O hospital apresenta um dos ambientes mais complexos do universo corporativo, pois além de conter todas as variáveis comuns do mercado (como busca pelo lucro, gestão eficiente de custos, esforço pelo domínio do setor, cobrança de metas e assim por diante), ainda lida com as variáveis humanas.

Afinal, a função última de um hospital é lidar, delicada e sensivelmente, com seres humanos em seu estado mais intenso de fragilidade. Ligar essas duas questões exige dos administradores hospitalares um longo caminho de treinamento específico, dentro de programas de capacitação que conjuguem as modernas técnicas de administração com as idiossincrasias das instituições de saúde.

Nesse cenário, o grande problema é que as instituições de nível superior do país na área de saúde tradicionalmente não incluem em sua grade abordagens específicas à gestão hospitalar. O que se percebe é uma preocupação muito grande com a aquisição de habilidades técnicas, deixando de lado, no entanto, a lapidação das competências gerenciais. O resultado se vê pela chegada no mercado de um exército de novos profissionais com conhecimento apenas teórico e pouca (ou nenhuma) habilidade para lidar com as demandas gerenciais de um hospital.

Esse gap de competências deve ligar o alerta dos diretores dos hospitais acerca da importância de preencher essas lacunas com capacitação constante e ferramentas tecnológicas de gestão que tragam dinamismo ao workflow das instituições. Facilita-se, assim, o processo de gestão e o trabalho do gestor hospitalar, que deve andar de mãos dadas com a atenção ao cuidado dos pacientes, ao nível de excelência. Mas como exatamente preparar os gestores dos departamentos para o serviço de ponta? Pois é o que você verá no post de hoje:

O gerenciamento hospitalar

O gerenciamento hospitalar pretende planejar, organizar, dirigir e controlar todos os recursos necessários para o alcance da excelência na prestação de assistência à saúde, o que passa pelo controle pleno dos recursos financeiros, de pessoal e até de máquinas e equipamentos. O gestor hospitalar materializa uma espécie de ponte entre os colaboradores, os pacientes, as operadoras de planos de saúde e a infraestrutura da instituição, assegurando qualidade de trabalho à sua equipe, processos eficazes aos pacientes, boa relação com fornecedores e assim por diante.

A administração em saúde envolve, em última análise, governar. É preciso ter coragem e visão de negócio para tomar decisões, agir sempre pensando no bem-estar dos pacientes e na qualidade dos cuidados oferecidos, enxergar oportunidades onde os outros veem apenas obstáculos. Administrar um hospital é ter consciência de que, para que a instituição de saúde preste um serviço de ponta, é preciso que ela mesma esteja saudável, sobretudo, do ponto de vista financeiro. Os administradores dos departamentos dos hospitais são o cerne do sucesso de todo o time.

O papel dos gestores

Os gestores são os responsáveis por mover alguns fatores fundamentais em uma empresa, tais como:

Motivação de equipes

Caberá ao gestor comandar o processo de elaboração da política de avaliações de desempenho, a fim de que elas sirvam não como desmotivação, mas como ponto de ignição para a correção de falhas e a melhoria de performance. A decisão de aplicar uma avaliação de desempenho 360º, por exemplo, no lugar do mero preenchimento de fichas com caráter exclusivamente punitivo, é um exemplo de postura gerencial que se reflete na qualidade do atendimento como um todo em um hospital.

Gestão de insumos

Estima-se que as despesas com medicamentos respondam por um percentual de 25% a 40% de todo o gasto de um hospital. Esses números mostram a criticidade da administração eficiente dos fármacos, bem como dos demais insumos usados no dia a dia de uma instituição de saúde. Caberá ao gestor de estoque, portanto, sempre contar com dados atualizados sobre estoque mínimo, ponto de pedido, curva de flutuações de demanda, rotatividade dos estoques e muito mais. Esse detalhamento certamente se refletirá nos números finais dos Demonstrativos de Resultados do Exercício (DREs) do hospital.

Todavia, é importante lembrar que, atualmente, em meio a tantas responsabilidades cabíveis a esses profissionais, ter todas essas informações atualizadas em tempo real exige um sistema de gestão em saúde eficiente, que dará suporte para que o gestor de estoques consiga bons resultados no controle de custos do estabelecimento.

Controle das finanças

O gestor do departamento financeiro de um hospital deve conhecer profundamente as necessidades de investimento da instituição, suas fontes de financiamento, as informações atualizadas de procedimentos glosados, além de saber tomar decisões corretas de movimentação do fluxo de caixa, a fim de construir um hospital sustentável.

O controle do percentual de glosas depende diretamente desses profissionais. São essas negativas de pagamento por parte das operadoras que ajudam a comprometer ainda mais a saúde financeira de um hospital. Vale lembrar que, enquanto a média do mercado circula em torno de 8% a 10%, existem instituições que conseguem reduzir o índice de glosas para abaixo dos 2%.

Além disso, o fato de se tratar de uma empresa diferenciada, em que os pagamentos costumam vir (no caso de reembolso de operadoras de planos de saúde) muitos meses após a realização dos cuidados médicos, ainda exige visão de longo prazo e extrema sagacidade desses profissionais, além, evidentemente, de soluções de inteligência de negócio focadas em saúde para proporcionarem o devido suporte.

Gestão das áreas assistenciais

• Como será controlado o fluxo de atendimentos?
• Existe algum sistema implementado no hospital que gerencie as chamadas e a distribuição de tarefas aos profissionais, evitando que haja médicos e enfermeiros ociosos, simultaneamente a outros profissionais sobrecarregados?
• O fluxograma de atendimento garante quanto tempo de lapso entre o cadastro na recepção e a administração da medicação na enfermaria?

Todas essas questões devem ser pensadas pelos gestores das áreas assistenciais do hospital, que trabalhará, como ocorre em todas as áreas, em sintonia com as ferramentas de gestão hospitalar de ponta no mercado, a fim de integrar processos e enxugar procedimentos desnecessários.

A equipe de gestores

A adequada administração hospitalar é fundamental para a qualidade dos serviços prestados. Por isso, não basta ter uma equipe qualificada, atualizada com os protocolos clínicos mais recentes e com as técnicas mais modernas do meio acadêmico. É preciso que esses profissionais sejam liderados por gestores de saúde de alta capacitação, capazes de integrar equipes, motivá-las, organizar os recursos, gerir com eficiência as finanças do hospital e saber quando (e o que) deve ser investido para facilitar o trabalho desses especialistas.

O sucesso na administração de saúde depende diretamente da implementação de sistemas de gestão que coletem a agreguem indicadores, forneçam relatórios e gráficos, além de homogeneizar as informações que circulam por ali. É dessa conjugação entre TI em saúde e capital humano que nascerá o sucesso de um hospital!

Para facilitar a administração da equipe de gestores, há ferramentas estratégicas que podem ser usadas como auxiliares no processo de visualização da performance do time e no auxílio de proposição de mudanças. É o caso do Balanced ScoreCard (BSC), que atua em diversas perspectivas, indo desde a área financeira, passando pelos clientes e os processos internos até chegar ao aprendizado e ao crescimento.

O BSC encarrega-se de traduzir a missão da empresa em indicadores e metas a serem alcançados pela equipe, os quais podem ser gerenciados por meio de softwares de gestão com base de dados alocados em nuvem. Esse sistema possibilita seu acesso via mobile e, portanto, o acompanhamento on-line da performance no ambiente hospitalar.

A gestão de indicadores por meio de soluções em Business Intelligence será o fio condutor para as pautas das reuniões de trabalho na instituição, uma vez que elucidará gaps de eficiência, processos a serem aprimorados e ações que devem ser implementadas para o efetivo alcance da excelência.