Em qualquer empresa, a gestão de estoques é um aspecto de grande importância para o sucesso do empreendimento, e nas farmácias hospitalares isso não é diferente.

No Brasil, o estoque de medicamentos é responsável por 5 a 20% do orçamento dos hospitais, e um bom gerenciamento desses recursos é imprescindível para diminuir falhas, reduzir custos e garantir o armazenamento dos medicamentos necessários para os pacientes.

Infelizmente, no Brasil, os insumos hospitalares e medicamentos tem um custo muito alto, e os recursos dos hospitais são cada vez mais escassos e controlados. Por isso, o principal desafio das farmácias hospitalares modernas é garantir a disponibilidade máxima dos produtos com o menor nível de estoque possível. Para conquistar esse objetivo, é necessário analisar os principais aspectos da gestão envolvidas em um planejamento de estoque eficiente.

 

Atividades de gestão de estoques

A gestão de estoques pode ser classificada em dois tipos de atividades:

• Atividades operacionais: Com foco no controle de movimentação dos produtos, registro das movimentações, recebimentos, conferências, armazenagens e distribuição
• Atividades estratégicas: Buscando uma reposição mais eficiente, através da análise dos dados de distribuição e estoques

As ferramentas de gestão de estoques visam a eficiência na prestação de serviços farmacêuticos, evitando desequilíbrio no nível de estoque e a consequente interrupção das atividades da farmácia no ambiente hospitalar.

Além do aspecto de gerenciamento do nível dos estoques, é imprescindível estabelecer padrões para garantir a qualidade e a especificação adequada dos produtos, além do armazenamento apropriado e a preocupação com o uso seguro de todos os medicamentos e insumos.

 

Problemas encontrados na gestão de estoques

Entre os principais problemas encontrados na gestão dos estoques de farmácia hospitalar, podemos citar:

• O elevado nível de estoque exigido pelo quadro de médicos e pela administração do hospital;
• A falta de sistemas computadorizados para controle dos níveis de estoque, taxas de juros altas (fixadas pelo governo ou pelo mercado);
• A necessidade de controles rígidos da data de validade dos medicamentos e seus efeitos colaterais.

A logística das farmácias hospitalares costuma ser bastante complexa por serem responsáveis pelo abastecimento e distribuição de medicamentos necessários para os atendimentos realizados na instituição. Somado a isso, os custos de manutenção de estoques no país são mais elevados em relação aos países desenvolvidos, portanto o controle rígido do nível de estoque é cada vez mais importante.

 

Controle de estoque na farmácia hospitalar

De maneira simples, as principais funções do controle de estoque em farmácias hospitalares são:

• Determinar o que será comprado e em quais quantidades;
• Determinar o que deve permanecer em estoque;
• Controlar os medicamentos estocados;
• Identificar e retirar do estoque itens danificados ou fora do prazo de validade;
• Conduzir inventários periódicos;
• Atender as demandas de medicamentos para os pacientes;
• Controlar o uso seguro dos medicamentos.

 

Gestão de estoques passo a passo

Para controlar o estoque e garantir níveis mínimos de funcionamento, ao mesmo tempo, mantendo os custos no orçamento, é importante seguir quatro princípios básicos de gestão, facilmente empregados em farmácias hospitalares:

 

Planejamento

Um planejamento de estoque eficiente consiste em captar informações sobre recursos financeiros e necessidades de consumo, e com base nesses dados determinar as necessidades de distribuição de materiais e insumos, planejar a capacidade de atendimento e realizar o gerenciamento do estoque de produtos.

 

Abastecimento

Compreende a compra, o recebimento, a inspeção, o armazenamento e a distribuição dos medicamentos e insumos conforme a demanda. É importante, nesta etapa, manter registros atualizados de preços, realizar avaliações constantes da qualidade dos produtos e da certificação dos fornecedores, e se manter atento às exigências contratuais e condições de pagamento.

 

Execução

Envolve a solicitação e recebimento de materiais, teste dos produtos, armazenamento dos medicamentos e insumos, embalamento e distribuição. Um aspecto fundamental da execução da gestão de estoque é a avaliação do sistema de controle, o mobiliário e equipamentos disponíveis e os procedimentos envolvidos no agendamento das compras e seu recebimento.

 

Distribuição

Se relaciona com a implantação de pedidos, controle da base de dados dos medicamentos e pacientes, desenvolvimento de rótulos e embalagens necessárias à distribuição, e registro detalhado das prescrições e distribuição dos produtos.

 

Aspectos importantes da gestão de estoques

O planejamento dos estoques de uma farmácia hospitalar deve considerar diversos fatores:

• Padronização de medicamentos: Para manter um nível de estoque que atenda a todas as necessidades hospitalares, é importante investir na padronização dos cadastros, considerando a prescrição médica, a distribuição do medicamento e o faturamento financeiro. A falta de padronização dos processos é um dos maiores erros na gestão hospitalar.
• Histórico dos fornecedores: O cadastro dos fornecedores de medicamentos deve conter, além das informações básicas da empresa, registros dos prazos de pagamento, de suas práticas financeiras e dos medicamentos mais vantajosos (em valores e quantidades) para o hospital.
• Cálculo de parâmetro: Considerando o estoque como um ativo flutuante, é importante ter em mãos dados atualizados sobre a necessidade de medicamentos e insumos, considerando a quantidade mínima e máxima de cada material e medicação em casos emergenciais, e calcular os parâmetros de estoque.
• Controle da Anvisa: Responsável pelo controle de todos os medicamentos e materiais hospitalares fabricados, através do número de lote, data de validade e código de barras.
• Processo de compras: Com o auxílio de programas especializados, é possível filtrar os fornecedores e realizar os pedidos baseados em critérios como preço, condições de pagamento e relacionamento com o fornecedor.
• Individualização de medicamentos: Um processo comum em farmácias hospitalares, que consiste em dividir os medicamentos em unidades fracionadas, mantendo em cada fração as informações referentes a lote, data de validade e demais características para controle.

Uma gestão eficiente do estoque na farmácia hospitalar é essencial para evitar falhas com a medicação de pacientes, reduzir perdas relacionadas à data de expiração dos produtos, reduzir custos com a compra de medicamentos e insumos e garantir um bom atendimento a todos os pacientes. Os investimentos feitos no planejamento e controle de estoques tem retorno garantido, tanto nos aspectos da excelência de atendimento quanto no ponto de vista financeiro, e são essenciais para uma boa administração hospitalar.