Descritivo incorreto, falta de planejamento de compras e de rastreabilidade de insumos podem levar a desperdícios e faltas que impactam nos resultados e na qualidade do serviço dessas organizações

Buscar estratégias para minimizar perdas ou faltas é fundamental em um setor no qual 20% a 40% dos gastos representam desperdícios, segundo a Organização Mundial da Saúde (OMS). No caso de hospitais de pequeno e médio porte, essa necessidade é ainda mais latente, já que cada centavo conta para garantir os resultados. Um dos principais gargalos é a falta de gestão do estoque.

Quem faz o alerta é Alex Hüsemann George, diretor de operações e novos negócios da Apoio Cotações. O especialista cita os cinco erros mais comuns da gestão de estoque em hospitais de pequeno e médio portes. Conheça:

 

1 - Descrição incorreta de itens

A descrição detalhada de cada medicamento ou insumo é fundamental para boas negociações com fornecedores. Porém, conforme George, em torno de 60% das organizações de pequeno e médio porte no Brasil subestimam esse passo. O especialista explica que um bom descritivo vai além das características básicas do produto.

“É preciso indicar unidades de medida, necessidades de estocagem, detalhes de prazos de aquisição e reposição. O ideal é que, por meio do descritivo, seja possível visualizar mentalmente o insumo. Disponibilizar dados de qualidade ao fornecedor garante, também, a qualidade do produto adquirido.”

 

2 - Falta de planejamento de compras

Se falta planejamento na gestão do estoque, a tarefa de prever o que será necessário em caso, por exemplo, de picos de sazonalidade, torna-se mais complexa. Para um planejamento assertivo de compras, George indica o uso de classificações como a:

• A ABC, que agrupa itens segundo os valores consumidos ao longo de um período;
• A PQR, que considera o critério de frequência de movimentação dos produtos;
• A XYZ, que foca na criticidade em caso de desabastecimento;
• E a 123, similar à ABC, mas que usa como critério a facilidade de obtenção do insumo.

“Combinadas a um sistema de gestão hospitalar, que disponibiliza o histórico de consumo, essas classificações permitem uma análise preditiva de cenário, antecipando a aquisição de itens necessários em determinadas épocas do ano por meio docruzamento dos dados e cálculos analíticos e de tendências”, explica o especialista.

Ele ainda destaca a possibilidade da análise macro dos processos com controle simplificado (por meio de dashboards, por exemplo), e o lead time processual dos diferentes setores envolvidos: compras, fornecedores, almoxarifado.

“Essa análise permite o aprimoramento e detecção de possíveis gargalos no ressuprimento dos insumos.”

 

3 - Miniestoques subestimados

Organizações de pequeno e médio portes tendem a focar a gestão do estoque no almoxarifado e na farmácia hospitalar. Claro que a maioria dos insumos está concentrada nesses locais, mas é comum haver miniestoques espalhados em pontos como centro cirúrgico, Unidades de Terapia Intensiva (UTIs), pronto-socorro e até mesmo em ambulâncias. O gargalo, segundo George, não é ter esses miniestoques, mas, sim, não geri-los.

“O risco mais óbvio dessa situação é a perda de itens por vencimento, mas a falta de monitoramento pode levar a situações mais graves, como a ocorrência de desvios e fraudes.”

A integração desses estoques, combinada a ferramentas que garantem a rastreabilidade, facilita o trabalho da gestão, que consegue visualizar e controlar o consumo de cada item independentemente de onde ele está localizado.

 

4 - Compras em caráter emergencial

A gestão hospitalar deve evitar compras por demanda/emergenciais, em geral, mais caras porque têm prazos mais urgentes para aquisição. Mas um dos principais reflexos da ausência de uma administração inteligente, em especial em relação aos estoques descentralizados, é exatamente essa compra emergencial.

“O profissional da assistência não sabe o que tem na gaveta, não encontra o que precisa e abre uma solicitação de compra com urgência. Esse processo impede o planejamento e, consequentemente, faz com que o produto adquirido não seja, necessariamente, aquele com melhor custo-benefício, já que há pouco tempo para cotações”, destaca o especialista.

 

5 - Falta de atenção aos “custos invisíveis”

O controle do estoque não se resume apenas ao custo dos itens adquiridos pela gestão hospitalar. É preciso, conforme George, considerar aspectos como alocação, pessoal, custo de manutenção do produto (caso daqueles que precisam ser armazenados a uma determinada temperatura), entre outros fatores.

“Muitas vezes esses gastos não entram no cálculo e se transformam em desperdícios, já que perder por vencimento um produto que requer refrigeração, por exemplo, representa um custo maior que outro que não tem essa necessidade específica.”

O especialista ainda alerta que cometer esses e outros erros na gestão do estoque pode levar a consequências que vão além do desperdício, refletindo na qualidade da assistência e mesmo na segurança do paciente — aspectos primordiais para hospitais de qualquer porte.