Já se foi o tempo em que a expressão dificuldades financeiras na área da saúde era sinônimo de setor público. Atualmente, fatores externos ao ambiente hospitalar fazem do gerenciamento de custos uma área mais que vital para o sucesso das instituições do setor.

A ascensão repentina de uma nova classe média, formando um verdadeiro exército de novos pacientes a darem entrada nos hospitais particulares do país sobrecarregou o sistema sem que houvesse tempo para adaptação. As baixas remunerações dos serviços de saúde em comparação com o impacto dos custos, as flutuações no câmbio que encarecem ainda mais a compra e a manutenção de equipamentos, além da crescente necessidade de investimento em novas tecnologias. São inúmeros os fatores que tornam a contabilidade hospitalar difícil de ser fechada.

A saúde financeira dos hospitais do país é tão grave que, só em 2015, mais de 200 hospitais filantrópicos fecharam as portas e, na área privada, muitos hospitais particulares têm extinguido seus serviços pediátricos e UTI para bebês. Tudo para tentar equilibrar as contas e manter o fluxo de caixa em ritmo minimamente organizado. Em meio a todo esse turbilhão, o melhor a se fazer é gerenciar melhor os custos e encontrar gargalos na produção, não é mesmo? Então acompanhe as dicas que preparamos e aprenda pelo menos por onde começar:

O abstrato se transforma em concreto com planejamento

Como bem diz o ditado chinês, “Se quiser derrubar uma árvore na metade do tempo, gaste o dobro do tempo amolando o machado”. Esse ensinamento nos diz muito a respeito da importância de planejar previamente as ações antes de direcionar recursos e esforços, evitando desperdício de energia, tempo e, no caso, principalmente dinheiro. A falta de planejamento nos hospitais privados e públicos brasileiros ainda salta aos olhos e é uma situação que pode ser comprovada por meio dos detalhes.

Não é raro, por exemplo, vermos leitos repletos de tomadas de formatos e voltagens diferentes, sem que sequer haja uma simbologia ou um sistema de cores que diferencie uma da outra. Esse detalhe demonstra a falta de layout prévio, levando a entender que os equipamentos tenham sido colocados ali aleatoriamente e, a partir deles, foram instalados os pontos de energia. Um verdadeiro show de improviso.

Se houvesse um projeto executivo seguido à risca antes do funcionamento do hospital, ocorreria o contrário. Nesse cenário ideal, os pontos seriam instalados em função dos equipamentos constantes no layout, o que evitaria a multiplicidade de tomadas de voltagens variadas, que acabam resultando em aparelhos queimados e mais prejuízos financeiros à instituição de saúde. Olha que esse é só um exemplo do quanto a falta de planejamento deságua em desequilíbrios.

A tecnologia traz dinamismo, produtividade e faturamento

No dia a dia de um hospital, muitos gestores mecanizam seu comportamento na tomada de decisões financeiras principalmente em virtude do estresse, da pressão por respostas rápidas e da sobrecarga imposta pelas responsabilidades sobre seus ombros. Não se tratam de decisões conscientes, mas do improviso por força da interferência dos múltiplos fatores críticos do ambiente, os quais se refletem na capacidade de ação do gestor. O resultado dessa combinação de elementos costuma ser desastroso.

Para evitar esse tipo de gestão de improviso é preciso contar com o auxílio de soluções de TI em saúde voltadas para a otimização do gerenciamento de custos, dando uma visão global dos processos financeiros do hospital e possibilitando que se faça mais com menos sem onerar em demasia a equipe financeira e contábil. É aí que entra um bom software de gestão de saúde. Integrando todas as áreas do hospital, o pagamento de terceirizados automaticamente gera um acréscimo no passivo salários a pagar, reduzindo em paralelo os registros no ativo, por exemplo.

Uma eventual baixa no estoque gera registros imediatos no Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE), evitando inconsistências e rompimento no estoque mínimo. Toda essa sincronia se faz pela integração dos processos, uma das características mais marcantes de um software de gestão eficiente.

Um sistema de gestão de saúde reduz as tarefas mecânicas feitas pelos profissionais do setor financeiro e contábil, liberando mão de obra para reforçar o planejamento e o processo de auditoria das contas da instituição. Além disso, tal ferramenta integra as informações que trafegam em todos os setores do hospital, evitando mal-entendidos, erros de registros contábeis e divergências no faturamento. Além de todas essas questões, uma virtude primordial nesse tipo de sistema de gestão de custos é favorecer a redução do percentual de procedimentos glosados, bem como proporcionar maior assertividade no processo de escrituração contábil, evitando inconsistências no IDSS e as consequentes multas impostas pela ANS. Isso é gestão de custos de excelência por meio da tecnologia.

A modificação de processos reduz custos

Um dos grandes dilemas da gestão de custos hospitalares é manter o equilíbrio entre o abastecimento permanente na Enfermaria (evitando ruptura de estoque) e, ao mesmo tempo, não despender recursos com uma abundância de medicamentos alocados no setor de suprimentos

A Santa Casa da cidade de Barra Mansa, no Rio de Janeiro, sabia bem disso, já que as dificuldades em estimar mensalmente as demandas sempre resultavam em prejuízos como interrupções nas atividades assistenciais pela falta de medicamentos ou o investimento desnecessário de capital em estoques. Pois esse desequilíbrio de alto ônus financeiro começou a se resolver quando os gestores hospitalares decidiram investir em um software de gestão de saúde.

Antes controlados por meio de planilhas, o acompanhamento da validade dos produtos, a definição de ponto de pedido ideal, dos níveis de estoque de segurança e da taxa de rotatividade de estoques passaram a ser feitos automatizadamente, por meio de sistemas que utilizam algoritmos e técnicas estatísticas avançadas para prever o timing exato da realização de uma nova compra e quais devem ser as quantidades necessárias para prover as demandas da farmácia sem sobras.

O controle dos materiais estocados, que antes era rudimentar, passou a ser rígido, milimétrico. A farmácia foi finalmente integrada ao setor de compras e as baixas passaram a ser feitas no momento da dispensação, já que todas as informações são atualizadas em tempo real e visíveis a todos.

O resultado desse maior controle de informações, de início, foi a detecção de produtos vencidos (que foram devidamente recolhidos) e a descoberta de 50 mil reais em medicamentos aparentemente extraviados, fora da farmácia e sem nenhum tipo de controle. Posteriormente, logo no primeiro mês, o uso do sistema de gestão de saúde reduziu as compras efetuadas em 21% e o valor do estoque em 40%.

Tudo isso só nos primeiros 30 dias! Definitivamente, a Tecnologia da Informação não pode ser prescindida para o sucesso da contabilidade hospitalar. Em outras palavras: gestão de custos de excelência começa com um sistema de informação de alta velocidade e capacidade de processamento.