Falta de comunicação e de controle de processos sugam eficiência, mas há formas de resolvê-los para ganhar agilidade

Manter um hospital, uma clínica ou qualquer instituição de saúde é um trabalho desafiador, que exige uma gestão eficiente. A tarefa de chegar a um padrão de excelência na assistência, contendo gastos, otimizando custos e aumentando receita demanda uma série de práticas, cujos resultados podem não ser alcançados quando há “pedras no caminho” do gestor. A gerente de qualidade de rede própria da Amil, Sandra Francisca Pereira, e a coordenadora do MBA executivo em Administração de Gestão de Saúde da Fundação Getúlio Vargas (FGV), Tânia Furtado, apontaram sete gargalos da gestão em saúde — e suas soluções. Veja abaixo:

 

1 - Falta de lideranças executivas

Uma melhor gestão exige a formação de lideranças executivas, ou seja, desenvolver pessoas, desde a média até a alta gerência, para que todos se percebam como atores e protagonistas nos serviços e deem sustentação às práticas.

“Quando você desenvolve os profissionais de média e alta gerência, quando eles se profissionalizam na gestão, tornam-se sucessores e começam a desenvolver outros colaboradores. É um círculo virtuoso”, afirma Tânia.

 

2 - Problemas de comunicação e alinhamento

O principal gargalo na gestão, como um todo, é a falha na comunicação. É comum recomendações que vêm de cima se perderem no caminho, porque não há mapeamento de processos, seja por excesso de confiança, seja pelo entendimento de que as pessoas sabem e conhecem todos os processos.

Na área hospitalar, em especial, como tudo é muito fragmentado, já que cada setor se preocupa em cuidar de suas demandas, nem sempre há o alinhamento necessário entre os departamentos que, em certos momentos, vão precisar trabalhar juntos. Apesar de o cuidado com o paciente ser o objetivo principal de todos, tanto na assistência, quanto nas áreas de apoio e administrativas, como suporte, alguns profissionais ainda se preocupam mais com o seu papel, sem se atentar às consequências nas outras áreas.

Sandra aponta a necessidade de o gestor alinhar mais o trabalho da assistência com as áreas de apoio (farmácia, nutrição, engenharia clínica, qualidade e segurança e análise predial), para melhorar a dinâmica de trabalho e a produtividade.

“Se não há alinhamento, o remédio que tem que ser entregue em, no máximo, 30 minutos para um paciente da urgência pode não chegar a tempo”, afirma.

Segundo a gerente de qualidade da Amil, muitas vezes esse alinhamento não ocorre por falta de reconhecimento da importância desses profissionais, o que ela considera outro gargalo na gestão.

 

3 - Profissionais desvalorizados 

“Os altos gestores discutem problemas sobre pacientes sem ouvir os colaboradores que estão na relação direta com o usuário. Os profissionais da base representam 80% da movimentação hospitalar. Às vezes, devido a essa proximidade, eles podem até ter a solução, mas geralmente são ignorados”, explica a gerente da Amil.

Segundo a executiva, muitas vezes as áreas de apoio não são valorizadas, como a farmácia, que necessita de toda uma gestão de medicamentos para um cuidado imediato do paciente; a cozinha, que envolve a nutrição; a engenharia clínica, que precisa que todos os equipamentos e toda a tecnologia biomédica esteja em ordem, com manutenção em dia, já que se um tomógrafo quebra, atrapalha toda a operação hospitalar; além da área de proteção e segurança, que cuida do bem-estar dos colaboradores para evitar acidentes;  a manutenção predial, em que um simples problema no chuveiro pode afetar a assistência e atrapalhar a dinâmica.

"Mas muitas vezes essas áreas não são visualizadas”, comenta.

 

4 - Falta de foco no que precisa ser mensurado 

Quando um líder não sabe priorizar e mensurar problemas e envolver toda equipe para solucioná-lo, há outro problema na gestão. Sandra dá como exemplo, um gestor que impõe como meta a diminuição do tempo de permanência de pacientes, mas não comunica a estratégia e não envolve as equipes administrativa e assistencial na mudança, mantendo os indicadores somente na alta gestão. A tendência é que a mudança não seja institucionalizada e não foque em resultados.

 

5 - Falta de controle nos processos 

A falta de controle de estoques e previsibilidade para compra de insumos é outro problema que ocorre, geralmente, pela ausência de sistemas de informação integrados nas instituições de saúde. Essa ausência impede uma gestão mais eficiente e eficaz, na opinião da professora da FGV.

“Todo este sistema integrado na gestão dará eficácia e eficiência ao profissional de saúde para executar com agilidade o gerenciamento das organizações, certamente acarretando melhoria na assistência ao usuário, que é, cuidar e acolher o paciente”, nas palavras de Tania.

 

6 - Pouco treinamento e capacitação 

No entanto, dispor de tecnologias de sistemas de integração de programas sem treinar os profissionais para usá-los torna-se um gargalo à medida que, o que era para agilizar os processos, atrapalha.

“É preciso haver uma tecnologia moderna, com suporte de software e hardware, se não fica lento e tempo em um hospital é algo muito importante. Mas essa tecnologia tem que estar ali para ajudar, não para ser outra barreira. Tem que haver treinamentos e capacitação. O ideal é ter 70% da equipe com o paciente e 30% na frente do computador.”

 

7 - Subnotificação de eventos adversos 

A subnotificação de eventos adversos é um dos principais problemas quando se fala em gestão de qualidade e segurança do paciente. Isso ocorre por medo de punição, principalmente em instituições que não têm a cultura de certificação. Segundo Sandra, somente 5% dos hospitais no Brasil possuem acreditação de qualidade e segurança. Nos locais com esse atestado, o erro é encarado como uma falha de processo — e o funcionário não é punido.

“Na verdade, é necessário separar erro de negligência. Se uma instituição trabalha isso com os colaboradores, deixando uma comunicação e os problemas aparecerem, começa a entender como falha de processo. Se houve administração errada de remédio é porque em algum momento alguém falhou no processo do armazenamento e da identificação do medicamento ou do paciente.”

 

Como melhorar?

Na era da informação, onde ter acesso a dados e saber otimizá-los agiliza processos, a forma mais eficaz de combater esses gargalos é com o uso da tecnologia, na opinião das duas especialistas.

 

Checagem à beira do leito

Para evitar erros de procedimento com o paciente, alguns hospitais já utilizam a tecnologia móvel de checagem à beira do leito, que faz a leitura dos sinais vitais e traz o nome e a prescrição médica do paciente. A checagem é feita via escaneamento dessas informações, que vão direto para a central do hospital. A tecnologia evita erros na administração de remédios, de procedimentos e a troca de pacientes.

 

Prontuário eletrônico do paciente (PEP)

O principal ganho da gestão com a tecnologia é a legibilidade da informação de receituário e outras informações transcritas pelo médico e pela enfermagem. São soados alertas em caso de alergia a medicamentos ou mesmo se há administração de dois remédios com a mesma substância, que pode ocasionar uma overdose.

Todas essas informações e alertas são emitidos pelo prontuário, que cruza as informações dos usuários vindas de diferentes setores do ambiente de Saúde. O PEP ajuda, inclusive, a diminuir o gargalo da falta de comunicação entre os setores das instituições, facilitando o trabalho do gestor que é administrá-los e na tomada de decisões.

 

Sistemas de informação

Pela integração dos sistemas de informação, é possível detectar indicadores, quantos clientes entraram, saíram, ver resultados e metas e identificar o desenvolvimento pessoal para, se necessário, dar profissionalização aos funcionários e não só aos médicos.

“Com a ferramenta, todos os gestores sabem o que acontece, da média e alta gerência, desde o chefe da UT à logística, usam a ferramenta para agilizar”, afirma Tania.