Apenas eliminar o papel não garante a transformação, que engloba tanto backoffice quanto experiência do paciente

O modelo de Hospital Digital é uma tendência sem volta em saúde. Apesar disso, o projeto de digitalização não diz respeito somente a implantação de uma tecnologia anexa às operações. Para Alexandre Erik Costa, gerente de contas da MV, o conceito não pode ser considerado um projeto apenas de TI.

O especialista aponta que antes de saber se chegou o momento de informatizar todos os processos, é preciso se perguntar o porquê de optar pela estratégia.

“Um Hospital Digital bem-sucedido não tem como pilar a simples automatização de dados e funções, mas sim uma mudança estrutural completa visando aprimorar o atendimento, o registro das informações e a segurança do paciente”, afirma.

Apesar de não haver um conceito fechado no mercado sobre o que é um Hospital Digital, as definições apresentadas pela Healthcare Information and Management Systems Society (HIMSS — Sociedade de Informação em Saúde e Sistemas de Gestão) são, hoje, referência no assunto. E Costa aponta cinco etapas que devem ser seguidas nesse processo de transformação.

1. Gestão do projeto (planejamento de infraestrutura)

Primeiramente é importante fazer um plano de projeto efetivo, onde deve ser discutido e levantado principalmente todos os custos, entregáveis, datas dos entregáveis e envolvidos, para que todos na instituição saibam o que é necessário e o que impactará na operação em cada fase.

Por exemplo, para se implantar o circuito fechado de administração de medicamentos, deve-se contratar farmácia clínica, comprar equipamentos, projeto de internet sem fio (wi-fi) e alterar o fluxo operacional. Logo, todos devem estar cientes destes custos: a equipe de compras sabendo quando deve realizar a compra, a equipe de RH sabendo quando deve iniciar contratação e a operação, conhecendo as mudanças no processo. Uma gestão de projetos efetiva irá viabilizar a comunicação na instituição e todos saberão os investimentos necessários antes de iniciar o projeto.

2. Substituição dos processos manuais por sistêmicos

qui temos que ter atenção aos processos manuais realizados na instituição. É importante realizar um levantamento de todos os processos realizados pelo hospital e identificar como estão sendo realizados. Caso estejam sendo realizados em formato manual, deve-se buscar uma solução sistêmica.

Assim como os processos que estejam em formato sistêmico, mas que a equipe entende que é deficitário, deve-se discutir a viabilidade da substituição. Não podemos esquecer que o objetivo de transformar o hospital digital é melhorar a qualidade assistencial através do uso de sistemas de informação.

3. Garantir integração entre os sistemas e estruturação dos dados

Há instituições que possuem vários sistemas em execução, mas sem integração entre eles. Aqui o primeiro ponto importante é garantir a integração dos sistemas. Por exemplo, o laboratório pode utilizar um sistema de um fornecedor e o PEP ser de outro fornecedor, desde que eles estejam integrados. Quanto mais integrado, melhor o uso e maior será adoção pelos usuários, eles verão valor nas soluções.

Outro ponto importante é a estruturação dos dados, quanto mais estruturados, maior será a possibilidade de trabalhar com estudos clínicos, inteligência clínica ou na utilização de analytics. É preciso transformar dados descritivos em estruturados, que revelem padrões, como laudos registrados a partir de questionários. Os dados digitais devem facilitar sua manipulação e não ser somente uma conversão do papel para a tela do computador. A informação estruturada tem muito mais valor do que a textual. Neste caso, o mais importante é identificar o ponto de equilíbrio entre o estruturado e o textual.

4. Tornar os processos inteligentes e interligados

Esta, provavelmente, é a etapa na qual a equipe sentirá o efeito direto das etapas anteriores. Nesta fase, elas começarão a ter mais valor. É onde os sistemas passarão a apoiar mais fortemente os processos e ajudar os profissionais nas suas funções. Por exemplo, o sistema pode estar lendo o dado de sistema de laboratório de outro fornecedor e alertar sobre a existência de uma resistência no CCIH ou alertar sobre uma possível adoção de protocolo clínico.

O sistema agora cruza informações de forma segura, rápida e transforma essas informações em alertas para a equipe assistencial, melhorando a segurança do paciente e garantindo que os profissionais sigam os passos dos processos determinados pela instituição.

5. Eliminar o papel

No início, ele ainda existe, já que a assinatura de documentos é feita manualmente. Entretanto, qualquer dado relativo a fichas ou prontuários de pacientes deve ser registrado e armazenado de forma completamente digital. É nessa etapa que os hospitais digitais implementam soluções ERP e PEP. Outra forma de eliminar o papel é pela emissão de certificado digital.

Para isso, é preciso implantar uma assinatura com validade jurídica que garanta proteção às transações eletrônicas e validação dos registros, procedimentos, receitas e exames, permitindo que os médicos e o hospital sejam identificados e assinem digitalmente, para garantir autenticação, sigilo e integridade do conteúdo. Costuma haver uma certa resistência da equipe, demandando investimento em treinamentos realizados por profissionais de TI.