Sistemas de gestión hospitalaria requieren cambios en la rutina, pero auxilian en la toma de decisiones y permiten ventajas competitivas.

Sistemas de gestión hospitalaria requieren cambios en la rutina, pero auxilian en la toma de decisiones y permiten ventajas competitivas.

El flujo de trabajo diario de un hospital genera una infinidad de datos que, si correctamente organizados, se convierten en informaciones sobre el funcionamiento de la organización y ayudan a volver la gestión mucho más eficiente. Cuando se elige por la visualización y por el control de esos datos desde un sistema de gestión hospitalaria, o por Enterprise Resource Planning - ERP, es necesario preparar la organización para recibir esta herramienta.

En primer lugar, es necesario evaluar el tamaño del hospital para, entonces, elegir la cantidad de módulos de la solución que mejor va a atender a las necesidades específicas. Normalmente, es posible implantar el software de gestión hospitalaria en un servidor local instalado en la propia unidad de salud, utilizando un data center externo o por el  modelo de cloud computing.

El uso del ERP requiere cambios en la rutina de trabajo de los empleados, por lo tanto, es necesario capacitarlos para tratar con los nuevos flujos. Toda la unidad hospitalaria recibe el impacto, pues es necesario que haya organización para que el sistema funcione.

Un ejemplo de área que más requiere cambios con la adopción de un sistema de gestión hospitalaria es el sector de facturación. Es común que errores comprometan el pago de procedimientos por los convenios, resultando en rechazos. Ese fallo ocurre, generalmente, en situaciones como la siguiente: el hospital solicita una cirugía a la operadora de salud que establece un precio por la intervención.

El valor cubre apenas una cantidad fija de materiales y días de hospitalización (paquete) – y el valor que es utilizado sobrepasando el paquete y no puede ser pagado, puede ser rechazado si no es bien fundamentado por el equipo de facturación.  Con la introducción del ERP, todo el proceso es electrónico, y los gestores administrativos y clínicos quedan enterados de la cobertura total, evitan gastos de materiales y tienen acceso a todos los datos del flujo financiero.

Otra área muy impactada por la adopción del ERP es la contable, ya que el profesional  responsable deja de ser un clasificador y pasa a ser un analizador de todos los datos referentes a la contabilidad de la institución, que son contabilizados por diversos departamentos, en ese caso, pasa a tener un control de los costos de áreas que trabajan en conjunto.

 

Fases de implantación

Para garantizar el cambio de cultura por parte de los empleados, es necesario una actuación fuerte de la gestión y entrenamiento de las áreas involucradas para el uso de la herramienta.

El ideal es que en la implantación del ERP el gestor considere que todas las áreas de un hospital son complementarias – no sirve de nada que el médico  haga una prescripción vía software si ese mismo medicamento no está registrado, cómo también no vale si el registro en el stock no haya sido registrado en la contabilidad.

Generalmente, las tablas catastrales son las primeras a ser configuradas en el ERP. A continuación, es necesario elaborar las tablas de movimientos y rutinas. El tiempo de implantación depende del número de personas involucradas y del tamaño del hospital.

Es necesario que todos los empleados pasen por entrenamientos específicos dentro de su área de actuación. Cerca de 15 días antes del inicio de la operación del sistema, se hace la simulación de los procesos que serán realizados. El objetivo es que cuando el software entre en operación, todos sepan de lo que se debe hacer y la forma de cómo se debe hacerlo.

 

Toma de decisiones

Las informaciones obtenidas por medio del  ERP permiten la creación de Indicadores Clave de Desempeño (Key Performance Indicators – KPI, en la sigla en inglés), gestionados por medio del Business Intelligence (BI). En conjunto, esas herramientas permiten que informaciones sean utilizadas prácticamente por todos los sectores de la institución y, principalmente, para la alta gestión, que puede reunirse mensualmente para analizarlas y utilizarlas en la toma de decisiones.

Un ejemplo muy común y que puede ser perfeccionado con el sistema de gestión hospitalaria es el mejor uso de las camas, que son grandes gargallos de las organizaciones de salud. Por medio del software, se puede determinar si hay áreas y horarios que pueden ser llenados para garantizar el uso total de la infraestructura hospitalaria y las debidas recetas que mantienen la unidad de salud en funcionamiento.

Para que el proyecto tenga éxito, por lo tanto, es importante que la preparación sea realizada de forma cuidadosa y atenciosa y que los indicadores y datos sean utilizados constantemente y de forma consistente por la gestión.