Sepa lo que es necesario analizar para que la herramienta elegida corresponda a lo que la organización de salud necesita.

Sepa lo que es necesario analizar para que la herramienta elegida corresponda a lo que la organización de salud necesita.

 

Gestión de camas, distribución de profesionales de acuerdo con la demanda, previsión de flujo de atención y de profesionales en el puesto de primeros auxilios de acuerdo con su demanda. Cuando se elige por un sistema de gestión hospitalaria, esos son algunos de los principales desafíos que la organización desea resolver. Pero antes de adoptar una solución, es importante elegir un modelo que ofrezca funcionalidades de acuerdo a las necesidades específicas de la entidad.

Es necesario tener en cuenta que un ambiente de hospital eficiente pasa por la planificación de los procesos internos y la automatización de la infraestructura de la tecnología da información (TI), que une diferentes departamentos que necesitan trabajar juntos para hacer la institución funcionar.

Para que eso ocurra, la recepción, la emergencia, el centro quirúrgico, la enfermería, el sector de diagnóstico por imagen y de radiología, deben estar plenamente integrados, con sistemas inteligentes, que absorban tareas  administrativas, dejando el capital humano con las tareas técnicas. De nada sirve inversiones en softwares diferentes para cada departamento, con funcionamiento autónomo, si el potencial integrativo del modelo de gestión informatizado se pierde.

Al mismo tiempo en que se necesita integrar todas las áreas, el sistema de gestión hospitalaria debe ser modular - o sea, no es necesario que sea implementado en su totalidad en el hospital. Por esa óptica, es posible instalar "partes" de la solución, en etapas específicas para cada uno de los sectores de un hospital.

Sin la determinación de la responsabilidad de cada colaborador respecto al uso de la tecnología, abastecer el software con las informaciones necesarias se vuelve tarea difícil. El principal valor de un sistema es que tener los datos correctos y accesibles es muy necesario para la toma de decisiones y para colocar en práctica la gestión estratégica.

 

Necesidades sectoriales

La administración individual de las áreas también puede beneficiarse con la integración.

En el financiero-contable, el sistema de gestión hospitalaria debe unificar todos los departamentos en apenas una fuente de informaciones, para que las contabilizaciones sean más rápidas, las exportaciones de informaciones sean automáticas, y que se reduzcan las inconformidades, fortaleciendo el control de facturación y flujos de pagos, disminuyendo las tasas incumplimiento y la pérdida de ingresos por errores contables.

Para la parte clínica, es importante observar si el sistema de gestión hospitalaria controla todos los registros del paciente, desde el registro en el servicio de salud hasta el alta, garantizando informaciones que pueden generar estudios e informes estadísticos de procesos endémicos, especialidades más solicitadas, indicativos de epidemia, etc. Es importante decir que en ese contexto, la adopción de un Historial Clínico Electrónico del Paciente (PEP), integrado al sistema de gestión hospitalaria, abarca, además de la gestión de procesos, la contención de  gastos y, principalmente, la calidad de la atención al paciente. Al reorganizar y almacenar los datos de registros de diferentes sistemas en único local, el PEP permite una evaluación más detallada de las informaciones, lo que incentiva hospitales a reinterpretar sus procesos y métodos de trabajo. El PEP, por lo tanto, apoya el proceso de atención a la salud, permite el registro seguro de acciones médicas, apoya investigaciones, promueve la enseñanza y organiza rutinas de trabajo.

En el departamento operacional, es necesario que el sistema de gestión hospitalaria abarque agendamiento de citas médicas en línea, para reducir filas y mejorar la atención presencial; además de priorizar atenciones de urgencia y emergencia de acuerdo con el grado de complejidad y riesgo a la salud. El sistema debe, también, reducir el flujo burocrático durante los procesos de atención al paciente, para permitir menor tiempo de permanencia en el hospital y aumento del nivel de satisfacción.

 

Indicadores

Otra funcionalidad importante que se debe tener en cuenta en el momento del sistema es la que permite la gestión de indicadores hospitalarios. Utilizados para evaluar el desempeño hospitalario, con base en su organización, en los recursos involucrados y en la metodología de trabajo, los indicadores son muy importantes para hacer una buena gestión.

Los datos recogidos en las diversas áreas del hospital, cuando relacionados se transforman en instrumentos útiles para la evaluación de la asistencia prestada, cantidad y tipo de recursos involucrados, control de costos generados en la producción de los servicios e índice de solución de los problemas. Hay cinco indicadores más conocidos e importantes para gestionar con seguridad: tasa de ocupación, intervalo de sustitución, tiempo medio de permanencia, indicadores de rentabilidad y facturación.

 

Informatización total

No hay hoy como pensar en calidad en salud y eficiencia en la gestión hospitalaria manteniendo fichas de papel, recetarios escritos a mano y sistema de contraseñas basados en papeles sueltos. La tecnología ha avanzado y también las prácticas de los hospitales de punta. La nueva realidad es de gestión integrada, que entrega productividad  y genera mayor facturación. Es una mayor facturación que fortalece el caja de la institución para investir en capacitación y mejoría en la infraestructura del hospital.

La gestión hospitalaria está vinculada a la alta complejidad, con una infinidad de  reglamentaciones que limita cambios en el sector, costos crecientes y la formación de un paciente cada vez más exigente. En ese escenario, las organizaciones de salud que consiguen desarrollar la habilidad de medir su desempeño y cambiar su trayectoria de acuerdo con los cambios en el ambiente, en tiempo real, generalmente tienen más eficiencia y quedan un paso adelante.