Usar a tecnologia disponível e envolver os colaboradores de todos os departamentos são estratégias que auxiliam no cumprimento das metas e ampliam a excelência dos serviços

A alta do custo assistencial, o envelhecimento acelerado da população e a pressão por inovação tornam complexa a gestão em saúde no Brasil. Um caminho para alcançar a excelência exigida no setor é criar e monitorar os chamados padrões de eficiência. Na prática, esses padrões agem como termômetros do desempenho de uma organização, e devem ser acompanhados de perto pelos gestores visando identificar e solucionar gargalos que impactam na qualidade dos serviços.

Gilvane Lolato, gerente de educação da Organização Nacional de Acreditação (ONA), explica que os padrões de eficiência são a principal forma de a gestão em saúde identificar se está no caminho certo para o cumprimento da estratégia da organização.

“Os resultados desse monitoramento demonstram claramente os gargalos que devem receber melhorias. Também permitem saber se as mudanças ou ações implementadas após a identificação desses gargalos estão alcançando os objetivos planejados, ou se é necessário corrigi-las.”

Na gestão hospitalar, tanto os departamentos de backoffice quanto assistenciais podem se beneficiar do modelo de padrões de eficiência.

“No caso da linha de frente com o paciente, para saber se os protocolos e procedimentos estão sendo aplicados de forma adequada, precisamos ter padrões definidos de execução e medição. Os resultados vão demonstrar o desfecho clínico dos pacientes, bem como a adesão às medidas preventivas”, explica a especialista.

Conheça abaixo o passo a passo para definir os padrões de eficiência da gestão de Saúde:

Passo 1: Classifique

Conforme as metodologias de gestão da qualidade, os padrões de eficiência podem ser divididos em quatro categorias, detalhadas abaixo: 

• Padrões históricos: Permite à gestão em saúde comparar o desempenho atual com os anteriores. Podem ser utilizados, por exemplo, para monitorar a rotatividade dos leitos de um hospital. 
• Padrões alvos: São estabelecidos arbitrariamente e refletem algum nível de desempenho previamente visto como adequado ou razoável. Um dos exemplos de uso desse padrão está no monitoramento do prazo médio de recebimento das contas médicas. 
• Padrões de concorrência: Comparam o desempenho atingido pela organização com o de outras do setor, em um exercício de benchmark que pode ser aplicado tanto no backoffice quanto na assistência. 
• Padrões absolutos: São definidos por meio de limites teóricos, sendo exemplos o padrão de qualidade “zero erros” ou padrão de zero estoque, ou seja, talvez nunca sejam alcançados na prática, mas permitem que a gestão em Saúde trabalhe de forma a sempre estar próxima desse ideal.

Passo 2: Defina as expectativas alinhadas à estratégia

Identificadas as categorias de padrões e, consequentemente, quais indicadores podem ser monitorados dentro de cada uma delas, a recomendação de Gilvane é alinhá-los à estratégia da organização. Se o objetivo de um hospital é, por exemplo, aumentar a rotatividade dos leitos, a gestão em saúde deve monitorar a média de permanência. Já se a meta é reduzir o número de glosas, os padrões ligados ao faturamento ganham destaque.

Há ainda a possibilidade de criar padrões relacionados a pacientes com permanência acima do previsto, de longa permanência, sem prescrição, com riscos assistenciais, além de monitorar aspectos como ciclo financeiro, suprimentos e outros que promovem mais segurança e qualidade aos serviços.

Passo 3: Use a tecnologia

Sistema de gestão, prontuário eletrônico e outras tecnologias de armazenamento de dados apoiam a definição dos padrões de eficiência, já que facilitam o acesso ao histórico da organização, permitindo comparações, análises, previsão de cenários e mais assertividade sobre quais indicadores devem ser acompanhados.

“A tecnologia apoia e traz toda uma infraestrutura para a coleta dos dados precisamente e em tempo real, de maneira que o líder do processo possa ter as informações na mão para tomada de decisão imediata ou futura. Mas, para que ela dê resultado, deve ser usada de forma correta e agregadora”, destaca a especialista da ONA. Ou seja, é indicado acompanhar esses dados em tempo real e criar alertas que permitam a correção dos desvios.

Passo 4: Engaje e sensibilize os times

A definição de padrões de eficiência não deve ser responsabilidade somente dos gestores. Propor discussões que incluam os colaboradores de cada departamento da instituição durante a etapa de definição dos indicadores enriquece o debate e permite visões que, sem essa integração entre lideranças e time, poderiam permanecer ocultas.

Após a etapa de envolvimento dos colaboradores, eles também devem ser capacitados para entender a importância das atividades que realizam para o alcance da eficiência e qualidade dos serviços, como garante a especialista da ONA.

Apenas definir quais são os padrões que devem ser acompanhados, porém, não é suficiente para alcançar resultados. O modelo só se torna efetivo se o acompanhamento for constante e orientado por dados, tornando assertivo para a tomada de decisões que impactam presente e futuro da organização.