Monitorar riscos, notificar ocorrências e gerir projetos ou planos de ação são aspectos que favorecem a conquista da excelência nos serviços, destacando a organização no mercado

Colocar em prática os conceitos de gestão estratégica e gestão da qualidade é um caminho indicado para organizações de Saúde que planejam alcançar a excelência nos serviços e, assim, conquistar acreditações e certificações do setor. Afinal, a falta de acompanhamento de números e processos e, ainda, a ausência de um olhar de negócios são fatores que comprometem a gestão em Saúde, dificultando o alcance de chancelas como a da Organização Nacional de Acreditação (ONA) — que avalia hospitais, ambulatórios, laboratórios, entre outros — e o Programa de Acreditação das Operadoras de Planos de Saúde. 

Kele Dias, responsável pelos produtos de Gestão Estratégica e Gestão da Qualidade da MV, explica que o primeiro passo para conquistar essas chancelas é garantir a boa gestão dos documentos da organização. O objetivo é padronizar desde políticas, manuais, regimentos, atas, código de ética e conduta institucional, procedimentos operacionais padrão/instruções de trabalho, até uma simples lista de presença em reunião. Assim, torna-se mais simples encontrar o responsável por um determinado documento ou contrato, além de, no caso do uso de um sistema informatizado, ser possível elaborar, validar, acompanhar a aprovação, disponibilizar e, por meio do recurso de alertas, controlar os prazos de vencimento para atualizações.

“Esse aspecto é requisito de nível 1 da ONA. Portanto, para alcançar as chancelas mais altas, como os níveis 2 e 3, é preciso cumprir integralmente as obrigações do nível 1, incluindo a gestão de documentos. No caso da acreditação de planos de Saúde, o requisito também é fundamental e merece bastante destaque por parte da ANS”, explica.

Além da gestão de documentos, a especialista da MV destaca três pontos de alerta para a gestão em Saúde que busca a excelência. Conheça:

1 - Gestão de risco

Mapear e monitorar os riscos envolvidos na rotina da organização é a principal forma de trabalhar ativamente e preventivamente pela segurança do paciente e dos processos. A gestão de risco consiste em um processo sistemático de identificação, avaliação e tomada de medidas para prevenir ou gerenciar riscos clínicos, administrativos, ocupacionais, financeiros, de reputação, estrutura e jurídico.

Um exemplo de falta de gestão de riscos que ficou bastante conhecido no Brasil foi o caso da aplicação de vaselina ao invés de soro fisiológico em um paciente. Os produtos eram guardados em frascos idênticos, com a mesma cor de tampa e etiqueta, fatores que contribuíram para o erro.

O conceito prevê a identificação desses fatores e, em seguida, a criação de barreiras, as chamadas práticas de controle, para evitar que o risco se torne uma ocorrência. No caso da ocorrência acima, uma possível prática de controle seria o armazenamento das substâncias em frascos de cores e etiquetas diferentes.

“Depois, é preciso realizar auditorias periódicas para garantir que as barreiras estão sendo executadas e, caso contrário, criar um plano de ação para eliminar ou mitigar o risco”, destaca a especialista.

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2 - Gestão de ocorrências

Quando o risco se torna uma ocorrência, deve ser notificado e avaliado em busca da identificação da causa raiz que pode resultar em incidentes ou eventos. A gestão de ocorrências se divide em cinco principais etapas:

• Avaliação;
• Análise;
• Elaboração de plano de ação;
• Execução desse plano;
• Verificação da efetividade das ações.

Kele explica que a gestão de ocorrência é uma consequência da gestão de riscos — ou seja, se os riscos não são monitorados eficientemente, a tendência é registrar maior número de ocorrências. O ponto fundamental do modelo é incentivar uma cultura de segurança justa, e não punitiva, onde os colaboradores se sintam seguros em notificar, entendendo que essa prática é para promoção de ciclos de melhorias que visam atingir melhores resultados para a segurança do paciente.

3 - Gestão de projetos e planos de ação

Após a análise de uma notificação, é indicado que a gestão em Saúde elabore um plano de ação ou um projeto, ambos visando combater as causas que transformaram o risco em ocorrência. Neles, devem constar as medidas para lidar com as possíveis ameaças.

A diferença entre um e outro, segundo a especialista da MV, é que o projeto, em geral, é de longo prazo e engloba múltiplas ações:

• Treinamento;
• Compra de tecnologia;
• Revisão do planejamento de risco, entre outras.

Kele lembra ainda que com um sistema de gestão estratégica é possível acompanhar, automatizadamente, online e em tempo real, todos os aspectos que envolvem esses quatro pontos. A tecnologia possibilita atrelar indicadores aos riscos mapeados, além de permitir auditorias pelo smartphone, com um aplicativo de check list integrado ao sistema. É possível, ainda, acompanhar os planos de ação e projetos, criando alerta para os responsáveis por cada tarefa e garantindo a efetividade do que foi planejado.

Para a especialista, o modelo que alia tecnologia e gestão agiliza a tomada de decisão sendo considerado um diferencial para alcançar as mais valorizadas chancelas do mercado.