6 dicas para uma gestão de compras mais eficiente na saúde pública

Administrar a rede pública de saúde é um desafio e tanto para os gestores de todos os entes federativos.

6 dicas para uma gestão de compras mais eficiente na saúde pública

Você sabe também que a complicação surge tanto pela incompatibilidade entre receitas disponíveis e despesas necessárias quanto pela dificuldade de se formular um planejamento financeiro e logístico adequado à realidade? Como se não bastasse, a gestão ineficiente dos insumos distribuídos às unidades costuma agravar a situação de muitas secretarias de saúde, já que o desperdício de materiais toma uma boa parte das despesas das instituições.

Aí é que entra a gestão de compras, responsável por manter um fluxo contínuo de abastecimento sem gerar despesas desnecessárias, que resultam em deterioração de medicamentos e materiais, custos adicionais com manutenção de estoques e assim por diante. Tal gestão desempenha, assim, papel essencial no equilíbrio financeiro da saúde pública.

Quer entender melhor? Então fique de olho no nosso post de hoje e confira algumas dicas fundamentais para uma gestão de compras mais eficiente na saúde pública!

 

Adotar uma abordagem sistêmica do processo

A gestão de compras não deve ser vista isoladamente, mas sim como uma função integrante da cadeia de suprimentos. Afinal, é parte de um sistema que engloba:

  • Gerenciamento de materiais;
  • Armazenagem e distribuição;
  • Gestão e controle de níveis de estoques;
  • Planejamento das demandas

Então pense bem: de nada adianta ter o timing correto para formalizar uma ordem de compra se os medicamentos adquiridos serão armazenados em condições inadequadas, gerando perdas e novos pedidos desnecessários.

 

Centralizar a gestão nas mãos de um especialista

Nesse caso, não existe nenhum tipo de mistério envolvido. É preciso centralizar o planejamento das compras para:

  • Ajudar a secretaria a ter um maior domínio sobre a demanda total das unidades de saúde;
  • Auxiliar na avaliação de fornecedores que apresentem melhor qualificação de mercado, buscando condições e preços competitivos para Registro de Preços;
  • Reduzir os custos de transporte, uma vez que o valor do frete é rateado entre um maior número de mercadorias;
  • Melhorar o controle global do processo licitatório.

 

Evitar ao máximo as compras emergenciais

Quando a demanda não é corretamente prevista, a administração pública sai financeiramente prejudicada. Por essas e outras, esse tipo de compra pede cuidados especiais. Afinal, mesmo envolvendo um processo licitatório, a pressa acaba colocando os fornecedores em posição de vantagem. As necessidades emergenciais também justificam a necessidade de ter um cadastro de fornecedores (sistema de registro de preços) para evitar adquirir produtos ou medicamentos em caráter de urgência por valores muito acima dos praticados no mercado.

 

Designar servidores para acompanhamento

A função do gestor de compras não se encerra com o pedido feito junto aos licitantes vencedores. É preciso acompanhar periodicamente a remessa dos produtos adquiridos, a fim de assegurar que as unidades de saúde não acabem desabastecidas por atrasos de entrega. Esse tipo de ocorrência é bem frequente em muitos municípios que não possuem a cultura do follow up.

O que acha de designar servidores exclusivamente para realizarem esse acompanhamento?

 

Esclarecer conceitos básicos

O ideal é promover cursos para aprimorar o conhecimento dos gestores de compras em conceitos como ponto de pedido e estoque de segurança, essenciais para o abastecimento preciso da rede, mas não se preocupe se você não está muito familiarizado com os termos. Basicamente, ponto de pedido é aquele momento que provoca uma nova ordem de compra, consequência do consumo médio, do tempo de reposição e do estoque mínimo.

É calculado assim: consumo médio x tempo de reposição + estoque mínimo. Através disso, temos:

  • Consumo médio: quantidade de material consumido por unidade de tempo;
  • Tempo de reposição: tempo gasto desde a constatação da necessidade de um material até ele dar entrada no almoxarifado;
  • Estoque mínimo (ou de segurança): estoque adicional, margem de segurança que o estoque deve manter para evitar desabastecimentos.

Esses quantitativos podem ser alcançados por meio de médias móveis exponenciais, calculadas por softwares de gestão em saúde. Afinal de contas, cruzar e tabular toneladas de dados exige o auxílio de soluções tecnológicas desenvolvidas especialmente para a área de saúde.

 

Integrar a área de compras ao almoxarifado

Um dos maiores impedimentos à eficiência na área da saúde pública é a falta de rastreabilidade de suprimentos médicos, materiais de escritórios e limpeza que abastecem as unidades. A falta de controle das secretarias após a compra e a distribuição dos insumos explicam boa parte dos desperdícios, resultando em novas licitações e aquisições sucessivas de produtos da mesma natureza.

Visando fortalecer as ferramentas de compliance e controle financeiro, alguns municípios com trabalho de vanguarda na modernização da saúde pública adotaram sistemas informatizados integrados. Nesse caso, o setor de compras (centralizado) é integrado ao setor de planejamento estratégico e financeiro das secretarias de saúde, além das unidades da rede de atendimento.

  • Esses sistemas de ponta no mercado oferecem relatórios em tempo real, com:
  • Dados sobre o ponto de pedido;
  • O estoque mínimo;
  • O lote econômico de compra e o giro dos estoques;
  • Alertas de estoques baixos
  • Índice de materiais de maior consumo por unidade e período

Como essas, também há muitas outras informações gerenciais de extrema importância para reduzir custos com aquisições e impedir o desabastecimento da rede.

Esses sistemas de gestão informam aos gestores a relação de insumos que precisarão ser adquiridos nos próximos meses, por meio de cálculos automáticos, garantindo aos entes públicos um tempo de resposta maior para fazer cotações junto a cadastros de registros de preços ou para promover todo o burocrático processo licitatório. Foi o caso de Osório, cidade do Rio Grande do Sul que, entre outras conquistas alcançadas após a informatização da saúde, conseguiu otimizar a gestão de estoque, reduzindo o volume de compras e, consequentemente minimizar custos.

Apurar necessidades futuras com antecedência (e na medida exata) garante economia de recursos com insumos, redução de desperdícios, minimização dos custos com a manutenção dos estoques e, o mais importante, garantia da prestação de serviços públicos de saúde ao nível de excelência. Lembrando, mais uma vez, que esse estado de arte na gestão de compras só pode ser alcançado com a modernização tecnológica dos processos internos da rede pública de saúde.

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