Deixar de ajustar despesas, de fazer previsões, ignorar avanços tecnológicos e não envolver diferentes equipes podem custar caro para instituições

O orçamento é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas de todos os portes e setores. Para ser utilizado da forma correta, deve conter uma previsibilidade de receitas e despesas para um período de dois a três anos, separados por ano. É imprescindível considerar que se trata de um mecanismo vivo, ou seja, que demanda acompanhamento dos números e ajustes do plano com frequência mensal e trimestral.

Antes de começar a fazer a peça orçamentária, é importante evitar erros que podem comprometer os seus benefícios e, consequentemente, a gestão hospitalar. Os especialistas, Enrico de Vettori, sócio da área de Life Science e Healthcare da Deloitte; Virgínia Izabel Oliveira, professora de Finanças da Fundação Dom Cabral; e Aimar Martins Lopes, professor de gestão hospitalar do Centro Universitário São Camilo apontam, quais são os equívocos e sugerem soluções.

 

1 - Deixar de fazer ajustes

Há duas maneiras de começar um orçamento hospitalar: levar em consideração o histórico do ano anterior, ou com base zero, quando desapega-se do passado e desafia-se cada área para o futuro. Quando o hospital tem planos de ampliação de sua estrutura, de abertura de unidades, aposta em tecnologias e novos contratos ou planeja investimentos específicos, o ideal é usar a base zero. Mas deve-se levar em conta que a peça orçamentária pode precisar de ajustes. Na área de Saúde, que lida com doenças que mudam e epidemias que surgem, é importante adequar o plano quando houver intercorrências. Ele pode ser revisitado todo mês, a fim de que algumas perguntas sejam respondidas:

• Como estamos?
• Fizemos o planejado?
• Por que não?
• O que é preciso para voltar à programação?

Se a receita aumentar pelo fechamento de um novo negócio, pode haver a necessidade de ajustar as despesas para suportar o novo contrato.

 

2 - Não fazer previsões

Preparação para o que está por vir é fator crucial para elaborar um orçamento hospitalar assertivo. Para tanto, é necessário prever receitas e provisionar despesas. Em uma operadora, por exemplo, pode-se provisionar gastos com atendimento em decorrência do surgimento de epidemias, tais como a zika e chikungunya. Em hospitais, essa previsão pode contemplar espectro regulatório, investimentos, perda de receita, entre outros.

 

3 - Só envolver a área financeira

Os profissionais da área financeira não devem ser os únicos a participarem do processo. É necessário contar com coordenadores que, por estarem no dia a dia da operação, conseguem passar uma previsão mais assertiva sobre as tendências das áreas. A diretoria também deve estar envolvida no processo, por ser composta por gestores com maior poder de decisão. Além disso, é preciso que essa cultura chegue aos médicos, cada vez mais pressionados por fontes pagadoras, operadoras e contratantes, para diminuir custos.

 

4 - Não levar em conta contextos locais

É preciso considerar o contexto da cidade e do país no qual se prestam os serviços. Um exemplo é quando um grande evento esportivo, como a Copa do Mundo, está programado: é preciso considerar um potencial aumento no fluxo de pacientes nos municípios-sede durante o período de disputas. Outra fonte de análise está relacionada aos casos de dengue ou outras epidemias, que ocorrem durante períodos específicos do ano com mais frequência em algumas cidades.

 

5 - Não se basear em indicadores

Os indicadores clássicos da economia financeira, ao lado dos hospitalares, são importantes para se criar uma peça orçamentária. Usar as margens de solvência, Ebitda (sigla em inglês para Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization ou Lucro Antes Juros, Impostos, Depreciação ou Amortização), receita, além de uma série de instrumentos, tais como os fluxos de caixa, fluxo financeiro e fluxo de caixa operacional, são essenciais.

Já os indicadores hospitalares, como giro de leito e quantidade de profissionais por leito, permitem que se saiba o tempo médio que cada paciente fica no hospital e a quantidade necessária de profissionais para atender cada leito. Se o paciente ficar por um período acima da média, há prejuízos à instituição, porque o Sistema Único de Saúde (SUS) remunera somente pelo período médio utilizado no mercado. Quanto mais rápido girar o leito, mais rápida a alta e maior será a chance de outra pessoa ocupar o lugar.

 

6 - Não justificar problemas

É impossível seguir à risca um orçamento hospitalar. Mudanças são normais, mas cada responsável pelo seu departamento tem que informar o motivo de algo ter saído do planejado. Caso haja descontrole orçamentário, por exemplo, é necessário detalhar a causa: foi por aumento do preço de materiais e insumos, por compras feitas em cima da hora ou, simplesmente, por falta de controle?

Embora o orçamento não precise ser rígido, é necessário que seu histórico seja sempre guardado. Se apenas houver substituições, sem explicações sobre de onde elas partiram, aumenta-se a chance de descontrole e as próximas previsões ficam mais difíceis.

 

7 - Não contar com a tecnologia

Ao armazenar informações de orçamentos anteriores por sistemas informatizados de gestão, consegue-se montar um mapa geral e cada área pode detalhar a sua própria realidade. A partir disso, informações integradas materializarão quais variáveis vão influenciar e demandar ajustes no orçamento. O sistema toma como base variáveis de ambiente e auxilia a projetar um orçamento, seja positivo, negativo, um médio e um mais padronizado. Instituições que não aderem a esse tipo de tecnologia deixam de enxergar cenários mais complexos e perdem chances reais de otimizar custos e ampliar o faturamento hospitalar.