A rede hospitalar privada do país passa, há alguns anos, por uma violenta crise financeira. E o atual período de retração econômica e instabilidade política só agravou o quadro já nada ideal.

Sem as isenções fiscais e benefícios tributários comumente oferecidas a outros setores, o segmento atravessa um dos piores momentos de sua história. O cenário pode ser explicado por diversos fatores, como as dificuldades na obtenção de crédito, a baixa remuneração dos serviços e a ausência de facilitações tributárias. Isso sem falar na ascensão repentina de milhões de brasileiros à classe média, dando a esses cidadãos acesso a serviços que antes eram privilégio de poucos. Um deles é a rede de saúde privada.

Do ponto de vista social, essa mudança é ótima. O problema é que a brusca e maciça adesão não ofereceu tempo para que a rede privada de saúde se adequasse ao novo contexto, e é especialmente esse despreparo que explica as filas imensas também nos hospitais particulares, a baixa qualidade no atendimento e, principalmente, suas imensas dificuldades para fechar o mês com a conta no azul. Viu como o setor de faturamento hospitalar exerce um papel estratégico nessas organizações? Quer entender melhor por que você precisa investir nessa área? Basta acompanhar os próximos tópicos:

As atribuições e responsabilidades do setor

O departamento de faturamento hospitalar é responsável por assegurar a gestão inteligente das receitas do hospital, com foco no longo prazo e nas possíveis perdas financeiras advindas de procedimentos glosados. O setor definirá os recursos disponíveis para investimentos e como o hospital pode resolver o paradoxo entre qualidade de serviços e meios limitados.

Complicando ainda um pouco mais a situação, as recentes flutuações no câmbio aumentam ainda mais as responsabilidades dos profissionais do setor, uma vez que muitos equipamentos e maquinários, além de parte dos fármacos adquiridos pelos hospitais do país são importados.

Em um cenário como esse, o tênue limiar entre as instituições de saúde de sucesso (que andam na contramão do mercado, acumulando lucros sucessivos e crescimento robusto) e as demais (que se digladiam mês após mês contra a insolvência) costuma repousar na eficiência do setor de faturamento hospitalar.

O poder do benchmarking competitivo

Antes de mais nada, é preciso parar de enxergar o setor financeiro como apenas um registrador de dados estáticos ou elaborador de Demonstrativos de Resultados do Exercício (DRE), fluxo de caixa e assim por diante. Na verdade, tal departamento é muito mais estratégico do que geralmente se imagina, tanto que a área já vem sendo usada pelos mais importantes hospitais do Brasil, de forma dinâmica, como essencial para a tomada de decisões.

Algumas instituições têm deslocado para este setor parte das questões de gerência do dia a dia, enquanto outras têm até mesmo ofertado aos gerentes financeiros algumas tarefas de distribuição de atividades ao hospital. Afinal de contas, quem melhor para identificar e corrigir erros no workflow dos atendimentos (que muitas vezes acabam resultando em inconsistências documentais e aumento no volume de glosas) do que os profissionais ligados ao faturamento?

O enriquecimento da área de faturamento ajuda a instituição a evoluir progressivamente, no sentido de otimizar ações e reduzir riscos de glosas, otimizando a regulação de fronteira aos novos contratos. Experimente fazer um benchmarking competitivo e perceba que os grandes players do mercado já se deram conta da posição estratégica ocupada pelo faturamento hospitalar.

A gestão financeira e a regulação prudencial

Uma gestão financeira hospitalar de excelência trabalha para o equilíbrio econômico-financeiro da instituição para garantir a qualidade na prestação de saúde oferecida aos pacientes. Há também, evidentemente, uma preocupação com o lucro, com a distribuição de dividendos aos acionistas (no caso de corporações da área de capital aberto), além do fortalecimento da marca na sociedade.

O problema é que a entrada e a saída de recursos na administração hospitalar envolvem peculiaridades que facilitam a tomada de decisões equivocadas e a insolvência no médio prazo. Essa particularidade da gestão de instituições de saúde eleva ainda mais a importância do setor de faturamento para o sucesso de um hospital.

Isso acontece porque, diferentemente de outros segmentos (em que a prestação de serviço e o pagamento costumam ser feitos praticamente de forma simultânea), no setor hospitalar, o lapso entre a prestação de assistência e o recebimento dos valores devidos costuma ser extenso (especialmente considerando que a vasta maioria dos atendimentos realizados nos hospitais privados do país é feita por meio de planos de saúde). Encerrados os cuidados ao paciente, inicia-se então uma longa jornada burocrática, que passa por:

A instituição gera guias e documentações para envio ao setor de faturamento;

• O setor confere as exigências da operadora e solicita complementação à área médica e à enfermaria, quando necessário;
• Agora se pode enviar as documentações à operadora;
• Recebida a cobrança, a operadora procede aos registros em seus sistemas e direciona os documentos à análise do setor de auditoria médica;
• Tal auditoria analisa os documentos e, em caso de sintonia com as formalidades exigidas, trata de encaminhá-los ao setor financeiro para o pagamento;
• A área financeira da operadora recebe a autorização, processa e liquida o pagamento ao prestador de serviços.

Perceba que essas etapas não se sucedem instantaneamente e como esses recebíveis entram nos registros contábeis e financeiros no ativo, alguns gestores inexperientes da área de finanças podem enxergar equivocadamente uma suposta folga no caixa ou uma suposta liquidez que, na realidade, não existe. Até porque a operadora sempre pode questionar algum procedimento e até mesmo a efetivação da glosa.

O resultado da aprendizagem do faturamento deve se refletir em melhorias de resultados nos novos contratos, mas se estrutura hospitalar é regulada por uma governança que nos deixa com um sentimento de orfandade nesse cenário, o resultado é, invariavelmente, imensos prejuízos ao hospital.

Esses detalhes reforçam a necessidade de se investir no treinamento e na capacitação das equipes ligadas ao setor financeiro, fortalecendo as decisões que emergem desse departamento.

O investimento em sistemas de gestão hospitalar

Em meio a tantos elementos de despesas, promissórias, financiamentos a serem amortizados e recebíveis a prazo, não há como a equipe de faturamento hospitalar alcançar a perfeição no gerenciamento de recursos sem o auxílio de um sistema de gestão. Um software de controle financeiro em saúde agrega todas as informações que circulam na instituição e facilitam o processamento dos relatórios de faturamento. Dentre outras virtudes, uma aplicação como essa (que funciona em nuvem, portanto, permite acesso de qualquer ponto com acesso à internet) proporciona aos colaboradores do setor:

• Gerar as faturas de cobrança dos serviços prestados com muito mais rapidez (com a possibilidade, inclusive, de integração com os sistemas das operadoras);
• Emitir relatórios de controle de faturas, mostrando guias pendentes, emitidas e todas as informações referentes a cada documento, com sistema de busca e pesquisa por diversos critérios;
• Analisar com maior embasamento a ocorrência de glosas, identificando suas causas;
• Registrar dados no padrão TISS (Troca de Informação de Saúde Suplementar), eliminando a necessidade de coleta e padronização de dados de última hora;
• Facilitar a solução dos casos de glosas administrativas e técnicas, localizando com maior celeridade todo o conjunto probatório;
• Preparar os recursos de glosas às operadoras com rapidez, liberando a equipe de faturamento para se concentrar em questões mais estratégicas e assegurando maiores chances de reversão de pagamentos anteriormente negados;
• Manter um registro com todo o histórico financeiro do hospital em uma única fonte, mas que possa ser visualizado, inclusive, fora da instituição.