Una gestión inteligente monitorea el cumplimiento de las reglas en tiempo real, amplía el control del flujo de caja y optimiza resultados financieros, además de garantizar la calidad de los servicios

Una gestión inteligente monitorea el cumplimiento de las reglas en tiempo real, amplía el control del flujo de caja y optimiza resultados financieros, además de garantizar la calidad de los servicios

 

Entre el 60% y el 80% de las transacciones hospitalarias son regidas por contratos. La variedad de documentos, firmados con proveedores de medicamentos y de insumos, con aseguradoras de salud, con médicos y con profesionales del departamento o con el paciente, trae una gran complejidad para realizar la gestión hospitalaria. Al administrarlos de una forma inteligente, garantizando el cumplimiento conforme las particularidades de cada uno, influencia directamente en el flujo de caja y, consecuentemente, en los resultados de la institución. 

Marcos Affonso, gerente de producto, responsable por el área de control interno y de finanzas de MV, explica que dicha complejidad exige una atención especial de la administración del hospital, en las actividades cotidianas que envuelven a los contratos. “Además de las actividades de un hospital en sí, la organización acumula actividades de hotelería, cafetería, restaurante, ropería, laboratorio, todos operando enfocados en cuidar a las personas. En el caso de que haya errores en la gestión de los contratos, el impacto no afectará solo al financiero, también, afectará al paciente, pues disminuirá la calidad de los servicios.” 

El principal objetivo de una gestión de contratos inteligente es realizar el seguimiento de todo el ciclo de vida de un documento: su creación, pasando por la ejecución y hasta su cierre. El rendimiento financiero y operativo de una empresa depende mucho de esto, porque, al realizar una buena gestión, con procesos bien definidos, se puede minimizar riesgos, analizando e identificando las tendencias o los problemas. 

El uso de un sistema de gestión hospitalaria automatiza todas las etapas envueltas en la gestión de contratos, disminuyendo la ocurrencia de errores, por ejemplo, en el reabastecimiento de materiales y de medicamentos. Con las reglas de cada contrato detalladas en el sistema, se crearan alertas sobre las fecha acordadas con cada proveedor para el reabastecimiento, garantizando la disponibilidad de los insumos primordiales para la prestación de servicios. 

Además, la herramienta permite monitorear la calidad de los productos entregados por cada proveedor, ya que los parámetros acordados por cada proveedor se mantienen disponibles en tiempo real, permitiendo que los responsables puedan revisarlos en el momento de recibirlos. Affonso menciona como ejemplo un medicamento que se debe mantener refrigerado en 10 grados Celsius, en el que se puede confirmar si la regla contractual se está cumpliendo y, en el caso de que no lo esté, se puede optar por desacreditar al proveedor, para garantizar que el insumo que está bajo su responsabilidad esté en las condiciones ideales. De este modo, además de evitar una pérdida financiera, se garantiza la seguridad del paciente. 

Al optimizar el Compliance de los contratos, el sistema de gestión también reduce la ocurrencia de fraudes como, por ejemplo, pagos inadecuados a prestadores de servicio o insistencia en un contrato con un proveedor específico aunque el producto no esté en condiciones adecuadas. 

Flujo de caja 

Esta gestión integrada permite realizar el seguimiento en tiempo real de todas las reglas expuestas en el contrato, como por ejemplo: fecha de vencimiento, alertas de renovación, detalles del pago, incluyendo una previsión más asertiva de presupuesto hospitalario. De esta forma, la administración del hospital garantiza un mayor control sobre el flujo de caja y evita gastos inesperados, que comprometen el equilibrio financiero. “Todo lo que pasa de la previsión dada por el sistema exige una aprobación de la dirección. De esta forma, las decisiones se tomarán con una base de datos, evitando que se tenga que manejar un costo mayor”, destaca Marcos Affonso. 

Cuando los contratos son monitoreados de forma inteligente y automatizada, la gestión hospitalaria consigue realizar el análisis de los resultados del presupuesto de forma más simple, porque hay una visión más amplia de lo que fue planificado y de aquello que realmente sucedió. De igual modo, estos datos pueden ser trabajados por herramientas de Business Intelligence (BI), las cuales permiten crear indicadores para analizar cada aspecto de los contratos, evaluando la viabilidad de mantenerlos o la necesidad de sustituirlos; pues el modelo ofrece evaluaciones minuciosas que promueven insights de negocios valiosos para los gerentes de las instituciones. Además de que todo es en tiempo real, ya que los dashboards son actualizados simultáneamente. 

“Así, se puede corregir el trayecto en el momento en que se identifica la inconsistencia, garantizando que todo lo que está en el contrato se cumpla”, afirma el especialista de MV.