Es imposible imaginar en tiempos actuales la administración de una institución de salud sin el uso de recursos tecnológicos. Son muchas las ventajas y los beneficios en todos los eslabones de la cadena y la disminución del uso del papel es una de las ventajas. Además de facilitar la vida del profesional de salud reduciendo el retrabajo y agilizando una serie de procesos, el sistema ofrece beneficios para el  paciente, principalmente en las cuestiones de la seguridad, mejoría en la relación médico-paciente y exactitud diagnóstica.

Aunque tengamos fuertes argumentos para la implementación de un hospital sin papel, es necesario que el gestor tenga en cuenta que los costos van más allá de la reducción en las compras de los insumos de papelería. Se trata de dejar una información de fácil acceso para cualquier agente involucrado en la cadena hospitalaria, principalmente el médico. Todo ese proceso exige una infraestructura que sobrepasa la compra de papeles y artículos de papelería.

Además de costos con nuevos equipamientos y programas, hay que incluir los costos de la conversión de registros en el papel a archivos digitales. En la práctica, planificar es importante, pero existen las decisiones sobre cómo y cuándo hacer el cambio, la cantidad de papel para convertir, cómo lidiar con el papel que continua llegando de proveedores y cliente, cómo convencer a los funcionarios y entrenarlos a usar los nuevos sistemas y como mantener la institución en funcionamiento normal durante ese cambio. Esas  determinaciones darán el tono del proyecto.

Finalmente, para el gestor es importante tener claro que se trata de un cambio de cultura. La institución pasará a tener procesos totalmente digitales y mucho más espacio para almacenamiento, con más seguridad y accesibilidad  de los involucrados. Pero todo tiene su costo. En ese caso, el cambio necesita empleados involucrados y estimulados. Sin papel, es necesario operar los sistemas que almacenan los historiales clínicos de los pacientes y sus informaciones. Para ello, todos los empleados involucrados en el proceso deben recibir capacitaciones periódicas sobre los sistemas tecnológicos y las nuevas prácticas que el proyecto necesita.

La Ficha Clínica Electrónica del Paciente (PEP- Prontuário Eletrônico do Paciente) garantizó al Hospital de la Unimed Recife III funcionamiento sin papel, además de beneficios para el área clínica, administrativa y financiera y para la gestión. 100% de las atenciones son registradas en el historial electrónico, todo con firma y certificados digitales, proporcionando la estandarización de los procesos, integración de áreas y mejor acompañamiento de los indicadores de desempeño de la institución.