Dejar de ajustar los gastos, de hacer previsiones, ignorar avances tecnológicos y no involucrar diferentes equipos puede causar daños a las instituciones.

El presupuesto es una herramienta poderosa de gestión para empresas de todos los portes y sectores. Para que se utilice da forma correcta, debe contener una previsibilidad de ingresos y gastos para un periodo de dos a tres años, separados por año. Es importante tener en cuenta que corresponde a un mecanismo vivo, o sea, que necesita monitoreo de los números y ajustes del plan con frecuencia mensual y trimestral.

Antes de empezar a hacer el presupuesto, es importante evitar errores que pueden comprometer sus beneficios y, por consiguiente, la gestión hospitalaria. Los expertos Enrico de Vettori, socio del área de Life Science y Healthcare de Deloitte; Virginia Izabel Oliveira, profesora de Finanzas de Fundação Dom Cabral; y Aimar Martins Lopes, profesor de gestión hospitalaria del Centro Universitario São Camilo apuntan, cuáles son os equívocos y sugieren soluciones.

1- Dejar de hacer ajustes: hay dos formas de empezar un presupuesto hospitalario: tener en cuenta el historial del año anterior, o con base cero, cuando se olvida el pasado y desafía cada área hacia el futuro. Cuando el hospital tiene planes de ampliación de su estructura, de abertura de unidades, apuesta en tecnologías y nuevos contratos o planifica inversiones específicas, es ideal usar la base cero. Se debe tener en cuenta que el presupuesto puede necesitar ajustes. En la salud, que se ocupa con enfermedades que cambian y epidemias que surgen, es importante adecuar el plan cuando haya complicaciones. Él puede recibir visita todos los meses, para que se contesten algunas preguntas: `¿cómo estamos?`; `¿hicimos lo planificado?`; `¿por qué no?`; `¿qué es necesario para volver a la programación?`. Si el ingreso aumenta por adquisición de nuevo negocio, puede que necesite ajustar los gastos para soportar al nuevo contrato.

2- No hacer previsiones: prepararse hacia el futuro es fundamental en la elaboración de un presupuesto hospitalario asertivo. Para ello, es necesario prever ingresos y provisionar gastos. En hospitales, esa previsión puede contemplar espectro regulatorio, inversiones, pérdida de ingreso, entre otros.

3- Sólo involucrar al área financiera: los profesionales del área financiera no deben ser los únicos participantes del proceso. Es necesario contar con coordinadores que, como están diariamente en la operación, consiguen pasar una previsión más asertiva sobre las tendencias de las áreas. La dirección también debe involucrarse en el proceso, porque tiene gestores con mayor poder de decisión. Además, es necesario que esa cultura llegue a los médicos, cada vez más exigidos por las aseguradoras y contratantes, para reducir costos.

4- No considerar los contextos del lugar: es necesario considerar el contexto de la ciudad y del país donde se prestan los servicios. Cuando un gran evento deportivo, como la Copa del Mundo, está programado: es necesario considerar un probable crecimiento del flujo de pacientes en los municipios-sede durante el periodo de los juegos.

5- No basarse en indicadores: los indicadores clásicos de la economía financiera, al lado de los hospitalarios, son importantes para la creación del presupuesto. Usar las márgenes de solvencia, Ebitda (sigla en inglés para Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization o Ganancia Ante Juros, Impuestos, Depreciación o Amortización), ingreso, además de varios instrumentos como los flujos de caja, flujo financiero y flujo de caja operativo, son importantes.  Los indicadores hospitalarios, sin embargo, como giro de cama y la cantidad de profesionales por cama, permiten saber el tiempo promedio que cada paciente queda en el hospital y la cantidad necesaria de profesionales para atender cada cama. 

6- No justificar problemas: es imposible seguir fielmente a un presupuesto hospitalario. Los cambios son comunes, pero cada responsable por su departamento tiene que indicar el motivo en el caso de que algo no salga bien como planificado. Si hay error en el control presupuestario, por ejemplo, es necesario detallar la causa: ¿aumento del precio de materiales e insumos, por compras realizadas en el último momento o, simplemente, por falta de control?  Aunque el presupuesto no debe ser rígido, es necesario que su historial sea siempre guardado. Si apenas hay sustituciones, sin explicaciones respecto a su origen, crece la probabilidad de descontrol y las próximas previsiones quedarán más difíciles.

7- No contar con la tecnología: al almacenar informaciones de presupuestos anteriores a través de sistemas informatizados de gestión, se puede montar un mapa general y cada área puede detallar su propia realidad. De ahí en adelante, informaciones integradas materializarán las variables que influenciarán y causarán ajustes en el presupuesto. El sistema se basa en variables de ambiente y ayuda a proyectar un presupuesto, ya sea positivo, negativo, un mediano y uno más estandarizado. Instituciones que no adhieren a ese tipo de tecnología no ven los escenarios más complejos y pierden chances reales de optimizar los costos y ampliar la facturación hospitalaria.