Em poucas semanas, garantia de disponibilidade máxima de produtos com menor nível de estoque passou a ser uma realidade na instituição filantrópica

O bom funcionamento de uma unidade hospitalar depende de muitos fatores e um dos primordiais é o estoque de medicamentos e insumos. A gestão de uma farmácia hospitalar demanda controles rígidos para evitar interrupções nas atividades assistenciais e altos custos com produtos e investimento de capital em estoque. Como não é simples a adoção de atividades para a conquista de maior eficiência na logística, no controle e armazenamento, no processamento de pedidos, na distribuição e na administração de produtos, a Santa Casa de Misericórdia de Barra Mansa passou a utilizar, em 1º de agosto de 2015, o sistema de gestão da MV.

Localizada no Vale do Paraíba, Rio de Janeiro, a instituição filantrópica fundada em 1859 enfrentava diariamente desafios na farmácia hospitalar. Efetuado por meio de planilhas, o acompanhamento da validade dos produtos era ineficiente; o controle dos valores de estoque e dos materiais estocados não era realizado; a estocagem, além de excessiva, ocorria em locais diferentes; a farmácia não era integrada ao setor de compras; e inúmeras baixas não ocorriam no momento da dispensação dos medicamentos devido à lentidão no processo utilizado.

Com a adoção da solução MV para garantir disponibilidade máxima de produtos com menor nível de estoque possível, mudanças positivas foram imediatamente observadas na farmácia da Santa Casa de Misericórdia de Barra Mansa. A partir de uma varredura geral no estoque, produtos vencidos foram recolhidos e mais de R$ 50 mil foram contabilizados em produtos estocados fora da farmácia, sem controle e registro. 

Além disso, a implantação de uma Central de Armazenagem da Farmácia (CAF) possibilitou a separação de materiais que chegam e saem, o controle de lote e validade (por etiqueta) em 100% dos medicamentos e insumos, o aprimoramento do controle dos itens de alto custo e o aumento da frequência de compras de dez para dois dias. Com acesso a dados precisos sobre necessidades de consumo, o resultado foi a redução das compras efetuadas em 21% e do valor do estoque em 40% em pouco mais de um mês. 

O uso do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) pela equipe assistencial também foi fundamental para vencer um desafio histórico na instituição: a perda de aproximadamente R$ 1 milhão por ano devido à demora entre a requisição do médico e o registro de dispensação do medicamento para administração no paciente. Com o PEP, agora um medicamento prescrito é automaticamente requisitado na farmácia e a dispensação ocorre por meio de um leitor de código de barras sem necessidade de preenchimento manual de informações. 

Como o hospital filantrópico também enfrentava em outros setores desafios operacionais com implicações em custo e produtividade, a implantação do sistema de gestão hospitalar da MV se estendeu a outras áreas. De acordo com o coordenador de implantação do sistema no hospital, Paulo Braz, no setor de faturamento, por exemplo, existe agora uma visão gerencial do que ocorre na instituição.

“Isso possibilita o planejamento de ações com o objetivo de eliminar gargalos e ineficiências, aumentar valores e reduzir tempo de cobranças.”

Segundo o provedor da Santa Casa de Misericórdia de Barra Mansa, Jair Fusco:

“Quando optamos pela MV, tínhamos uma expectativa grande. Agora, vemos que a empresa realmente pode ajudar a alcançar os resultados que esperamos”. Para Braz, só há um arrependimento em relação ao uso do sistema:

“Deveríamos ter implantado antes!”.

Quando optamos pela MV, tínhamos uma expectativa grande. Agora, vemos que a empresa realmente pode ajudar a alcançar os resultados que esperamos.  

Jair Fusco - Provedor da Santa Casa de Misericórdia de Barra Mansa