Também conhecido como sistema Toyota de produção, o sistema Lean ultrapassou as barreiras da indústria automobilística para ganhar o respeito e a admiração de outros setores do mercado, inclusive o hospitalar.

A quantidade de instituições de saúde que vem adotando a metodologia para otimizar processos e recursos aumenta gradativamente, à medida que mais e mais gestores descobrem a validade de uma administração enxuta e focada no usuário. Quando o foco da atuação muda do prestador para quem efetivamente usufrui do serviço, é possível identificar melhorias significativas no sistema de saúde. E as contribuições do sistema Lean para transformar teoria em prática são muitas, como você verá a seguir. Então acompanhe e descubra!

Funcionamento do sistema

Criado pela Toyota para otimizar os processos de fabricação de automóveis, o sistema Lean tem como premissa básica reduzir falhas e aumentar a qualidade do produto final, sempre de olho na melhoria da satisfação dos clientes. Aplicada ao ambiente hospitalar, essa metodologia ensina como reduzir os desperdícios e aumentar a eficiência do atendimento aos usuários, levando em consideração:

• Defeito zero: Eliminação máxima de falhas e erros;
• Desperdício zero: Redução dos desperdícios em cada processo;
• Flexibilidade: Prestação de diversos serviços simultaneamente sem perda de foco ou de qualidade;
• Melhoria contínua: Identificação sistemática de pontos de melhoria e implementação de mudanças;
• Relacionamento contínuo: Atenção a clientes e fornecedores, aprimorando a cadeia de valor.

Para que essas práticas sejam implementadas com sucesso, é preciso promover uma mudança de cultura nas organizações hospitalares, tirando o foco dos processos para centralizá-los nas necessidades dos pacientes. Nesse sentido, é fundamental haver total envolvimento das lideranças para repensar a estrutura administrativa, bem como é preciso que os problemas, as falhas e os pontos de melhoria sejam analisados no contexto, exatamente onde ocorrem.

Redução de custos

Uma das grandes vantagens da implementação do sistema Lean em organizações hospitalares reside na redução de custos. Ao reavaliar continuamente os processos, identificando gargalos e pontos de melhoria, tal metodologia de gestão enxuta permite reestruturar os processos para se tornarem mais ágeis e eficientes.

A linearidade conquistada com a reestruturação dos processos promove uma melhoria significativa na produtividade dos funcionários, eliminando desperdícios de horas de trabalho e, consequentemente, com o pagamento de horas extras. Uma gestão de estoques mais eficiente, por exemplo, reduz a necessidade de infraestrutura física para armazenamento dos materiais e insumos, contribuindo para a otimização do uso de medicamentos e diminuindo os investimentos pontuais para reposição de estoque. Como consequência, permite um melhor planejamento financeiro.

Eliminação de retrabalhos

O sistema Lean também tem o propósito de reduzir a quantidade de retrabalho no ambiente hospitalar, otimizando a rotina dos funcionários para a produtividade aumentar e os desperdícios diminuam. No que tange à eliminação de processos repetitivos e burocráticos, a organização hospitalar deve adotar sistemas de gestão eficientes, que permitam a automatização das atividades e, assim, a liberação dos profissionais para a realização de atividades mais importantes.

Outro ponto vital para eliminar o retrabalho é melhorar a disponibilização de medicamentos, materiais e insumos no ambiente hospitalar. Isso significa determinar pontos estratégicos que poupem distâncias a serem percorridas na busca de insumos para o trabalho da equipe — como fez o hospital Theda Care.

Padronização de processos

O mapeamento da cadeia de valor e o posterior redesenho dos processos traz consigo a padronização das atividades, de modo a fazer com que todos os funcionários passem a realizar os procedimentos da mesma forma, contribuindo para o aumento da qualidade e também para a redução de desperdícios, mas isso não significa que os processos deixam de ser revisados! A metodologia Lean prevê uma análise sistemática e contínua para os processos continuarem ágeis e adequados às necessidades dos usuários do serviço de saúde.

Gestão do estoque

Ponto-chave para melhorar a eficiência e reduzir os desperdícios é uma boa gestão de estoque. Para tanto, o sistema Lean traz melhores práticas no mapeamento e na aplicação de processos, contribuindo para otimizar o espaço destinado ao estoque e também a aquisição de medicamentos, insumos e materiais hospitalares. A filosofia de redução de desperdícios e otimização de custos do sistema Lean fornece os subsídios certos para a equipe aproveitar ao máximo os insumos e deixe de desperdiçar recursos importantes para o bom atendimento aos cidadãos.

Otimização do atendimento

Uma das maiores preocupações das instituições hospitalares está em reduzir o tempo de atendimento aos usuários do sistema sem comprometer a qualidade dos serviços de saúde. Nesse sentido, a metodologia Lean ajuda a construir modelos mais eficazes de atendimento, com processos enxutos e ágeis.

Uma simples transformação relativa a um sistema de agendamentos eficiente, por exemplo, pode otimizar a agenda dos médicos e, ao mesmo tempo, reduzir as filas de atendimento nas unidades de saúde. A adoção de práticas de triagem de pacientes na emergência também pode acelerar o atendimento e reduzir o tempo de espera.

Eficiência profissional

Ao identificar falhas nos processos por meio do sistema Lean, a organização hospitalar também consegue detectar gaps de competência da equipe de saúde, tomando as ações necessárias para capacitar os funcionários e aumentar a produtividade e a eficiência da instituição. Tanto conhecimentos técnicos quanto comportamentais podem ser melhorados continuamente para a equipe oferecer um atendimento de excelência aos usuários, usando as ferramentas do sistema Lean para aprimorar suas atividades.

Integração de sistemas

Outra prática a ser adotada pelas instituições que querem implementar a metodologia Lean é a integração de sistemas de gestão para automatizar processos e melhorar a capacidade de análise sobre práticas e resultados. Com uma análise crítica e pautada em dados, é possível identificar com maior precisão quais setores e processos precisam de atenção diferenciada, a fim de alinhar a performance de toda a organização hospitalar e fazer com que a instituição cresça de forma ordenada e sustentável.

Eficiência é fundamental para manter a sustentabilidade de um sistema de saúde e proporcionar um atendimento de excelência aos usuários. Se você tem dúvidas na aplicação do sistema Lean na sua organização hospitalar, não permita que isso impeça seu sucesso!