sobre o faturamento, reduzir glosas, facilitar o processo de acreditação hospitalar e melhorar a rotatividade no centro de diagnóstico ou hospital, impulsionando a instituição para o alcance da excelência em assistência à saúde.

A propósito, sua instituição de saúde atualmente utiliza seus recursos e sua infraestrutura disponível na capacidade máxima? O que ainda o impede de implantar de um sistema de gestão para solucionar esse gap de eficiência?