La logística hospitalaria ha entrado en el debate con más frecuencia en los últimos años por representar unas de las áreas de mayor impacto financiero para las instituciones de salud. De acuerdo con el con el sitio web Salud Business, puede representar hasta  50% de todo el costo de atención en salud. Por esta razón, la ineficiencia de este proceso puede causar impacto significativo en toda la operación de clínica y hospitales por todo el mundo.  Pero un proceso logístico bien organizado puede generar mejorías muy relevantes para la gestión hospitalaria y, consecuentemente, para la atención a los pacientes.

Entre los beneficios de tener una logística hospitalaria bien estructurada, lo que más impacta en la gestión es la reducción de costos con adquisiciones y con almacenamiento. Pues, una gestión eficiente de stock permite que se tenga que disponer de grandes espacios físicos para almacenamiento de materiales e insumos.

En este artículo, vamos a mostrar algunas sugerencias para la logística del hospital, explicando cómo pueden transformar su gestión en un proceso más ágil y eficiente. Acompáñenos.

 

Mapeo de los procesos

Comprender todos los procesos involucrados en la logística hospitalaria, desde la programación de las solicitudes de compras de medicamentos e insumos, hasta la dispensación para los pacientes y los sectores, es fundamental para mejorar las actividades inherentes a cada una de las etapas y lograr un nivel de eficiencia mayor. Entonces, empiece haciendo el mapeo de todos los procesos y/ o construyendo los flujos de su actual práctica. A continuación, reúna su equipo para analizarlos e identificar los gargallos. Finalmente, reestructure los procesos para dar más agilidad y eficiencia.

 

Prepare su centro de distribución

La gestión del stock de medicamentos e insumos hospitalarios es uno de los grandes retos de las empresas del sector, pues son materiales muy perecibles y que exigen el manejo correcto para que permanezcan  aprovechables por más tiempo. Ambientes climatizados, con espacios adecuados para el almacenamiento de los medicamentos e insumos son la base de que su centro de distribución sea un factor facilitador para la logística hospitalaria. Vale destacar aquí una cuestión que influencia directamente en la eficiencia del sistema de almacenamiento: la distribución de los insumos en el stock. Los más usados deben estar adelante, facilitando la separación y la destinación al usuario final.

 

Fortalezca  el vínculo con los proveedores

Mantener una relación próxima con los proveedores también proporciona una mejor gestión logística y el desarrollo de iniciativas en conjunto para tratar los gargallos de la cadena productiva. La integración del sistema de gestión de stock hospitalario con el sistema de ventas del proveedor, vuelve más rápido el proceso de pedidos y garantiza el abastecimiento constante sin que un empleado tenga que acordarse de hacer el pedido. En este caso, cuando el stock presenta la cantidad mínima de productos, el proveedor recibe el aviso para enviar un nuevo lote.

Otra práctica que se puede adoptar, es la integración del sistema de gestión hospitalaria a portales de compras on-line, optimizando el proceso de adquisiciones. De esta forma el hospital hace los pedidos necesarios y los recibe en la dirección indicada en el momento de la compra, dentro de un plazo programado.

 

Automatice los procesos

La adopción de las tecnologías adecuadas para la logística hospitalaria también debe ser una preocupación para aumentar la eficiencia de la gestión hospitalaria en general, Al implementar sistemas de gestión de stock e integrarlos a los demás sistemas de la institución, el flujo de informaciones entre sectores aumenta y la cantidad de trabajo administrativo por el equipo de salud disminuye. En ese sentido, se nota un aumento efectivo de productividad en todos los sectores del hospital, además de una significativa reducción de fallos humanos cometidos al llenar los datos en formularios de control.

 

Invierta en la logística reversa

Medicamentos e insumos no usados en alguna unidad hospitalaria pueden ir a otros establecimientos necesitados. Es por esa razón que se debe invertir  en la  logística reversa (devolución de medicamentos e insumos no empleados) o en la compartición de esos materiales con otras unidades de salud. Por eso, es posible lograr cooperaciones públicas y privadas, para promover la integración de los sistemas de control de stock para que los productos circulen atendiendo a la demanda de la población y no queden dañados por falta de uso, o guardados en algún sitio.

 

Confianza en el rastreo

Una gestión logística hospitalaria eficiente también considera el rastreo de los medicamentos y productos como algo muy importante para lograr la excelencia en la cadena productiva. Usando el código de barras de los materiales, es posible controlar los movimientos, desde la salida del proveedor hasta la administración en las camas. Ese proceso, además de contribuir para una gestión de almacenes sin fallos, también ayuda en acciones de recall de medicamentos, permitiendo saber exactamente de donde vino el material, por donde ha pasado y sus aplicaciones.

 

Acompañe indicadores de desempeño

Como toda área de gestión, la logística debe ser acompañada por medio de indicadores de desempeño que indiquen el nivel  de eficacia de los procesos y del equipo. Empiece estableciendo los retos de reducción de costos con desperdicios en el proceso logístico, metas de eficiencia para el control de medicamentos e insumos, metas de calidad en la atención a los pedidos realizados al stock, metas de performance y calidad en la atención, agilidad en la separación y destino de los productos y mantenimiento del stock, además de otras actividades.

 Monitoreo constante de cómo estas metas se están atingiendo para descubrir  las nuevas formas de optimizar la logística hospitalaria por medio del análisis de indicadores.

La logística hospitalaria es, sin dudas, un proceso muy importante para mantener los niveles de excelencia de atención y una gestión financiera eficaz en las instituciones de salud. Con esos cuidados, usted podrá mejorar mucho la eficiencia de los procesos y del control sobre los materiales, insumos y medicamentos utilizados, contribuyendo para la optimización de los recursos.